Документы по личному составу

 

1. Документы по личному составу. Перечень и краткая характеристика документов личного дела.

 

Личное дело – это совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия).

В состав личного дела должны входить  следующие документы:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле – содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указание должности, расшифровки подписи и даты составления;
• заявление о приеме на работу – оформляется на бумаге формата А4 рукописным способом по форме внешнего заявления;
• анкета или личный листок по учету кадров - трафаретный документ, который содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используются сведения из паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат) и документов об имеющихся изобретениях;
• автобиография – документ, который составляется автором самостоятельно, в произвольной форме от руки на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке. Все сведения излагаются от первого лица в хронологическом порядке с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека;
• копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых званий – копии документов об образовании (диплома, удостоверения, сертификата, свидетельства, аттестата), снимаемые только с подлинников;
• копии документов об утверждении в должности;
• характеристики или рекомендательные письма – Характеристика – это официальный документ, который выдает организация своему работнику при решении целого ряда вопросов. В характеристике приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. Оформляется на общем бланке;
• трудовой договор – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их;
• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнение к личному листку по учету кадров – это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров. Все вносимые изменения и дополнения должны быть подтверждены соответствующими документами;
• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Личное дело заводят после издания  приказа о приеме на работу. Все  документы, относящиеся к личному  делу, по мере поступления (в хронологическом  порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указывают полностью фамилию, имя и отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников организации  хранятся у инспектора отдела кадров или секретаря в сейфе и  выдаются во временное пользование  лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносят лишь лица, ответственные за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

 

 

2. Каковы назначение и оформление реквизитов «Специальные почтовые отметки» и «Уведомление о конфиденциальности» в письме международного образца? Допускается ли в реквизите «Подпись» замена сокращений «И.О.» «Зам.» знаком «/» или предлогом «за»?

 

Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» проставляется в письмах, содержащих секретную информацию или информацию, включенную в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

Реквизит  располагается в верхнем правом углу каждого листа письма выше всех реквизитов (кроме реквизитов «Государственный герб», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)») и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно» (приложение 2, 3). Под этим грифом необходимо поставить № экземпляра письма. Реквизит печатается без точек и кавычек с отступом 100 мм от границы левого поля. Например:

 

Секретно                                                       Конфиденциально

Экз. № 2                             или                      Экз. № 1

 

Реквизит «Подпись». Проект делового письма представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости), вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка - инициалы и фамилия. Например:

 

Заместитель министра                подпись                               С.П.Жуков

 

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

 

Директор  института                 подпись                              С.В.Морозов

Главный бухгалтер                           подпись                              П.А.Сидоров

 

При подписании письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются  на одном уровне в две колонки. Например:

 

Заместитель директора                                    Заместитель директора

по  экономическим вопросам                                   по производству

подпись                                    подпись

П.А.Лосев                                    А.В.Морозов

 

Реквизит  «Подпись» проставляется после  реквизита «Текст», «Отметка о наличии приложения» и оформляется следующим образом:

• должность указывается от границы левого поля. Расшифровка подписи оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности;
• составные части реквизита «Подпись» разделяются межстрочным интервалом точно 14 пт;
• если оформляется несколько подписей одна под другой, расшифровку верхней подписи и наименование должности нижней подписи рекомендуется разделять полуторным межстрочным интервалом, как два различных реквизита.

 

 

3. Как оформляют заявления о приеме, переводе и увольнении? Состав реквизитов. Где следует располагать реквизит «Название вида документа» в заявлении?

 

Заявление – это документ, в котором излагается просьба. В зависимости от отношения лица к тому месту, в которое подается заявление, различают внешнюю и внутреннюю форму заявления.

Если лицо подает заявление в  организацию, членом которой оно не является, то оформляется внешнее заявление:

 

ПРИМЕР:

 

 

Директору Бобруйского

государственного  лесотехнического

техникума  Смирнову А.А.

Иванова Ивана  Петровича,

проживающего  по адресу:

ул. Ленина, д.21, кв.23

213800, г.Гродно

тел. 46 47 48

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

Прошу принять меня на работу в качестве секретаря учебной части.

 

12.12.2010   подпись

 

 

Если лицо работает, учится  или другим образом числится в организации, в которую подает заявление, следует оформлять внутреннее заявление:

 

ПРИМЕР:

 

 

Отдел кадров     Начальнику отдела

Иванову А. С.

