Шпаргалка по "Документационному обеспечению управления"

«Тема 1. Основы документационного обеспечения управления»

 

1. Понятие «информация» и что является ее носителем?

Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

Носителем информации является - документ.

 

2. Каковы требования к управленческой информации?

К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

 

3. Что включает в себя делопроизводство (документационное обеспечение управления)?

• организацию рационального документооборота;

• контроль исполнения документов;

• оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный архив;

• последующее хранение документов в архиве.

 

4. Что такое делопроизводственная процедура?

  Делопроизводственная  процедура - специфическая операция  с документом (создание, регистрация, поиск, хранение, использование), выполнение которой подчиняется установленным правилам и стандартам.

 

5. Что изучает документоведение?

Документоведение изучает  закономерности исторического развития, носители, способы и средства документирования и работы с документами.

 

6. Определите понятие документирование?

Документирование – это  процесс создания и оформления документа; запись информации на различных носителях  по установленным правилам.

 

7. Определите понятие документационный менеджмент?

Документационный менеджмент – это система управления документацией  организации и персоналом, несущим  ответственность за работу с документами.

 

8. Определите понятие документная система (система управления документами)?

Документная система; система  управления документами – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени.

 

9. Что такое документооборот?

Документооборот – движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

 

10. Дайте определение понятиям «документ», «официальный документ» и «юридическая сила документа».

Документ – это зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Официальные документы –  это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные  и удостоверенные в установленном  порядке.

Юридическая сила документа  – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

 

11. Какова цель и функции документов?

Цель документа – фиксация информации в структуре материального носителя для последующего использования. Зафиксированная информация обладает таким многообразием свойств, что их использование в практической деятельности позволяет наделить документ множеством функций.

Функции документа принято делить на общие (социальная, информационная, культурная и коммуникативная) и специальные (правовая, обучающая, познавательная, эстетическая, мемориальная, учетная, управленческая и релаксационная).

 

12. Какими свойствами обладают документы?

Документ обладает свойствами, которые подразделяются на три категории: сущностные, эксплуатационные и ценностные.

 

13. Перечислите виды классификации документов?

По типу носителя: бумажный, технический, оптический.

По способу  и средствам документирования: текстовый, технический, кинодокумент, видеодокумент, фотодокумент, фонодокумент, документирование с использованием ЭВМ и оргтехники.

 

14. Каково основное назначение службы ДОУ в организации?

Назначение службы ДОУ  заключается в организации, ведении  и совершенствовании системы  документационного обеспечения  управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами

 

15. Назовите основную цель и направления деятельности (задачи) службы ДОУ?

• служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, их согласования, контролирует исполнение документов, ведет справочную работу по документам, в т. ч. по заданиям руководства, выполняет другие поручения руководства;

• это вызывает соответствующее отношение к документации со стороны других подразделений, которые, как это нередко бывает, воспринимают требования службы ДОУ в отношении организации работы с документами как необоснованные или несущественные.

В зависимости от размера, особенностей и специфики деятельности организации функции службы ДОУ  могут быть возложены на иное структурное  подразделение (отдел, группу и т.п.) или специально уполномоченное должностное  лицо.

 

16. Какие структурные подразделения может включать служба ДОУ в крупной организации, каковы их функции?

Секретариат осуществляет информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов), которое включает:

• планирование рабочего дня руководства организации;

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу (рассмотрению) руководству организации поступивших в организацию документов;

• составление и оформление документов по заданиям руководства организации;

• аналитическую работу по документам по заданию руководства организации;

• организацию телефонных переговоров руководства организации;

• организацию командировок и деловых встреч руководства организации и др.

Административный отдел реализует функцию повседневного управления (администрирования) деятельностью службы.

Группа  по работе с обращениями граждан осуществляет контроль за надлежащей организацией рассмотрения поступающих в адрес организации письменных запросов, жалоб, заявлений и предложений, в том числе:

• регистрацию и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб);

• подготовку обращений граждан к рассмотрению руководством;

• направление обращений граждан на исполнение;

• контроль за сроками исполнения обращений граждан;

• отправку писем-ответов гражданам;

• обобщение результатов исполнения обращений граждан;

• формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан.

Структурной частью подразделения  по работе с обращениями граждан  может быть приемная, осуществляющая:

• организацию приема посетителей руководством организации;

• составление плана работы приемной;

• ведение учетной документации по личному приему граждан;

• организацию исполнения документов, полученных при личном приеме;

• обобщение результатов приема посетителей.

Группа  контроля исполнения документов осуществляет контроль за надлежащим исполнением документов организации, образующихся в процессе ведения внешней и внутренней служебно-деловой переписки, в том числе:

• постановку документов на контроль;

• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов;

• снятие документов с контроля;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Отдел обеспечения реализует обеспечивающую функцию.

Группа  обеспечения протокольных мероприятий осуществляет организационно-информационное обеспечение протокольных мероприятий с участием должностных лиц организации (в том числе переговоров, заседаний, совещаний, конференций и т.п.) в том числе:

• разработку планов работы коллегиальных органов;

• оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа;

• подготовку и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний);

• ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов;

• рассылку копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам;

• оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов;

• контроль за исполнением решений коллегиальных органов;

• оформление выписок из протоколов и др.

Группа  организационно-методического обеспечения осуществляет организационно-методическое обеспечение деятельности структурных подразделений (с учетом специфики документирования их деятельности):

• разработку инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству и др.)

• разработку и корректировка номенклатуры дел организации;

• консультирование работников организации по вопросам работы с документами;

• методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях;

• проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

• организацию повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству;

• разработку предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве;

• постановку задач автоматизации делопроизводства.

Отдел делопроизводства реализует делопроизводственную функцию, т. е. весь комплекс вопросов, связанных с движением документов организации.

Экспедиционно-курьерская группа осуществляет:

• доставку входящих документов с мест отправления (например, из почтового отделения) в организацию;

• доставку документов в структурные подразделения;

• доставку исходящих документов в места назначения (помимо почтовых отделений, это могут быть и непосредственные получатели документов).

Группа  обработки документов осуществляет:

•  прием, регистрацию, обработку поступающих, отправляемых и внутренних документов;

• контроль за правильностью оформления входящих, отправляемых и регистрируемых документов;

• подготовку входящих документов для представления на рассмотрение руководства;

• распределение входящих документов по структурным подразделениям;

• ведение информационно-справочной работы по документам организации;

• формирование дел.

Отдел хранения документов включает группы оперативного и архивного хранения документов и реализует функцию хранения. При этом в первой группе осуществляется оперативное хранение (до момента передачи документов на постоянное хранение в архив организации), а во второй, по сути представляющей собой архив организации – постоянное хранение (до момента передачи документов в государственный архив).

Группа  оперативного хранения в организации, где осуществляется децентрализованное хранение документов, т.е. документы хранятся в структурных подразделениях обычно отсутствует.

Основной функцией отдела технического исполнения документов является подготовка проектов и, если требуется, дополнительных экземпляров подписанных (утвержденных) документов. Чаще всего этот отдел занимается перепечаткой, сканированием, копированием и тиражированием  документов по заявкам подразделений и работников

 

17. Каковы особенности документационного обеспечения управления в малых организациях?