Управление сроками проекта

     Примечания:

1. Можно использовать чайник для газовой плиты или электрический чайник
2. Можно использовать листовой чай или чайные пакетики
3. Лимон можно не использовать

 
 

     Задание. «Спецификация Новогоднего  проекта»

     Представьте, что Вы собираетесь организовать на базе своего института студенческий праздник, который Вы собираетесь устроить под Новый Год. Цель двоякая: повеселиться самим и по возможности развлечь преподавателей, чтобы они хоть немного отвлеклись от зачетной недели.

     Подумайте о том, какие розыгрыши, конкурсы и представления Вы организуете на празднике. Оцените затраты и количество человек, которые будут участвовать в празднике. Определите, где будет проходить праздник.

     Определив эти и другие параметры проекта, составьте его краткую спецификацию.

 

     Как составлять описание проекта

     В описании проекта указываются:

• ограничения, накладываемые на проект;
• предположения, касающиеся доступности ресурсов, выбора поставщиков, сроков начала работ, подписания договоров и пр.

     Предположения – это своего рода гипотезы, которые выдвигаются руководителем проекта. Польза от предположений довольно большая, чем их больше, тем полнее и точнее руководителю удастся описать проект. Возможно, что большинство из гипотез не подтвердится, но оставшаяся часть укажет нам тот единственный путь, по которому будут развиваться события.

     Кто такие «заинтересованные  лица»

     В процессе разработке и реализации проекта  участвует большое количество самых разных лиц, каждое из которых что-то приобретает или что-то теряет. Это руководители, спонсоры, исполнители, подрядчики и субподрядчики, руководители функциональных подразделений и т.д. Мнения всех этих лиц следует учесть при разработке проекта. Чем больше лиц будет вовлечено в процесс планирования проекта, тем более точным будет его описание.

     Тренинг. «Карточки Крауфорда»

     Вы  уже составили спецификацию Новогоднего  проекта, но Вам еще предстоит  определить, с кем из руководителей  института Вам необходимо договориться о поддержке своего мероприятия.

     В частности, Вам нужно выявить из общей массы заинтересованных лиц наиболее влиятельные фигуры, от которых в основном зависит успех Вашего проекта. Воспользуйтесь для выявления этих лиц следующей методикой:

1. Соберите группу организаторов проекта (5-9 человек)
2. Раздайте всем участникам карточки (простые листки белой бумаги) и выберите ведущего
3. На вопрос ведущего «Напишите самое влиятельное заинтересованное лицо,  от которого зависит успех нашего проекта», напишите подходящую кандидатуру на карточке и положите ее лицевой стороной вниз. Обмен мнениями строго воспрещен.
4. Повторите шаг 3 несколько раз, пока у Вас не соберется вместе несколько карточек. Одну и ту же кандидатуру на карточке писать нельзя.
5. Отдайте карточки ведущему и подведите итоги

     Если  Вы хорошо знаете ситуацию в Вашем  институте, то все влиятельные лица будут указаны в этих карточках.

 

     Распределение ролей и обязанностей по проекту

     Если  проект достаточно велик и требует  для своей реализации создания специальной  команды, то следует разобраться, какую  роль и какие функции выполняет  каждый ее член. Мы также должны выяснить, чего именно от нас ждут, поручив нам конкретную роль в реализации проекта. Данная информация может быть представлена в виде:

• Должностной инструкции
• Графика функциональных обязанностей

 

     Должностная инструкция

     В состав должностной инструкции входят следующие элементы:

• Какие цели стоят перед сотрудником, занимающим данную должность
• Что он должен делать для достижения указанных целей
• Кому подчиняется сотрудник, занимающий данную должность
• Какими полномочиями обладает сотрудник, занимающий данную должность, в плане принятия решений, приема и увольнения с работы, расходования средств и т.д.
• Каковы его обязанности по связям с клиентами (если таковые вообще имеются)
• Как оценивается его деятельность

     Пример. «Должностная инструкция»

     Имя: Билли Бонс

     Должность: штурман

     Цель  сотрудника: наладить процесс управления движением корабля в Карибском море и за его пределами, чтобы «Морж» по маневренности и скорости ни в чем не уступал английским, французским и испанским кораблям

     Обязанности сотрудника: рассчитывать курс, отслеживать движение корабля по компасу и другим навигационным приборам, вести регулярные записи местоположения, перемещений и боевых сражений корабля, управлять штурвалом при прохождении отмелей и других опасных мест

     Кому подчиняется сотрудник: капитану Флинту

     Полномочия  сотрудника: принимать решения о сохранении или смене курса корабля, ставить и отстранять от штурвала матросов, а также проверять их действия

     Оценка  деятельности: точное и своевременное прибытие корабля к месту назначения согласно расчетам (за исключением форс-мажорных обстоятельств)

     График  функциональных обязанностей

     График  функциональных обязанностей дает точно  представление о том, кто за что  отвечает на протяжении всего проекта. Степень его детализации должна отражать как размеры и сложность проекта, так и потребности членов команды.

     l - ответственный; n - уведомление; u - одобрение; v - поддержка.

     Смета и бюджет проекта

     Оба этих аспекта крайне важны для  реализации проекта, хотя они и используются для разных целей. В описании проекта должно быть указано, какие суммы будут израсходованы на проект, определены процедуры утверждения расходов и оплаты счетов, ответственные лица, которые подписывают чеки и т.д.

     Контроль  за внесением изменений  в проект

       Даже в те проекты, которые  осуществляются эффективно, приходится иногда вносить изменения. Это может быть вызвано изменением технологии, введением новых законодательных актов и даже просто ошибками в расчетах. Такие изменения приводят к изменению стоимости, продолжительности или качеству результатов проекта.

     Любые изменения должны тщательно контролироваться. Для этого следует разработать процедуру внесения изменений в проект. В типовой форме контроля за изменениями, вносимыми в проект, будут содержаться сведения:

• Общие сведения о предполагаемых изменениях
• Причины для внесения изменений
• Каких аспектов, расходов, документов и планов по проекту эти изменения касаются
• Кто проанализировал и утвердил / запретил внесение изменения

 

 

      Заключение

     Проект  необходимо организовывать. Выбор «правильного»  типа его организации является необходимым условием его завершения. Выбранный тип организации проекта должен быть совместим с организацией клиента и призван создать рамки, в пределах которых можно было бы эффективно осуществлять планирование, контроль, проверку и конкретные действия по проекту.

     Существует  несколько типов организации  проектов: интегрированный, независимый и матричный. Для того, чтобы выбрать организацию проекта, Вам необходимо выяснить, что использовалось в прошлом и дало результат, каковы возможности и опыт организации клиента, каким оборудованием он располагает, не забывая о результатах, рисках, расходах, сроках и возможной потребности в новых технологиях или знаниях. На основании проведенного исследования будет сделан вывод о том, что может пригодиться в будущем.

     При любой организации проекта самое  главное – составить спецификацию проекта. Необходимо также обдумать должностные инструкции, графики функциональных обязанностей, а также бюджет, порядок отчетности и внесения изменений.