 

ЗАЯВЛЕНИЕ    

23.02.2010 

 

Прошу уволить  меня по соглашению сторон.

 

Инспектор    подпись  Л. В. Петров

 

 

 

 

4. В целях обеспечения  качественного отбора на хранение и  уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности ОАО «Реста», оформить приказ о создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов: 1) создать экспертную комиссию в  составе: председателя, членов комиссии; 2) заведующему архивом разработать  положение об экспертной комиссии до 00.00.200Х; 3) экспертной комиссии провести экспертизу ценности документов организации  за 200Х—200Х гг. до 00.00.200Х; 4) контроль за исполнением приказа возложить  на заместителя генерального директора. Самостоятельно дополнить недостающими данными.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Открытое  акционерное

общество «Реста»

ПРИКАЗ

01.02.2011                                                                                                 № 15

г. Бобруйск

 

О создании экспертной комиссии

и проведении экспертизы ценности документов

 

В целях обеспечения качественного  отбора на хранение и уничтожение  документов и дел, образующихся в  деятельности ОАО «Реста» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию в составе 5 человек.
2. Председателем назначить заведующего архивом, Иванова И. И.
3. Заведующему архивом Иванову И. И., разработать положение об экспертной комиссии до 15.02.2011 года.
4. Экспертной комиссии провести экспертизу ценности документов организации за 2005—2010 гг. до 01.03.2011 года.
5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора В. Л. Михлюка.

 

Директор  ОАО «Реста»                           (подпись)                   Л. Л. Михалков

 

 

 

С приказом ознакомлен:

                                                (подпись) И. И. Иванов

                                                (подпись) В. Л. Михлюк

 

 

 

В дело 06 – 03

(подпись)

11.03.2011.

 

 

 

 

 

 

5. Составить сводный приказ по РУП «Белткань» и недостающие сведения указать самостоятельно:

• о приеме на работу Слыкова Г.И. на должность технолога в ткацкий цех с 01.02.200Х по 31.01.200Х с окладом согласно штатному расписанию. Основание: трудовой договор от 01.02.200Х № 12;
• предоставлении трудового отпуска Сорокиной А.Д., ведущему экономисту планово-экономического отдела, на 24 календарных дня с 01.02.200Х по 24.02.200Х за период с 01.02.200Х по 31.01.200Х. Основание: график отпусков, заявление Сорокиной А.Д.;
• увольнении Кривец Я.К., бухгалтера отдела оплаты труда, 11.02.200Х вследствие отказа от продолжения работы из-за изменений существенных условий труда. Основание: приказ от 10.02.200Х № 16 об исключении профессии из списка вредных работ; отказ Кривец Я.К. работать в новых условиях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РУП «Белткань»

ПРИКАЗ

01.02.2011   № 56 - К

г. Гродно

По личному составу

 

1. ПРИНЯТЬ:

Слыкова Григория Ивановича принять на работу с 01.02.2011 по 31.01.2012 года на должность  технолога в ткацкий цех с окладом согласно штатного расписания.

 

Основание: заявление Г. И. Слыкова от 01.02.2011 года;

 трудовой договор № 12 от 01.02.2011 года;

 

С приказом ознакомлен     подпись    Г. И. Слыков

                                                                               01.02.2011г.

 

2. ПРЕДОСТАВИТЬ:

Сорокиной Ангелине Дмитриевне, ведущему экономисту планово – экономического отдела, трудовой отпуск на 24 календарных дня с 01. 02. 2011 по 24. 02. 2011 года за период с 01. 02. 2010 по  31. 01. 2011.

 

Основание: заявление А. Д. Сорокиной от 26.01.2011 года;

                     график отпусков;

 

С приказом ознакомлена     подпись    А. Д. Сорокина

                                                                               01.02.2011г. 

 

3. УВОЛИТЬ:

Кривец  Якова Каземировича, бухгалтера отдела оплаты труда, 11.02.2011 вследствие отказа от продолжения работы из-за изменений существенных условий труда.

 

Основание: приказ от 10.02.2011 № 16 об исключении профессии из списка вредных работ;

отказ Кривец Я.К. работать в новых  условиях.

 

С приказом ознакомлен     подпись    Я. К. Кривец