Проектирование, оформление, регистрация и хранение приказа в кадровом делопроизводстве

Следует учитывать, что запись о причинах прекращения  трудового договора вносится в точном соответствии с формулировками Трудового  кодекса Российской Федерации или  иного федерального закона.

Все ссылки на статьи и пункты Трудового кодекса  Российской Федерации в приказе (а затем в трудовой книжке) приводятся без сокращений.

Приказ после  подписания регистрируется. Увольняемый  работник знакомится с приказом и  ставит свою визу.

Копия приказа  помещается в личное дело.

На основании  приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником⁴².

 

 

Глава 3. Порядок регистрации и хранения приказа

          

3.1 Системы регистрации приказов

 

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения⁴³.

Можно дать и более  развернутое определение регистрации  как подтверждения факта создания или получения документа путем  внесения его в регистрационную  форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает  юридическую силу документу, так  как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден⁴⁴.

Из развернутого определения видно, что регистрация  преследует три цели: учет документов; контроль за их исполнением; справочную работу по документам⁴⁵.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в  справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые  и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива  документов, который, исходя из задач  поиска, можно дополнять индексами  по номенклатуре дел, классификаторам  корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого  вида документа.

Существует три  формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Для достижения информационной совместимости регистрационных  данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);
• наименование вида документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• дата и индекс поступления;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время  она используется только в том  случае, когда учет документов выступает  на первое место, предотвращая претензии  со стороны граждан и конфликтные  ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный  индекс которых состоит из порядкового  номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда  поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных  случаях журнальная форма регистрации  устарела, так как затрудняет ведение  контроля за исполнением документов и справочную работу по ним⁴⁶.

Журнальная форма  регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании  данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным  графлением журналы для регистрации  распорядительных документов.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. 

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа  и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению  с журнальной формой.

Как правило, составляются самостоятельные тематические (кодификационные)  картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.⁴⁷.

Форма регистрационно-контрольной  карточки и расположение в ней  реквизитов могут быть определены в  самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму  регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм).

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании  автоматизированной формы регистрации  сведения о документе вводятся в  электронную регистрационно-контрольную  карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной  карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может  изготавливаться один экземпляр  регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной  карточки).

Автоматизированная  форма регистрации в настоящее  время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд  существенных преимуществ по сравнению  с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением документа;
• возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие⁴⁸.

 

2. Порядок хранения приказов

 

Все виды и  формы распорядительных документов по личному составу должны регистрироваться и храниться отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровой службе обязательно должны сохраняться  первые экземпляры (подлинники).

Поскольку последствия  разных принимаемых кадровых решений  неодинаковы в целом для организации  и ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых  они фиксируются.

Большая часть  распорядительных документов по личному  составу относится к «текущим»⁴⁹. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 06.10.00, распорядительные документы по личному составу и их копии должны храниться во всех организациях, независимо от форм собственности, но срок их обязательного хранения составляет от одного до 75 лет. Копии таких документов в бухгалтерии и подразделениях хранятся такой же срок или до минования надобности. 

В соответствии со сроками хранения определяются системы  регистрации и хранения документов. Их регистрация может осуществляться по усмотрению самой организации  – как в общем массиве, так  и отдельно по группам, например: отпуска, командировки, дежурства и отгулы, поощрения и т.д. так же могут формулироваться и заголовки дел в номенклатуре дел кадровой службы, например: «Приказы по отпускам» и т.д.

Выбор системы  регистрации и хранения таких  приказов определяется их количеством  в течение года; чем больше число  документов, тем целесообразней выделение  самостоятельных регистрационных  баз данных и дел.

Дела с  такими приказами могут быть переходящими, т.е. их формирование может осуществляться несколько лет (принято – не более 5 лет), так как при небольшом  количестве листов в деле каждый год  заводить новое дело нецелесообразно. Это увеличит сроки хранения части  документов, но уменьшит объемы хранимых дел.

Порядок хранения таких документов ничем не отличается от правил хранения других дел с  временными (до 10 лет) сроками хранения. Документы учитываются по номенклатуре дел за последний год их формирования, при закрытии дела уточняются хронологические  рамки включенных в дело документов и полнота раскрытия их состава  в заголовке.

Завершенное дело приказов по личному составу  должно быть полностью оформлено  в строгом соответствии с архивными  правилами, едиными и обязательными  для всех организаций, независимо от формы собственности.

Полное оформление дела предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление заверительной записи (листа-заверителя);
• составление внутренней описи документов дела;
• оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело и др.).

Документы, помещенные в дело, подшиваются на четыре протокола в твердую обложку  из картона или переплетаются  с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз  и резолюций на них.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе выполнения данной курсовой работы был сделан анализ различных видов приказов по личному составу, были рассмотрены  этапы подготовки проектов приказов и правила оформления этих приказов.

В результате проделанной работы были сделаны  следующие основные выводы:

1. Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт,  т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.Следовательно, любой приказ по личному составу, как вид документа, может быть отнесен не только к УСОРД, но и к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД).
2. Двоякая системная принадлежность приказа по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации.
3. Составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.
4. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы.
5. По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными. Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д. Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным.
6. Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
7. Регистрация документов преследует три цели:  учет документов; контроль за их исполнением; справочную работу по документам. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.