Проект стандарта организации "Управление записями"

6.2.7 В отделах (подразделениях) должна быть обеспечена защита от доступа к электронным записям неуполномоченных лиц.

6.2.8 Выбранное место и способ хранения записей должны:

• обеспечить удобный доступ;
• снизить вероятность потери;
• облегчить восстановление содержимого при необходимости.

6.2.9 Сроки хранения записей устанавливаются исходя из требований нормативных и организационно-распорядительных документов, интересов отдела (подразделения) и Организации.

6.2.10 Для защиты и возможности восстановления значимых записей, которые могут оказать существенное влияние на качество предоставляемой продукции (услуги) в Организации, выделяются надлежащие места хранения.

6.2.11 Для исключения несанкционированного изъятия записей страницы в журналах регистрации нумеруются; протоколы, отчеты ведутся по порядковым номерам, либо, если записи заносятся ежедневно, — по дате внесения записей.

6.2.12 Все журналы должны быть идентифицированы. Журнал должен иметь:

• наименование, с указанием принадлежности к конкретному отделу (подразделению);
• дату начала и окончания ведения журнала;
• указание об ответственном работнике за ведение журнала.

6.2.13 При осуществлении записей не должно оставаться незаполненных граф. В случае внесения записей, носящих нерегулярный характер, в пустых графах ставится прочерк.

6.2.14 Записи, ведущиеся на отдельных листах, должны быть сброшюрованы в папки. Папкам с записями присваивают номер и включают в номенклатуру дел по отделу (подразделению).

6.2.15 Утратившие силу записи, оставленные отделом (подразделением) для дальнейшего использования, должны иметь отметку «Для информации». Если записи сброшюрованы в папки, то отметка делается на обложке папки.

6.3 Восстановление

6.3.1 Для восстановления утерянной записи, отсутствие которой может повлиять на качество предоставляемой продукции (услуги) или процесса, начальником отдела (подразделения) назначается исполнитель, который предпринимает действия по следующей схеме:

• восстанавливает запись по данным, имеющимся во взаимосвязанных документах;
• проводит анализ полноты и корректности восстановленной информации (через взаимосвязанные записи);
• запрашивает информацию от сторон, имеющих отношение к появлению записи, которая была утеряна;
• формирует новую восстановленную запись (если целесообразно, делаются отметки о степени достоверности информации);

6.3.2 Записи могут восстанавливаться следующим образом:

• по вторым экземплярам записи;
• по копиям;
• по другим записям и документам, ведущимся параллельно с этой записью, но в другой форме, в том числе электронной.

6.4. Изъятие и аннулирование записей

6.4.1 Утратившие силу записи подлежат архивированию.

6.4.2 Начальник отдела (подразделения) организовывает работу по комплектации записей, подлежащих архивированию, и идентификации комплектов номерами дел и соответствующими годами ведения записей.

6.4.3 Место хранения архивных дел должно быть отделено от места хранения иных дел, находящихся в работе.

6.4.4 Записи в электронном виде архивируются и направляются на хранение системным администратором на внешние носители в установленные сроки.

6.4.5 Записи, как в бумажном, так и в электронном виде, по завершении сроков архивного хранения уничтожаются с составлением акта об уничтожении. Ответственность за уничтожение записей несет назначенный работник Организации (далее -ответственный специалист).

7 Оценка процесса управления записями

7.1 Мониторинг и оценку процесса управления записями осуществляет ПРК.

7.2 Для оценки процесса управления записями ПРК использует данные, полученные в результате внешних и внутренних аудитов и данные, полученные в результате мониторинга процесса в повседневной деятельности организации. ПРК включает данные по оценке процесса в отчет о функционировании СМК для анализа СМК со стороны высшего руководства.

7.3 Для оценки результативности процесса управления записями используются следующие показатели:

• наличие несоответствий, выявленных при внутренних или внешних аудитов, относящихся к процессу управления записями;
• оперативность доступа работников к записям;
• идентификация, полнота и четкость оформления записей уполномоченными работниками;
• своевременное изъятие записей, подлежащих уничтожению;
• соблюдение требуемых сроков хранения записей.

7.4 Процесс управления записями признается результативным, если за отчетный период претензий по данным показателям не поступило, а также не было выявлено несоответствий в отношении данного процесса в ходе внутренних или внешних аудитов.

7.5 В случае если по результатам такой оценки делается вывод о неудовлетворительном протекании процесса, составляется план корректирующих/предупреждающих действий по устранению обнаруженных несоответствий, который утверждается руководителем Организации.

