Проектирование, оформление, регистрация и хранение приказа в кадровом делопроизводстве

содержание

 

введение …..2

Глава 1. разновидности приказов по личному составу …..8

1.1   Виды приказов по личному составу …..9

1.2  Унифицированные формы приказов по личному составу …11

Глава 2. подготовка и оформление проекта приказа …14

2.1 Этапы подготовки проекта приказа …14

2.2  Правила оформления проекта приказа по личному составу …18

Глава 3. Порядок регистрации и хранения приказов …29

3.1 Системы регистрации приказов …29

3.2  Сроки и порядок хранения приказов …33

заключение …35

список источников и литературы …39

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

введение

 

Вся управленческая деятельность любой  организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить  к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого  гражданина лично.

Именно поэтому, актуальность данной темы в том, что документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

При написании  данной работы использовалась следующая литература.

В книге «Кадровое  делопроизводство» Кузнецовой Т.В. и Кузнецова С.Л. рассмотрена современная организация работы с документами в службе кадров. Весь процесс работы с документами рассматривается с момента их создания до сдачи дел в государственные архивы по личному составу¹.

В книге «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и  технология работы. Более 120 документов»  под ред. В.А. Кудряева освещены все  вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения все видов внутренних документов, в том числе кадровой документации².

У Верховцева А.В. в книге «Делопроизводство в кадровой службе» рассмотрены основы организации делопроизводства в кадровой службе, состав кадровой документации, виды работ и нормативы численности сотрудников, порядок заполнения типовых форм, оценка деятельности кадров³.

В учебно-методическом комплексе Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н. «Документоведение и делопроизводство»  рассмотрено понятие документа, его свойства, классификация. Определена структура документа и требования к его оформлению. Рассмотрены системы документации и правила оформления управленческих документов. А также организация работы с документами, номенклатура дел, формирование и текущее хранение дел, подготовка и передача дел в архив⁴.

Чуковенков  А.Ю. и Янковая В.Ф. в книге «Правила оформления документов: Комментарий  к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»  раскрывают положения стандарта, дают дополнительную нормативную и справочную информацию, приведены образцы бланков  и примеры оформления документов⁵.

Вопросы оформления, регистрации и хранения распорядительных документов в кадровой деятельности также рассмотрены в статьях Красавина А.С. «Приказы по кадрам в организации» в журнале «Секретарь-референт»⁶, Пшенко А.В. «Распорядительная документация по личному составу» в журнале «Справочник кадровика»⁷ и Кузнецова С.Л. «Современные технологии регистрации документов» в журнале «Секретарское дело»⁸.

Цель курсовой работы – рассмотреть процесс проектирования, оформления, регистрации и хранения приказа в кадровом делопроизводстве.

Задачи курсовой работы:

1. рассмотреть виды и формы приказов по личному составу;
2. выявить этапы подготовки проекта приказа и описать процедуру оформления различных приказов по личному составу;
3. описать системы регистрации приказов и порядок их хранения.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать  и постоянно руководствоваться  законодательно-правовыми актами о  труде.

Прежде всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом от 10 июля 2010 г. В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов⁹. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Однако, в  соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы  труда, указы Президента, законы и  иные нормативные правовые акты субъектов  федерации, на территории которого она  находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

К пакету нормативно-методических документов по делопроизводству следует отнести «Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты», утвержденный 05.01.2004г., где оформление основных кадровых документов унифицировано¹⁰.

Общие правила  составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОКУД (класс 0200000)¹¹.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, но может использоваться как образец правильного оформления документов и в других организациях¹².

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием  сроков их хранения – типовых или  ведомственных. Ведомственные перечни  разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают  специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных  организаций. Организации, не имеющие  ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения»¹³. Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.

Между тем, в настоящее время  нет государственного органа управления, взявшего на себя полную ответственность  за состав, порядок ведения и хранения всего комплекса документов, необходимых  для оформления кадровых вопросов. Хотя многие из форм документов возникли в реальной практике много лет назад, нет и единой полноценной по составу общероссийской унифицированной системы документов по личному составу.

 

Глава 1. разновидности приказов

по личному составу

 

Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются  правовые отношения работников и  работодателя

Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

В соответствии с действующим законодательством  и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

• приказы;
• инструкции;
• указания;
• решения;
• постановления;
• распоряжения.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Приказы подразделяются на две группы:

• приказы по основной (производственной) деятельности;
• приказы по личному составу (персоналу) организации.

В своей работе я более подробно рассмотрю приказы по личному составу.

В комплекс распорядительной документации по личному составу входит набор различных по назначению приказов (распоряжений), предназначенных для юридического оформления заключенного договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой.

Всю документацию в целом по личному составу  можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке – по этапам трудового цикла работника:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;
• документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
• документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Издание приказов по личному составу обязательно:

• при назначении работников на должность (даже при наличии контракта);
• освобождения от должности и перемещениях по службе;
• при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий;
• при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
• в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
• при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
• при предоставлении внеочередного отпуска;
• перемене фамилии и в других случаях.

Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих  записей в трудовые книжки, учетные  и другие документы.

 

 

 

 

1. Виды приказов по личному составу

 

По структуре  приказы по личному составу могут  быть простыми и сложными¹⁴.

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.

Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц – сводным.

Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки информации.

Для обеспечения  автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному  составу и, как правило, индивидуальные.

К каждому  пункту раздела приказа (по каждому  лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем  основанием для включения этого  пункта в приказ. Например:

• личное заявление работника;
• контракт;
• докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);
• акт (например, о нарушении трудовой дисциплины);
• письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию;
• свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и другие.

Ниже пункта пишется: «Основание: …».

Пункты приказа  по каждой фамилии нумеруются арабскими  цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись  лица, дата.

В пункте приказа  требуется четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма  работника, срок увольнения, виды и  продолжительность отпусков, размеры  должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом  согласно действующему штатному расписанию»  или «… разряду … ЕТС».

Схематически  можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа:

• распорядительное действие;
• фамилия, имя, отчество лица;
• должность и структурное подразделение;
• дата вступления в силу данного пункта приказа;
• обязательные условия.

В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.