Шпаргалка по "Документационному обеспечению"

Что должно быть на визитке?

Информация, представленная на визитной карточке, условно разбивается на несколько блоков. Присутствие каждого из них на визитке обязательно.

Первый  блок на визитной карточке — именной. Имя владельца визитки должно зрительно отделяться от названия компании и контактов. Конечно, наиболее привычный способ подобного выделения — это использование более крупного или мелкого размера шрифтов или жирное его начертание. 

Второй  блок — это логотип или иное графическое изображение. Присутствие логотипа на визитке крайне желательно, ведь это делает ее именно элементом общего фирменного стиля предприятия. Логотип компании может сопровождаться корпоративным слоганом фирмы.

В случае же отсутствия логотипа могут использоваться какие-либо графические элементы или даже фотография владельца. Последний вариант хорош для тех людей, кого необходимо воспринимать как личность, а не как должностное лицо. Визитки с фотографиями могут использовать известные адвокаты, преуспевающие врачи, фотомодели и манекенщицы и т.п. 

Третьим блоком на визитной карточке выступает контактная информация.

В первую очередь, это адрес предприятия. Сразу следует оговориться, что при работе с иностранцами лучше не использовать никаких сокращений (типа ул., корп., стр. и т.п.). Если у компании несколько адресов, лучше их отделить друг от друга. Это касается и раздельного написания фактического и юридического адресов.

Основной контактный телефон  должен стоять первым и каким-то образом отделяться от других корпоративных номеров. Сейчас на визитках зачастую указывается и номер мобильного телефона; в таком случае лучше отметить, что это именно сотовый, а не городской номер. Рядом с номером факса тоже следует сделать соответствующую пометку.

Обязательным требованием  для современных визиток является указание электронной почты (либо только личный ящик, либо и личный, и корпоративный) и web-адреса. При этом ставить перед адресами слова «e-mail» и «web» вовсе не обязательно, это и так видно по типу написания. Можно на визитной карточке указать и ICQ владельца.

В России принятым является прямоугольник 90 × 50 мм. 

• С психологической точки зрения визитные карточки, на которых много свободного места (дизайнеры называют его «воздухом»), выглядят более стильно, серьезно и респектабельно. То есть информация на визитке должна быть представлена достаточно компактно, перегружать карточку лишними сведениями не стоит.
• Еще одно правило — это размещение самой важной информации, так называемого основного информационного блока, на левой стороне визитки.
• А вот как использовать основное поле визитки — горизонтально или вертикально — это дело вкуса. Обычно более консервативные люди выбирают горизонтальное размещение информации. Такие карточки смотрятся более традиционно.
• При выборе шрифта нужно помнить, что слишком мелкий кегль (размер шрифта) может вызвать проблемы с прочтением у людей со слабым зрением. Это нежелательно. Кроме того, шрифты должны быть достаточно четкими и удобочитаемыми, а их количество составлять не больше двух.
• Использование цвета при изготовлении визитной карточки — еще один важный момент. Специалисты считают, что цветные визитки обращают на себя больше внимания, лучше запоминаются, их приятнее держать в руках. Психологическое воздействие цвета также ни для кого не является секретом. Но в первую очередь следует проанализировать, позволяет ли логотип компании использовать цветной фон. А если позволяет, то с какими оттенками он лучше сочетается. Кроме того, важен профиль деятельности фирмы. Серьезным компаниям подойдут далеко не все цветовые сочетания. В любом случае основным параметром является уместность цвета на карточке.
• Выбор бумаги для визитных карточек — дело не простое. Ассортимент подобной продукции огромен, но опять-таки следует подумать, подходит ли бумага под общий фирменный стиль предприятия. Хотя психологи все же настоятельно советуют использовать текстурированную или тисненую бумагу: визитки из такой бумаги приятнее держать в руках. Другой вариант — это ламинированные визитные карточки. Ламинат улучшает восприятие полиграфического качества, а кроме того, защищает визитку от пыли, грязи, жирных пятен. Но лучше в данном случае использовать ламинат, на котором можно писать (ведь зачастую люди делают какие-либо пометки на чужих визитках).

Как использовать визитку

Всем известно, что визитка  нужна человеку, чтобы представляться. Но не все умеют правильно пользоваться визитными карточками. Любой уважающий себя современный человек должен научиться это делать.

Итак, все ваши личные карточки должны храниться в специальной визитнице.

Подавать визитку следует  лицевой стороной вверх и буквами к собеседнику, чтобы человек имел возможность прочитать написанное, не крутя и не переворачивая карточку. Доставать при этом карточку следует именно из футляра, а не стоять с заготовленной в руках пачкой.