8 Конфиденциальность

Настоящий документ является внутренним документом Организации и не подлежит представлению другим сторонам без разрешения руководителя Организации (за исключением аудиторов органов по сертификации СМК при проведении аудитов)

9 Ответственность

Работники Организации несут ответственность за выполнение требований данного стандарта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А

(справочное)

Блок-схема процесса управления записями

 Организации

Документы                 Действие                 Ответственный

 

Работники (согласно ОРД)

 

 

 

Работники (согласно ОРД)

 

 

 

 

          Работники (согласно ОРД)

 

 

 

   

     Назначенный исполнитель

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                            Ответственный специалист

 

- действие (этап процесса);

 

- решение;

 

 

 

- документ;

 

Рисунок 1

 

 

Приложение Б

(справочное)

Записи, требуемые стандартом ГОСТ Р ИСО 9001-2008 ( ИСО 9001:2008)

Таблица 1

Пункт ИСО 9001	Содержание обязательных записей
5.6	Анализ со стороны руководства
6.2.2	Записи об образовании, подготовке, навыках и опыте персонала
7.1	Записи, необходимые для обеспечения свидетельства того, что процессы жизненного цикла продукции (услуги) и предоставленная продукция (услуга) соответствуют требованиям
7.2.2	Записи, содержащие результаты анализа требований, относящихся к продукции (услуге) и последующих действий, вытекающих из анализа
7.3.2	Входные данные для проектирования и разработки, относящиеся к требованиям к продукции (услуге)
7.3.4	Результаты анализа проекта и разработки и всех необходимых при этом действий
7.3.5	Результаты верификации проекта и разработки и всех необходимых при этом действий
7.3.6	Результаты валидации проекта и разработки и всех необходимых при этом действий
7.3.7	Результаты анализа изменений проекта и разработки и любых необходимых при этом действий
7.4.1	Записи, содержащие результаты оценивания поставщиков и любых необходимых действий, вытекающих из оценки
7.5.2	Осуществление валидации процессов производства и обслуживания продукции (услуги) в соответствии с установленными организацией требованиями
7.5.3	Осуществление идентификации продукции (услуги) и ее регистрации для обеспечения прослеживаемости  продукции (услуги)
7.5.4	Случаи утери, повреждения или признания непригодной для использования собственности (в том числе интеллектуальной) потребителя, а также записи об извещении потребителя о таких случаях
7.6	Регистрация метрологической базы, используемой для калибровки или поверки устройств для мониторинга и измерений
7.6	Регистрация правомочности предыдущих результатов измерения, если обнаружено, что оборудование не соответствует требованиям
7.6	Записи результатов калибровки и поверки
8.2.2	Записи, содержащие результаты планирования и отчеты о результатах внутренних аудитов
8.2.4	Записи, содержащие свидетельства соответствия критериям приёмки продукции (услуги), а также содержащие результаты мониторинга и измерения характеристик продукции (услуги).
8.2.4	Записи, указывающие лицо, санкционировавшее предоставление продукции (услуги)
8.3	Записи, содержащие данные о характере несоответствий и любых последующих предпринятых действиях, включая полученные разрешения на отклонения
8.5.2	Записи по корректирующим действиям

 

Продолжение таблицы 1

Пункт ИСО 9001	Содержание обязательных записей
8.5.3	Записи по предупреждающим действиям

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение В

(справочное)

Процесс управления записями

Таблица 2

Наименование документа	Периодичность ведения документа	Лицо, ответственное за ведение документа и контроль ведения	Лицо, ответственное за хранение документа и срок хранения
Инвентарная книга регистрации подлинников	При введении в действие и аннулировании документа СМК	ДП	Инвентарная книга хранится у ДП в течение всего срока ведения предприятием деятельности
Лист рассылки	При передачи документов в отделы	ДП	Лист рассылки хранится у ДП в течение всего срока действия разосланных документов
Перечень документов СМК отдела (подразделения)	При поступлении или отмене документа СМК в отделе (подразделении)	Начальники    отделов        (подразделений)	Перечень документов СМК отдела (подразделения) хранится в отделе (подразделении) в течение срока действия перечисленных в нем документов
Журнал выдачи документов СМК сторонним организациям	При выдаче документов СМК сторонним организациям	ДП	Журнал выдачи документов СМК сторонним организациям хранится у ДП в течение срока действия документа
Извещение	По мере внесения изменений в документы СМК	ДП	Извещение хранится у ДП в течение пяти лет
Журнал регистрации изменений	При введении в действие изменений к документам	ДП	Журнал регистрации изменений хранится у ДП в течение всего срока ведения предприятием деятельности
Лист рассылки извещений об изменениях	При передачи извещений об изменениях в отделы	ДП	Лист рассылки хранится у ДП в течение всего срока действия документов, к которым были разработаны изменения

 

 

 

 

Приложение Г

(справочное)

Лист регистрации изменений

Номер изменения	Номер страницы				Номер              извещения	Подпись	Дата
	измененной	замененной	новой	аннулированной			внесения	введения