Проектирование кадровой службы

1. Проектирование кадровой службы 

 

Кадровая служба предприятия - это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

 Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

 Функции, структура  и задачи кадровой службы тесно  связаны с характером развития  экономики, пониманием руководством  предприятия (организации) роли  персонала в выполнении целей  и задач, стоящих перед производством  (организацией).

Служба персонала решает следующие задачи:

• осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов
• формирование стабильно работающего трудового коллектива
• создание кадрового резерва
• организация системы учета кадров

     Численный  состав и структура службы  персонала зависят в основном  от масштабов организации. В  зависимости от размеров конкретной  организации выделяются следующие  организационные формы осуществления  кадровой работы:

самостоятельное структурное  подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации  или его заместителю

выполнение функций службы персонала отдельным сотрудником  организации

выполнение функций службы персонала по совместительству с  выполнением другой работы

     Полноценная  служба персонала обычно включает  в себя несколько секторов  с четким разделением функции: 

• сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане организации, подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т.д.
• сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д.
• сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д.
• сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.
• сектор социальной политики создает благоприятный психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития

Можно выделить две структуры управления персоналом в организации.

Штабная структура — специалисты  отделов по управлению персоналом, занимающиеся разработкой принципов  работы с персоналом организации, конкретных программ и организацией кадровых мероприятий (менеджеры по персоналу).

 

Линейная структура —  менеджеры-практики, реализующие конкретные функции работы с персоналом в  ходе выполнения собственных управленческих функций (линейные менеджеры).

Для того чтобы иметь возможность  реализовать различные направления  кадровой работы на уровне конкретных подразделений, структуры управления персоналом создают разветвленную  и пронизывающую различные уровни организации сеть.

Рассмотрим пример организационной структуры управления персоналом на уровне предприятия на рисунке 1.

Рис. 1. Организационная структура управления персоналом на уровне предприятия

   Однако вновь создающейся организации все это «великолепие» широкого многообразия структур и подразделений пока недоступно.  Если организация не очень большая, эти сектора могут быть объединены.

 

2. Паспорт рабочего места (описание пунктов)

Для эффективной деятельности современной компании, в которой  применяются современные технологии и система менеджмента качества и развиты внутрикорпоративные  коммуникации, необходима четкая организация  трудового процесса на каждом рабочем  месте. В этих целях кадровая служба вместе с отделом охраны труда  и руководством может оформить паспорта рабочего места

Статья 209 Трудового кодекса РФ определяет рабочее место как место, в котором сотрудник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Согласно той же статье условия труда - это совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника.

Любое рабочее место должно наилучшим образом отвечать своему назначению и обеспечивать при этом выполнение основных и вспомогательных  обязанностей с наименьшими усилиями на затраченный труд.

 Паспорт (типовой проект) рабочего места рабочих и служащих включает следующие разделы:

назначение и общие  характеристики;

планировка рабочего места;

мебель, оборудование и технические  средства;

функциональные обязанности (основные элементы работы);

методы и приемы труда;

условия труда;

оплата труда;

организация обслуживания;

регламентирующая документация;

загрузка рабочего места (нормирование);

 охрана труда и техника  безопасности.

Исходными данными для  разработки паспортов рабочих мест являются: типовые паспорта рабочих  мест; модели рабочих мест сотрудников; штатное расписание предприятия; положение  об оплате труда; схема монтажа технических  средств; инструкции по эксплуатации; нормативы управленческого труда; инструкции по технике безопасности; рабочий проект здания (офиса); спецификация на мебель и оборудование; положения  о подразделениях; должностные инструкции; трудовые договоры сотрудников; нормативы площадей на 1 сотрудника.

Методика разработки паспорта рабочего места включает такие этапы: анализ литературы, типовых проектов рабочих мест, посещение передовых офисов.

