Шпаргалка по "Документационному обеспечению управления"

Отделение

(начальник отделения)

 

Общее присутствие департамента

Департаменты

(директор департамента)

 

Канцелярия департамента

(правитель канцелярии)

 

Отделение

(начальник отделения)

 

 

Столы

(столоначальники)

 

 

 

 

 

 

44. Какой законодательный акт с 1811 г. регулировал работу министерств?

С 28 января 1811 г. работу министерств  регулировал законодательный акт, подготовленный Сперанским М.М. «Общее учреждение министерств», определивший всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему  взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними.

 

45. Назовите два аспекта делопроизводственной деятельности различаемые авторами «Общего учреждения министерств».

Формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин – письмоводство), и движение документов и дел (порядок течения дел).

 

46. Перечислите стадии «производства дел» в министерстве.

Отправка дел, ревизия дел – проверка ведения дел, отчеты, регистрация документов (?)

 

47. На какие три категории делились дела, поступающие в министерство?

Текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком) – донесения, ведомости, представления, переписка и др.; Чрезвычайные дела – для их решения требовалось принятие новых постановлений; Дела по обнаруженным злоупотреблениям - дела, «не терпящие времени», или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.

 

48. Назовите состав реквизитов и требования к бланкам министерств.

В состав реквизитов бланка включается:

Наименование  учреждения,

Наименования  структурных подразделений, отражающие место подразделения-автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол).

Дата  документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа.

Заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах).

Ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на ?...» или: «От такого-то» и т.п.

Адресат – это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места.

Подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

 

49. Когда в делопроизводстве министерств начинают использоваться печатные машинки?

В последней трети (в конце) 19 в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки.

 

50. Когда в сфере управления и делопроизводства начинает использоваться женский труд и с чем это связано?

Во второй половине 19 в. в сфере управления начинает использоваться женский труд, что было связано с появлением телеграфа и телефона.

 

51. Когда появились первые книги по делопроизводству? Укажите самые известные из них и их авторов.

Первые такие сборники появляются уже во второй половине 18 в., а с конца 18 - начала 19 вв. начинают издаваться регулярно.

1) Н.В.Варадинов – «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 гг.

2) В. Вельдбрехт «Общие основания русского делопроизводства, с приложением его основных форм» (1854 г.).

 

52. Назовите первые периодические издания по делопроизводству.

С 1884 г. выходили журналы «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенография».

 

53. Какова структура и состав органов власти и управления в 20-е годы XX в.?

Всероссийский съезд Советов  стал высшим органом государственной  власти. В период между его съездами избирался Всероссийский центральный  исполнительный комитет (ВЦИК) – высший законодательный, распорядительный и  контролирующий орган государственной  власти РСФСР в 1917-1937. Для непосредственного  управления страной образовано первое советское правительство – Совет  Народных Комиссаров (Совнарком), сменившее  Совет Министров. Для руководства  отдельными отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов), сменившие Министерства. Аналогично изменились органы власти и управления на местах.

 

54. Что понимается под научной организацией труда (НОТ) в 20-е годы XX в.?

Научная организация труда (НОТ) как теория представляет сравнительно новую, находящуюся в процессе становления, отрасль экономической науки, широко использующую выводы, принципы и методы целого ряда социальных, естественных и инженерных наук.

 

55. Когда были созданы, какие задачи выполняли и как взаимодействовали Отдел нормализации счетоводства, делопроизводства и складского дела НК РКИ, Институт техники управления (ИТУ) и Государственное бюро организационного строительства «Оргстрой».

Для удовлетворения широкого спроса со стороны государственных  учреждений, организаций, предприятий  на рационализаторские работы при НК РКИ СССР в январе 1925 г. создается  акционерное общество – Государственное  бюро организационного строительства  «Оргстрой», деятельность которого была построена на началах хозрасчета и самоокупаемости. В качестве пайщиков привлекались государственные учреждения, предприятия и организации.

В задачи «Оргстроя» входили: реорганизация и постановка в учреждениях и на предприятиях делопроизводства и архива; разработка проектов административных структур учреждений и их частей; конструирование и издание бланков, форм документов, инструкций, руководств; снабжение учреждений и предприятий канцелярским оборудованием, мебелью, пишущими и счетными машинками; организация курсов по подготовке практических работников для всех видов административной и конторской работы. «Оргстрой» быстро развернул свою деятельность и уже к 15 июня 1925 г. провел 79 работ в 61 учреждении.

 

56. Назовите основные направления делопроизводства, по которым велись разработки проблем в ИТУ.

а) форм документации;

б) материалов, применяемых  в делопроизводстве (бумага, ленты  для пишущих машин, чернила и  т. д.);

в) средств конторского  груда (ручки, перья, механические приспособления);

г) предметов конторского  оборудования, главным образом мебели.

 

57. Из каких этапов складывалась деятельность по рационализации делопроизводства ИТУ?

По системе и направлениям обследования объектов ИТУ практически  не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих  фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном  этапе. Деятельность по рационализации делопроизводства складывалась из следующих  этапов:

• ориентировочного обследования,

• детального обследования,

• анализа собранных материалов,

• разработки проекта,

• прогноза его эффективности,

• практического внедрения (постановки)

 

58. Какие мероприятия по улучшению постановки делопроизводства были намечены на Первом межотраслевом совещании по оргтехнике весной 1941 г.

Совещание наметило программу  мероприятий по улучшению постановки делопроизводства. Она включала:

• создание организационно-методическою центра для руководства постановкой делопроизводства в учреждениях, организациях, предприятиях;

• разработку положения о делопроизводстве для всех учреждении, организации и предприятий СССР в качестве общеобязательных норм, положения о кадрах канцелярских работников;

• широкую механизацию труда работников, развертывание производства документационной техники;

• проведение унификации и трафаретизации служебной документации;

• установление единой системы подготовки и переподготовки канцелярских кадров всех звеньев путем создания для этого единого руководящею учебного центра, который обеспечил бы разработку единых типовых программ, учебников и учебных пособий по делопроизводству;

• введение в программу средних школ по русскому языку изучения правил составления служебных документов;

• создание Всесоюзного научно-исследовательского института для научной разработки вопросов постановки делопроизводства в советских учреждениях, организациях и предприятиях.

Начавшаяся Великая Отечественная  война не позволила реализовать  эту программу.

 

59. На какое ведомство в СССР возложены контроль за постановкой документальной части текущего делопроизводства учреждений, организаций и предприятий с 1958 г.?

В «Положении о Государственном  архивном фонде СССР», утвержденном постановлением Совета Министров СССР от 13 августа 1958 г. контроль за постановкой документальной части текущего делопроизводства учреждений, организаций и предприятий возлагается на Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР и соответствующие республиканские и местные архивные органы. С этого периода архивные органы возглавляют в стране методические работы по постановке делопроизводства.

 

60. В каком году учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)?

В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД)

 

61. Какие нормативные документы регламентировали вопросы делопроизводства в 70-90-х гг.?

Заметным явлением в истории  делопроизводства 70-90-х гг. стало  также издание государственных  стандартов на управленческие документы  общесоюзных классификаторов технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы.

 

62. Перечислите основные серии государственных стандартов, устанавливающих требования к оформлению, содержанию и управлению для различных видов документов.

ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации (УСД).

Система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39-72 «УСД.

Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец». 

В 1990 г. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 подверглись определенной переработке  с учетом двадцатилетней практики их использования, взамен их принят ГОСТ 6.38-90 «УСД.

Система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов».

С 1998 г. в РФ введен в действие ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» и  ГОСТ Р 6.30-97 «УСД.

Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», внесший существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.