Экспертиза ценности документов по личному составу

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«Дальневосточная  государственная социально-гуманитарная академия»

Факультет экономики и управления

Кафедра документоведения и права 
 
 

РЕФЕРАТ 

на тему: «Экспертиза ценности документов по личному составу» 
 
 
 

  

Автор реферата                                                                                 Иванова П.Р.

Специальность 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Группа 7861

Проверила                                                                                            Петрова И.Л.

    
 
 
 
 

 

      Содержание

Введение…………………………………………………………………….3

1 Характеристика экспертизы ценности документов……………………5

2 Критерии и методы экспертизы ценности документов по личному составу….. ………………………………………………………………….8

3 Организация проведения экспертизы ценности документов по личному составу……………………………………… ………………….21

Заключение………………………………………………………………..25

Список литературы……………………………………………………….26

 

      Введение 

     В процессе управленческой деятельности информация, на базе которой были приняты решения, была документирована, то есть представлена в форме документа на любом носителе. Поэтому в процессе работы организации любой организационно-правовой формы в течение года образуется большое количество документов. Эти документы необходимо систематизировать, хранить. Но хранение документов на бумажных носителях, а такие документы сегодня составляют подавляющий процент всего объема документов организации, требует больших площадей и специальных сотрудников.

     В то же время ценность документов, появившихся  в процессе управленческой деятельности, неоднозначна. Информация в документах часто дублируется, первичные данные из одних документов обобщаются и представляются в сводном виде в других. Следовательно, отпадает необходимость хранить все документы, содержащие одни и те же данные. Кроме того, документы могут содержать информацию незначительную, предназначенную для разового прочтения, после использования которой надобность в ней сразу отпадает. Таким образом, различные документы имеют разную ценность, следовательно, не все должны сохраняться.

     По  срокам хранения документы подразделяются на три группы:

     •   документы постоянного хранения;

     •   документы длительного (свыше 10 лет) хранения;

     •   документы временного хранения (до 10 лет включительно).

     В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:

     •   отбор ценных документов для вечного  хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);

     •   выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.

     Экспертиза  ценности документов — это отбор  документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

     В результате проведения экспертизы ценности:

     - устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

     - производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;

     - определяются уникальные и особо ценные дела;

     - осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

     Актуальность  изучения данной темы заключается в том, что документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений содержат информацию, ценность которой различна. В связи с чем, необходимо проводить мероприятия, целью которых является выявление значимости того или иного документа, для определения его дальнейшего срока хранения.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1 Характеристика экспертизы ценности документов 

     Согласно  федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Ключевое значение придается применению критериев ценности, т.е. системе научно обоснованных признаков документов, на основании которых выносится решение о степени их ценности. В то же время и сама система критериев ценности, и методы (подходы) их применения должны опираться на общенаучные принципы историзма, системности и целостности.

     Экспертиза  ценности документов проводится на основе:

     - действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

     - типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

     - нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

     Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления  совместно с Центральной экспертной комиссией или экспертной комиссией организации под методическим руководством архива организации.

     Экспертиза  ценности проводится обязательно в  следующих случаях:

     - при переработке описей дел;

     - при составлении номенклатуры дел;

     - при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

     - при подготовке дел к последующему хранению в архиве;

     - в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

     При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

     - отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

     - отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

     - выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

     При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

     Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

     Дела  с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью  определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

     Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы  временного хранения, определяются по перечню документов с указанием  сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь  сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

     Задачами  экспертизы ценности документов являются:

     - отбор наиболее ценных документов  из ведомственных в государственные  архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

     - определение сроков хранения  документов, информация в которых  может быть использована в  течение какого-то периода времени.  В зависимости от установленных  сроков хранения такие документы  могут быть разделены на две группы: для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 5 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела); для временного хранения.

     - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше или нижестоящих учреждений.

     - отбор на хранение наиболее  информативно емких документов.

     Таким образом, экспертиза ценности документов заключается в определении научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2 Критерии и методы экспертизы ценности документов по личному составу 

     Экспертиза  ценности  документов по личному  составу и отбор их  на государственное  хранение осуществляется на основе типовых  и ведомственных перечней документов с указанием сроков  хранения. 

     Однако  необходимо отметить, что к достаточному количеству документов по личному составу, имеющих долговременный срок хранения,  в перечнях проставлена отметка «ЭПК». Отметка означает, что часть этих документов может иметь научно-историческое, социально-демографическое значение и в установленном  порядке должна быть передана на государственное хранение. К данной категории документов относятся: приказы по личному составу, лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, характеристики, документы по расследованию несчастных случаев, профессиональных заболеваний, отравлений, протоколы заседаний аттестационных  комиссий, нотариальные документы; особую группу документов представляют личные дела.

     В процессе экспертизы ценности документов применяется система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется ценности документов.

     В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности  оценки документов.

     Основными критериями оценки и отбора документов по личному составу на государственное хранение,  учитывая их  использование в качестве научно-исторического, социально-демографического, генеалогического, историко-биографического, историко-политического источника информации, являются:

        – роль и значение деятельности  лица, на которое заведены документы, для жизни общества, государства, его вклад в развитие науки, культуры, политики и других областей деятельности;

        – информационная значимость  документа, т.е. полнота отражения  в нем сведений о научной,  производственной, общественной, творческой  деятельности человека;

         –  юридическая достоверность  документа.

        Для ряда документов, отнесенных  к группе личных дел, существуют  специфические критерии экспертизы  ценности, в частности, для историй  болезней, судебно-следственных дел.

        Существуют различные методы экспертной оценки документов. Основным методом ее проведения является метод комплексного применения критериев экспертизы ценности. Информационный метод базируется на изучении повторения информации в различных группах и видах документов и позволяет определить целесообразность приема  на государственное хранение тех или иных  документов. Для документов по личному составу с отметкой «ЭПК»  целесообразен метод выборочного отбора документов. Особо  необходимо отметить важность исторического подхода в применении критериев: это обусловлено постоянным  изменением форм документирования, объемом информационной насыщенности документов.