Применение паспорта рабочего места позволяет повысить работоспособность  и эффективность труда, сохранить  здоровье работников. Кадровикам этот документ поможет сэкономить время  на адаптацию нового сотрудника и  избежать возможных ошибок, связанных  с его введением в должность.

 

Приведем в качестве примера  разработанный паспорт рабочего места директора малого предприятия.

 

1. Назначение  и общая характеристика рабочего  места
Предприятие ООО «Комета » по производству кондитерских  изделий. Структурное подразделение  — руководство. Рабочее место директора. Категория персонала —  руководитель. Адрес: 632865 Новосибирская область г. Карасук ул.Сибирская,15
2. Планировка  рабочего места директора предприятия
3. Функции и  задачи управления
3.1. Управление стратегией  развития. 3.2. Организация системы  управления. 3.3. Управление персоналом  и социальным развитием. 3.4. Управление экономическим  развитием.			3.5. Управление финансами  и бухгалтерским учетом. 3.6. Управление трудом  и зарплатой. 3.7. Управление маркетингом  и сбытом. 3.8. Управление внешнеэкономической  деятельностью.
4. Регламентирующая документация
4.1. Устав предприятия.     4.2. Договор учредителей. 4.3. Философия предприятия. 4.4. Правила внутреннего  трудового распорядка. 4.5. Положение об оплате  труда.	4.6. Штатное расписание. 4.7. Положения о подразделениях. 4.8. Трудовой договор директора. 4.9. Должностная инструкция  директора. 4.10. Регламенты предприятия.
5. Мебель и оборудование
Рабочий стол 120x80 см — 3 шт. Стол для компьютера 80x80 см — 1 шт. Уголок Л 80 см — 1 шт. Книжный шкаф — 1 шт.		Кресло директора — 1 шт. Кресла для посетителей  — 3 шт. Стулья кабинетные — 10 шт. Сейф металлический — 1 шт.
6. Технические  средства
Персональный компьютер  — 1 шт. Коммутатор внутренней связи  —1 шт. Телефонный аппарат (факс) — 1 шт. Письменная доска — 1 шт.						Кондиционер бытовой — 1 шт. Множительный аппарат «XEROX» — 1 шт. Канцелярский набор «Органайзер» — 1 шт. Папки деловые — 20 шт.
7. Загрузка рабочего места
Нормативная общая трудоемкость —  2080 чел.-ч. Трудоемкость выполнения основных функций — 1800 ч. Производственные командировки — 80 ч.					Отпуска и регламентируемые перерывы —  200 ч. Норма управляемости — 6 подчиненных. Коэффициент равномерности  загрузки — 0,9.
8. Условия труда
Общая площадь — 30 м2. Площадь на 1 сотрудника во время  совещания — 2 м2. Санитарные условия —  нормальные. Норма освещенности — 200 лк.					Средняя температура — 20°С. Уровень влажности — до 50%.    Уровень шума — не более 50 дБ. Цвет помещения — светло-серый.
9. Оплата труда
Должностной оклад — 25 000 руб. Премия — 5% от чистой прибыли  за квартал.				Ежегодная премия (бонус) —  от 1 до 2 должностных окладов.
10. Охрана труда  и техника безопасности
Инструкция по охране труда. Инструкция по эксплуатации технических средств. Инструкция по электробезопасности. Фирменная одежда (костюм, ботинки, рубашка, галстук).				Рабочая одежда для посещения  объектов (халат, каска, сапоги, очки). Средства индивидуальной защиты (газовый пистолет, электрошок).
11. Социальные  льготы
Персональный автомобиль «Форд Фокус». Очередной отпуск — 28 календарных  дней.				Дополнительный оплаченный отпуск 6 дней в году. Творческий день — 1 раз  в месяц.
12. Критерии эффективности  труда
Рост чистой прибыли (процент  к предыдущему году). Снижение затрат на 1 руб. продукции. Рост объемов производства (тыс. руб., процент к предыдущему году).							Снижение текучести рабочих  кадров (в процентах). Рост качества продукции (снижение процента брака).

