Сущность экспертизы ценности документов

Введение

 

 

 С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

Актуальность  этой темы в том, что что документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно.

Объектом исследования данной работы является экспертиза ценности документов. А предметом — раскрытие сущности экспертизы ценности документов.

Целью данной работы является составление  единого, общего представления об экспертизе ценности документов, ее функциях, рассмотрение этапов проведения экспертизы и выделение категорий дел, а также выявление сущности и функций экспертной комиссии в экспертизе ценности документов. Для достижения данной цели поставлены следующие задачи:

1. Проанализировать сущность экспертизы ценностей документов;
2. Рассмотреть основные этапы проведения экспертизы ценности документов;
3. Изучить сущность и функции экспертной комиссии в экспертизе ценности документов;
4. Сделать выводы по работе.

  Структура и объем работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы, общим объемом 15 страниц. Во введении обосновывается актуальность темы работы, формулируются цели и задачи, определяются объект и предмет исследования. В первой главе дается общее понятие об экспертизе ценности документов, ее сущности и функции. Во второй главе рассматриваются основные этапы проведения экспертизы ценности документов, выделяются категории дел. В третьей главе сформирована сущность и функции экспертной комиссии в экспертизе ценности документов. В заключении подводятся основные итоги, формулируются выводы, вытекающие из результатов работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретический  аспект изучения экспертизы ценности  документов 

 

1.1. Сущность  и функции экспертизы ценности  документов

 

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. [4.  С. 3]

Экспертиза  ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям  происхождения относятся:

• роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;
• время и место образования документов.

К критериям  содержания относятся:

• значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;
• значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

К критериям  внешних особенностей документа  относятся:

• юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);
• наличие резолюций, пометок;
• особенности передачи текста;
• особенности материальной основы документа;
• особенности физического состояния документа. [2. С. 216]

1.2. Этапы проведения экспертизы ценности документов и категории дел

 

Подготовка  документов к сдаче в ведомственный  архив включает следующие процедуры:

1. Проведение экспертизы ценности документов.
2. Оформление дел.
3. Составление описей дел.
4. Составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Экспертиза  ценности документов осуществляется на протяжении всего «жизненного цикла документа», начиная с определения схемы систематизации документов в дела и кончая передачей дел на государственное хранение. [5. C. 14]

Выделяются  следующие этапы проведения экспертизы ценности документов:

1. Определение сроков хранения документов по перечню при составлении номенклатуры дел.
2. Систематизация документов в дела соответствующих сроков хранения.
3. Корректирование сроков хранения документов при передаче дел в ведомственный архив.
4. Корректирование сроков хранения документов при передаче дел на постоянное хранение в государственный архив.

Экспертиза  ценности документов проводится постоянно  действующей экспертной комиссией  учреждения, фирмы. В крупных учреждениях, фирмах формируется центральная  экспертная комиссия, которая объединяет и координирует работу экспертных комиссий структурных подразделений.

В результате проведения экспертизы ценности документов выделяются четыре категории дел:

1. Дела постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив.
2. Дела долговременного хранения в ведомственном архиве учреждения, фирмы (свыше 10 лет).
3. Дела временного хранения (до 10 лет).
4. Дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

 Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими  сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожении проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период. По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

 В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделению к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется и их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. «Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет». [2. С. 231]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Сущность  и  функции экспертной комиссии  в экспертизе ценности документов

 

 

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно.  В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчинённых или подведомственных учреждений. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в «Основных правилах работы ведомственных архивов". 17 марта 1998 г. приказом Федеральной архивной службы России утверждено "Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации».

На основе этого Примерного положения  должно быть разработано положение об экспертной комиссии конкретной организации, фирмы, предприятия. [3. С. 16]

Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных  работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

В состав центральной экспертной комиссии входит также представитель учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической  и другой специальной документации может быть создана отдельная экспертная комиссия, состоящая из специалистов по этой документации.

Основные функции экспертной комиссии:

• рассмотрение проектов сводной номенклатуры дел учреждения, ежегодных изменений и дополнений, вносимых в номенклатуру;
• организация ежегодного отбора документов для хранения;
• рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и описей дел долговременного сроков хранения (свыше 10 лет), в т.ч. о личном составе;
• рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• организация рассмотрения предложений об изменении сроков хранения документов;
• участие в подготовке и рассмотрении нормативно-методических материалов по ДОУ и архивному делу;
• рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного срока хранения и утраченных делах, подлежавших передаче в последующем на государственное хранение;
• проведение инструктажей, консультаций, контроль за соблюдением требований инструкций об обработке, использованию и хранению документов и дел в учреждении, фирме;
• методическое руководство и контроль за деятельностью экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций. [6. С. 74]

Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.

Решения экспертной комиссии вступают в силу после утверждения руководителем организации.

В качестве экспертов  и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты  научных общественных и других сторонних  организаций.

В своей работе комиссия руководствуется законодательством России, основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами федерального министерства, ведомства, нормативно-методическими документами Росархива, положением о ЦЭК министерства, ведомства. В соответствии с Положением федеральное министерство, ведомство разрабатывают конкретное положение о своей ЦЭК, которое после согласования с Росархивом утверждается приказом руководителя министерства, ведомства, одновременно с утверждением персонального состава ЦЭК.

При выполнении возложенных  на нее задач экспертная комиссия имеет право:

1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным  подразделениям министерства, ведомства и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел  постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и  оформления документов и другие.
2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений министерства, ведомства, подведомственных организаций: письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу; документы, необходимые для определения сроков хранения документов.
3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства, ведомства, руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению,  об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.
4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, подведомственных организаций, а также представителей соответствующего архивного учреждения.
5. Информировать руководство министерства, ведомства и подведомственных организаций по вопросам своей компетенции. Представлять в установленном порядке министерство, ведомство в учреждениях Федеральной архивной службы России. [2. С. 109]