Управление сроками проекта

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ОРЕНБУРГСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ МЕНЕДЖМЕНТА 
 
 
 

Кафедра инноватики и информационных технологий 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 
 

по дисциплине «Управление IT-проектами» на тему:

«Управление сроками проекта» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнил студент очной формы обучения

специальности «Информационный менеджмент»

пятого  курса 51 группы Атанов П.С.

Руководитель  работы ассистент кафедры

Инноватики  и ИТ Муфазалова Г.А 
 
 
 
 
 
 

Оренбург

2011 

     Процесс организации проекта

     Организовать  что-то – значит объединить в единое целое три компонента:

• Организация проекта = Объединение (Информация, Люди, Ресурсы)

     Все вместе образует структуру, или организацию.

     Пример. «Организация дня  рождения»

     Ресурсы: продукты, напитки, подарки, фотоаппарат

     Люди: гости

     Информация: как будет протекать празднование дня рождения, какие будут конкурсы, когда будет подаваться пирог, кто будет фотографировать и т.д.

     Результат: запоминающееся событие, о котором  мы еще долго будем вспоминать

     Организации

     Организации – это основная форма существования современного общества. Они могут быть большими и маленькими, преследовать разные цели, иметь простую или сложную структуру. Всем организациям присущи следующие черты:

• Преследуют определенные цели
• Имеют ограниченные ресурсы для их достижения

     Пример. «Виды организаций»

     Коммерческое  предприятие

     Государственное учреждение

     Поликлиника

     Детский сад

     Семья

     Чаще  всего именно организации являются потребителями результатов проекта. Кроме того, организации поставляют ресурсы для реализации проекта.

     Структура, руководители и люди

     Во  всех организациях работают люди, которых  объединяют общие интересы, цели, желания, способствующие развитию именно данной организации. Для того, чтобы организация успешно функционировала, в ней решаются следующие вопросы:

• Как использовать имеющиеся ресурсы
• Кто обладает властными полномочиями

     Решение этих двух вопросов приводит к тому, что в организациях появляются:

• Руководители, которые объединяют интересы людей, направляют их действия и организуют процессы
• Структуры, которые определяют роли и обязанности членов организации
• Порядок работы, который направлен на то, чтобы как можно эффективнее использовать имеющиеся ресурсы.

     Вместе  с тем, ни одна организация не сможет нормально функционировать, если люди, которые в ней работают, не обладают требуемыми навыками и способностями, чтобы выполнять возложенные на них обязанности.

     Проекты и организации: различия

     На  первый взгляд, между проектами и  организациями много общего. Однако между ними есть и два очень важных различия:

1. Горизонт прогнозирования: проекты ограничены временными рамками, а организации надеются жить очень долго, если не бесконечно
2. Результаты деятельности: проекты создают оригинальные и неповторимы результаты, а организации воспроизводят с оригиналов копии

     Проекты очень удобно использовать для проведения изменений в организации, перепрофилирования и реструктурирования ее деятельности.

     Типы  организации проектов

     Выбрать правильную структуру организации  проекта – непростая задача. Мы рассмотрим три типа проектов и взвесим все «за» и «против» каждого типа.

     Интегрированная организация проекта

     При интегрированной организации проекта  выполнение проекта будет максимально  интегрирована в повседневную деятельность фирмы. Обычно проект осуществляется на базе какого-либо структурного подразделения фирмы.

 

     Как правило, интегрированная организация  проекта удобна для реализации краткосрочных и малозатратных проектов

     Независимая организация проекта

     Данный  тип организации проекта предполагает полную независимость от организации клиента. Используются собственные помещения, оборудование, к разработке проекта привлекаются люди, не являющиеся сотрудниками организации. Реализация такого проекта может напоминать по структуре деятельность небольших компаний.

 

     Такая организация проекта удобна, если организация-клиент не располагает необходимыми ресурсами и функциональными навыками, требуемыми для достижения результата, или же не может их предоставить. Такая организация вполне годится для организации долгосрочных и дорогостоящих проектов.

     Матричная организация проекта

     Этот  тип организации представляет собой  некое сочетание преимуществ  интегрированной и независимой организации проекта. Структура матричной организации представлена на следующем рисунке:

     

     Руководитель  проекта в зависимости от своего ранга и уровня полномочий выполняет в проекте разные функции. Если он не обладает широкими полномочиями, то выполняет функции координатора. Структура проекта считается неустойчивой, а члены команды обычно работают над проектом неполный рабочий день. Если же это руководитель высокого ранга и прямо подотчетен генеральному директору, то команда более устойчива, и ее члены работают над проектом, как правило, полный рабочий день.

 

     Описание  проекта

     Организация проекта должна проходить по определенному  плану. Существуют международные стандарты, которые в обобщенном виде описывают процесс управления проектом. В Российском Интернете есть сайты, который посвящены проблемам управления проектами, и через них можно выйти на международные сайты по тем же проблемам:

• Российская ассоциация управления проектами «СОВНЕТ» - www.sovnet.ru
• Project Management Institute - www.pmi.ru

     В частности, российское отделение PMI выпустило перевод стандарта «Руководство к своду знаний по управлению проектами PMBOK GUIDE 2000», который можно приобрести по цене 520 руб.

     Однако  этот стандарт, как и все вообще стандарты носят обобщенный характер. А для организации управления проектом требуются конкретные документы. Одним из таких документов является спецификация проекта.

     Спецификация  проекта

     В спецификации проекта должны быть указаны  цели и сроки проекта, утвержденная смета расходов, структура, порядок финансирования, способы и методы управления и контроля проекта.

     Спецификация  краткосрочного и малозатратного проекта  может уместиться на одной странице, в то время как для долгосрочного и дорогостоящего проекта занимать несколько томов.

     Спецификация  проекта развивается по мере разработки проекта и может дополняться или даже полностью переписываться по несколько раз. Но после утверждения проекта спецификация должна оставаться неизменной. Любые изменения или дополнения в спецификацию могут иметь лишь незначительный характер и должны тщательно контролироваться.

     Спецификация  проекта «Русское чаепитие»

     Цели  и задачи проекта: приготовить чашку  чая

     Необходимые действия:

• Налить воды в чайник для кипячения (если необходимо)
• Поставить чайник для кипячения на огонь (включить в розетку)
• Достать чашку, блюдце и ложку
• Помыть чайник для заварки
• Насыпать заварку в чайник
• Залить чайник кипятком
• Дать заварке настояться
• Нарезать лимон
• Положить в чашку чая лимон и сахар
• Налить в чашку заварку
• Долить кипятка

     Продолжительность: максимум 10 минут

     Работу  выполняет: Оксана

     Необходимое оборудование, приспособления и материалы:

• газовая плита (электрическая розетка)
• чайник для кипячения
• кран холодной воды
• листовой чай
• чайник для заварки
• лимон
• сахар
• чашка, блюдце и ложка