Проект стандарта организации "Управление записями"

Проект стандарта организации учитывает все требования заинтересованных сторон. 

Список используемых источников

 

1. ФЗ № 184 от 27.12.2002 «Федеральный закон о техническом регулировании»
2. ГОСТ Р ИСО 9000-2008 (ИСО 9000:2005) «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»
3. ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ИСО 9001:2008) «Системы менеджмента качества. Требования»
4. ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Система менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»
5. ГОСТ 2.503-90 «Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений»

ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Системе менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности». 

Приложение А

(обязательное)

 

КОМИТЕТ ПО НАУКЕ И ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ

 

ГОСУАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧЕРЕЖДЕНИЕ

 СРЕДНЕГО ПРОФЕССОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ «САНКТ-ПЕРЕРБУРГСКИЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ УПРАВЛЕНИЯ И КОММЕРЦИИ»

 

СТАНДАРТ

СТО 1.13-2015

ОРГАНИЗАЦИИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ

 

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

Санкт-Петербургский технический колледж управления и коммерции

2015 

ПРЕДИСЛОВИЕ

 

            «Цели и принципы стандартизации  в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов Российской – Гост Р 1.0–2004  «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения».

 

 

1. РАЗРАБОТАН  Студенткой группы 9УК- 41 Крючковой Мариной Николаевной
2. УТВЕРЖДЁН Преподавателем Гужиной Юлией Александровной
3. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

© ТКУиК, 2015

          Настоящий  стандарт не может быть полностью  или частично воспроизведён, тиражирован и распространён в качестве официального издания на территории Российской Федерации без разрешения Технического Колледжа управления и Коммерции

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Управление записями

Дата введения – 2015-03-18

1.  Область применения

1. Настоящий стандарт устанавливает требования к порядку идентификации, хранения, защиты, восстановления, сохранения и изъятия записей СМК (далее – записи)                       «Концерн «НПО «Аврора» и его филиалов (далее - Организация) и имеет целью предоставление объективных данных для демонстрации результативности анализа процессов и принимаемых мер коррекции СМК.
2. Требования настоящего документа охватывают записи, необходимые для предоставления свидетельств соответствия функционирования СМК установленным  требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2008 ( ИСО 9001:2008).
3. Требования стандарта обязательны для исполнения работниками всех отделов (подразделений) Организации.

2.  Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на документы:

ФЗ № 184 от 27.12.2002 «Федеральный закон о техническом регулировании».

ГОСТ Р ИСО 9000-2008 (ИСО 9000:2005) «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»

ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ИСО 9001:2008) «Системы менеджмента качества. Требования»

ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Система менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»

ГОСТ 2.503-90 «Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений»

ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Системе менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»

3. Термины, определения и сокращения

 В настоящем стандарте использованы термины

анализ : Деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности и результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей

высшее руководство: Деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности и результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей

данные: Равнозначные понятия записей и отчетных данных, применяемых в качестве отчетных документов.

дело: Совокупность документов (или отдельных документов, относящихся к определенному вопросу или сфере деятельности организации), подшитая в отдельную обложку.

документ: Информация, представленная на   соответствующем носителе

Документы СМК - Комплект документов, необходимых для надлежащего функционирования СМК и подтверждения требуемого качества продукции (услуги) и эффективности функционирования СМК

журнал : Документ составляемый по определенной форме и содержащий периодические записи сведений, событий, операций, входящих и исходящих документов.

запись: Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности

идентификация: Отождествление, установление соответствия, совпадения

копия документа: Экземпляр документа СМК, идентичный по содержанию и статусу подлиннику и предназначенный для использования в практической деятельности, выполненный любым способом репрографии (размножения и копирования)

корректирующее действие: Действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации

несоответствие: Невыполнение требования

пересмотр документа: Внесение всех необходимых изменений в содержание и оформление документа

предупреждающее действие: Действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально  нежелательной ситуации

прослеживаемость: Возможность проследить историю, применение или местонахождение того, что рассматривается

процесс: Совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы

результативность: Степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов

 

4. Сокращения

В настоящем стандарте применяются следующие сокращения:

ОРД - организационно-распорядительный документ;

ИСО - международная организация по стандартизации;

ПРК - представитель руководства по качеству;

СМК - система менеджмента качества;

СТО - стандарт организации;

ФГУ - федеральное государственное учреждение.