В случае если кто-то протягивает визитную карточку вам, вы должны в ответ дать свою. Это непременное требование делового этикета. Именно поэтому никогда не выходите из дому без визитницы, а также следите, чтобы при вас всегда было достаточное количество карточек. 

Представляться с помощью визитной карточки нужно следующим образом. Произнесите свои имя и фамилию, должность и место работы, параллельно протягивая собеседнику карточку. Можно ограничиться только именем с фамилией. С первого раза это не всегда удается гладко, поэтому для начала можно поэкспериментировать с близкими людьми.

Помните, что если компания сотрудничает с иностранными партнерами, то обязательно должны быть заготовлены визитные карточки на их языке (иногда встречаются «двуязычные» визитки, у которых на одной стороне написана информация на русском языке, а на другой — на иностранном). Это требование этикета и банальной вежливости. Кроме того, если вы собираетесь за границу, то нужно позаботиться об изготовлении визиток на языке той страны, куда вы едете. Ведь переводить вашу визитку попросту никто не станет.

В разных странах ритуалы обмена визитными карточками могут отличаться. Например, в Азии визитки вручаются двумя руками, а во время разговора их не следует убирать со стола, так как это будет воспринято как отсутствие культуры. Поэтому, прежде чем обмениваться визитными карточками с представителями других культур, лучше изучить особенности местного этикета.

18. Положение о структурном подразделении организации.

 

Положение о структурных  подразделениях (департаментах, отделах, дирекциях) организации является локальным нормативным актом, который не обязателен с точки зрения трудового законодательства. Положения о структурных подразделениях помогают решать многие вопросы, связанные с организационным строительством, так как они закрепляют распределение ролей и функций между подразделениями внутри организации.

 

В любом случае при разработке положения необходимо исходить из того, что в нем должны быть указаны:

• место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т.д.),
• какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия),
• структура подразделения,
• непосредственный руководитель подразделения,
• основные задачи подразделения,
• функции, права, ответственность подразделения.

Положение визируется руководителем  подразделения и утверждается руководителем  организации.

1. В первую очередь  необходимо изучить типовые и  примерные положения, а также  ранее действовавшие организационно-правовые  документы.

Особенно полезно изучить  типовые образцы тем специалистам, которые работают во вновь созданных  фирмах, в которых нет ранее  действовавших документов и опираться  в работе не на что.

2. Следует также изучить  организационную и распорядительную  документацию компании: учредительные  документы, штатное расписание  и др. Цель данного этапа заключается  в определении места кадровой  службы в компании, зон ответственности  и полномочий.

3. Составление проекта  Положения, определение его структуры  и содержания разделов 

4. Обсуждение с руководством  компании проекта Положения.

Цель данного этапа  заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы компании – позиция  высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании. К обсуждению нужно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.

5. Согласование и подписание  документа.

Положение должно содержать  визы согласования руководителей структурных  подразделений, принимавших участие  в обсуждении документа на стадии его разработки. Положение подписывает  руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании. Сотрудники должны быть ознакомлены с Положением под  расписку.

19. Должностная инструкция.

 

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция является документом, призванным содействовать  правильному подбору и расстановке  кадров, разделению и кооперации труда  работников. В качестве инструмента  для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных  перемещениях, формировании резерва  выдвижения на руководящие должности.

Должностные инструкции могут  быть типовыми и конкретными. Типовые  должностные инструкции разрабатываются  для однотипных организаций и  структурных подразделений (например, Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных  архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65), и на их основе разрабатываются конкретные должностные инструкции.

Должностные инструкции разрабатываются  на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

Должностные инструкции разрабатываются  на основе Квалификационного справочника  должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

При разработке должностных  инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:

• Общие положения.
• Должностные обязанности.
• Права.
• Ответственность.
• Взаимоотношения.

Раздел "Общие положения" включает:

• наименование должности с обозначением структурного подразделения;
• должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;
• порядок назначения на должность и освобождения от должности;
• перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;
• квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
• требования к специальным знаниям и навыкам.

В разделе "Должностные обязанности" устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:

• участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);
• виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: "руководит", "готовит", "утверждает", "рассматривает", "исполняет", "обеспечивает" и т.п.).

При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:

• обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);
• обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, правок, устной информации и т.п.);
• обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.);
• обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

В разделе "Права" устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

• право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;
• право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;
• право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;
• право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;
• право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);
• право требовать определенных действий от других работников.

В разделе "Ответственность" устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе "Взаимоотношения" указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.