 

 

Паспорт рабочего места 

Структурное подразделение_____________________________________________________________

Цех ______________________________________________________________________

Бригада: бригадир__________________________________________________________

Участок __________________________________________________________________

Рабочее место _________________________ № ____________ 

I. Характеристика оборудования и техоснастки

Оборудование (наименование, инвентарный №__)   технологическая оснастка

Срок службы

Прогрессивность оборудования и техоснастки

Коэффициент сменности

Коэффициент загрузки

факт.

нормат.

факт.

нормат.

факт.

нормат.

Отметка об аттестации

II. Характеристика  трудового процесса

Средний тарифный разряд выполняемых  работ

Коэффициент механизации работ

Норма труда

Коэффициент использования сменного фонда рабочего времени

Факт.

Нормат.

Факт

Проектн. (расчет)

Факт.

Нормат.

Отметка об аттестации

Режим работы

Количество рабочих

в том числе по сменам

1

2

3

4

III. Характеристика  организации рабочего места

Показатели

Состояние

Общая планировка

Рациональность планировки

Наличие организационной оснастки

Прогрессивность организационной  оснастки

Прогрессивность системы обслуживания

Отметки об аттестации

IV. Условия труда

Показатели

Факт.

Нормат.

Температура

Относительная влажность

Освещенность

Промышленный шум

Токсические вещества

Физическая нагрузка и др.

Отметка об аттестации

V. Характеристика использования  сырья и материалов

Перечень

Факт.

Нормат.

Отметка об аттестации

VI. Характеристика исполнителей

Исполнители

Наименование профессии

Разряд

Пол

Работники в трудоспособном возрасте

Работники вне трудоспособного  возраста

Требования к исполнителю по фактору трудоспособности

основной

совмещаемой

в полной трудоспособности

в ограниченной трудоспособности

старше трудоспособного возраста

подростки

Отметка об аттестации

Решение аттестационной комиссии: аттестовать, рационализировать, сократить (нужное подчеркнуть) 

VII. Организационно-технические  мероприятия по результатам аттестации  рабочего места
№ пп	Содержание мероприятий	Исполнитель	Срок исполнения

 

 

Председатель комиссии: ___________________________ 

Члены комиссии: _________________________________                        

        _________________________________                        

        _________________________________ 

 

 

 

3. Ситуация вакансии (достижения, описание, текст объявления о вакансии, методы оценки, описание процедур)

Обладая информацией о  стратегии организации, ее структуре, основных направлениях деятельности и  приемлемой организационной культуре, служба персонала может начать поиск  и отбор необходимых работников. Различают внутренние и внешние  источники комплектования организации  кадрами.

На процесс набора кандидатов влияют факторы внешней и внутренней среды.

Факторы внешней среды:

законодательные ограничения;

ситуация на рынке рабочей  силы;

состав рабочей силы на рынке и месторасположение организации.

Факторы внутренней среды:

кадровая политика — принципы работы с персоналом, стратегические кадровые программы, например, принцип  должностного продвижения работников, уже занятых в производстве, принцип  пожизненного найма…;

образ организации — насколько  она считается привлекательной  как место работы (привлекательны более крупные фирмы, фирмы, известные  своей продукцией кандидату).

Внутренние  источники — это люди, работающие в организации.

• Внутренний конкурс. Служба персонала может разослать во все подразделения информацию об открывшихся вакансиях, известить об этом всех работающих, попросить их порекомендовать на работу своих друзей и знакомых.
• Совмещение профессий. В этих случаях целесообразно использовать и совмещение должностей самими работниками фирмы (если исполнитель требуется на короткое время, для выполнения небольшого объема работы).
• Ротация. Весьма эффективным для некоторых организаций, особенно находящихся в стадии интенсивного роста, считается такое использование внутренних источников комплектования управленческих кадров, как перемещение руководителей.