    5 Общие положения

5.1 Управление записями о качестве — это комплекс работ по систематическому и постоянному обеспечению предприятия всеми необходимыми записями о качестве выпускаемой продукции (услуги) и функционированию СМК в соответствии с требованиями                 ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ИСО 9001:2008)

5.2 Процесс «Управление записями» включает следующие этапы (блок-схема процесса «Управление записями» приведена в приложении А):

• ведение записи;
• идентификация;
• хранение, определение сроков хранения, защита;
• восстановление записи (при необходимости);
• сохранение;
• изъятие и аннулирование записей.

5.3 Анализ записей обеспечивает своевременное принятие корректирующих мероприятий по улучшению качества выпускаемой продукции (услуги).

5.4 Соблюдение условий объективности и достоверности записей позволяет:

• предупреждать и исключать поставку потребителю продукции (услуги), не отвечающей установленным требованиям;
• своевременно предпринимать предупреждающие и корректирующие действия по устранению потенциальных и выявленных несоответствий;
• уменьшать непроизводительные расходы Организации и потребителя, связанные с поставкой несоответствующей продукции (услуги);
• реализовать политику и цели Организации в области качества в соответствии с планируемыми сроками;
• удовлетворять требования и запросы потребителей.

5.5 В любой период хранения (и в рамках текущего делопроизводства, и при хранении в архиве) записи могут быть использованы для целей улучшения процессов и систем, анализа данных, анализа СМК со стороны высшего руководства.

5.6 Все записи в Организации ведутся и хранятся в бумажном и/или электронном виде. Достоверность зарегистрированных данных подтверждается подписью работника, имеющего соответствующие полномочия. Записи должны находиться в управляемых условиях и защищены от утери, порчи и несанкционированного использования.

5.7 Ведение записей в соответствии с требованиями раздела 5 настоящего стандарта позволяют идентифицировать и персонифицировать записи.

6 Управление записями СМК

6.1. Идентификация записей

6.1.1 Для идентификации каждая запись в Организации имеет:

• наименование и/или идентификационный номер, позволяющие отнести их к определенному объекту деятельности Организации (продукции (услуги), процессу);
• дату оформления;
• подпись работника, осуществившего запись и указание его ФИО.

6.1.2 Классификация записей на бумажном носителе производится с помощью:

• идентифицируемого номера дела в соответствии с номенклатурой дел отдела (подразделения);
• отметкой для входящей корреспонденции;
• отметки «В дело…» с датой и подписью уполномоченного работника.

6.1.3 Классификация записей (файлов) на электронном ресурсе производится с помощью:

• наименования каталога, в составе которого хранится запись (файл);
• названия файла и расширения к нему;

6.1.4 Необходимые полномочия в отношении управления записями в электронном виде обеспечиваются с помощью логина и пароля, которые назначаются системным администратором ресурса, на котором хранятся каталоги, файлы.

6.1.5 Для регистрации записей используются различные формы (журналы, протоколы, отчеты, электронные ресурсы и др.), которые приводятся в соответствующих документах СМК. Записи должны быть четкими, идентифицируемыми и восстанавливаемыми, для чего следует:

• писать разборчиво;
• не допускать шифрованных пометок;
• расшифровывать используемые сокращения и подписи;
• использовать предусмотренные формы, заполнять все указанные графы.

6.1.6 Состав записей устанавливает разработчик при разработке документов СМК с обязательным указанием работника, ответственного за ведение записи, срока хранения.

6.1.7 Требования к  ведению записей изложены в настоящем стандарте, организационно-распорядительных документах Организации. Все записи подразделяются по процессам, в которых они создаются.

6.1.8 Примерный перечень записей приведен в приложении Б.

6.1.9 Пример процесса управления записями  СМК Организации,  включающий в себя определение сроков хранения записей, работников, ответственных за ведение и контроль ведения записей приведен в приложении В.

5.2 Хранение записей, определение сроков хранения записей и их защита

6.2.1 Место нахождения записей в отделе (подразделении) устанавливает его начальник с учетом максимальной управляемости процесса в каждом конкретном случае отдельно.

6.2.2 Начальник отдела (подразделения) отвечает за ведение записей на бумажном носителе в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.3 Записи, относящиеся к одному процессу, теме, работе, вопросу хранятся сгруппированными в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4 Записи могут быть направлены в дело только после их анализа начальником отдела (подразделения).

6.2.5 Номенклатурой устанавливаются сроки хранения дел. Установленные сроки хранения и их соблюдение являются объектом проверки при осуществлении внутренних аудитов СМК.

6.2.6 Записи в электронном виде хранятся на персональных компьютерах исполнителей и в ресурсах локально-вычислительной сети Организации. Ответственность за хранение и организацию доступа к записям на электронном носителе на сервере возложена на системного администратора, при этом обеспечивается:

• доступность записей любому уполномоченному работнику;
• средства максимально полного восстановления данных (дублирование, резервное копирование).