Экспертиза ценностей документов

Введение

В настоящее время архивоведение  в России рассматривается как самостоятельная научная дисциплина, объектом изучения которой являются «архивный фонд» как органически целостная система, и история архивов как динамичная структура сложного историко-культурного процесса. Помимо этого большое внимание уделяется экспертизе ценности документов. Во всех архивах страны ведется большая научно-исследовательская работа: публикуются описи, справочники и путеводители по архивным фондам, а также систематически издаются комплексы исторических источников.

Архивы являются самой  ценной частью социальной памяти, так  как они долговечны, специально создаются  для хранения документов и концентрируют  информацию о наиболее глубинных  сторонах жизни именно данного общества.

Бурный XXI век значительно пополнил архивы страны. Развитие архивного дела стало задачей государственного масштаба. 

Целью курсовой работы является изучить организацию экспертизы ценности документов, описать систему экспертных органов, рассмотреть задачи экспертизы ценности, описать организацию комплектования архива ВГУЭС г. Владивостока.

Архив Владивостокского государственного университета экономики и сервиса создан для обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности структурных подразделений университета, которые представляют собой практическую и историческую ценность для ВГУЭС.

Архив является подразделением Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего  профессионального образования  «Владивостокский государственный  университет экономики и сервиса» (ВГУЭС) и входит в состав Службы документационного обеспечения  управления.

Перед архивом ВГУЭС стоят следующие задачи:

• комплектование архива документами и обеспечение сохранности, учета, отбора и использования этих документов;
• подготовка и передача документов на хранение в Государственный архив Приморского края;
• осуществление методического руководства и проверок состояния документов в делопроизводстве структурных подразделений ВГУЭС.

  Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Организация экспертизы ценности документов

«Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение»¹.

В архивном деле это один из основных и наиболее ответственных  процессов работы с документами, заключающийся в их источниковедческой оценке,    в    результате   которой    осуществляются    комплектование государственных архивов  полноценными документами и формирование.

     «Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов»².

Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы  несут ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они  могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они  служат лишь средством обеспечения  оперативной деятельности учреждений. Роль их как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти  тотчас же после их возникновения.

       Таким образом, если отпала необходимость в информации, то теряют значение и первичные источники информации — документы, которые могут быть уничтожены. Следовательно, значение информации предопределяет возможность и длительность использования документов и обусловливает в связи с этим продолжительность их жизни.

       Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой. Документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы. Материалы же справочного информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их использования, после чего уничтожаются. 

Экспертиза ценности документов ВГУЭС проводится:

• при составлении номенклатуры дел;
• при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
• при подготовке и сдачи дел в архив ВГУЭС;
• при отборе документов к уничтожению.

В результате проведения экспертизы ценности:

• устанавливается комплекс документов постоянного хранения;
• производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;
• определяются уникальные и особо ценные дела;
• осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

 

 

 

1.1 Система экспертных органов

Экспертная служба представляет собой систему экспертных комиссий (ЭК) и экспертно-проверочных комиссий (ЭПК), на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на хранение в архив ВГУЭС создается экспертная комиссия структурного подразделения. Экспертная комиссия создается приказом руководителем структурного подразделения из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

В состав экспертной комиссии в обязательном порядке включается зав. архивом ВГУЭС. Председателем ЭК назначается один из руководителей структурного подразделения.

Экспертная комиссия проводит заседания не реже двух раз в год. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем и утверждаются руководителем структурного подразделения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются акты о выделении дел к уничтожению (Приложение 1).

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно – проверочной  комиссией соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать.

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих  подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные  экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных  подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

При других государственных  архивах и центрах документации действуют экспертно-методические комиссии (ЭМК). При Росархиве действует центральная экспертно – проверочная комиссия (ЦЭПК).  
Таким образом, система экспертной службы состоит из следующих звеньев:

• Архивные учреждения (ЦЭПК — ЭПК — ЭМК);
• Прочие учреждения и организации (ЦЭК — ЭК). 

Основное назначение этих комиссий — проведение практической и методической работы по экспертизе ценности документов и осуществление  руководства и координации деятельности экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций. 

Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа квалифицированных специалистов основных структурных подразделений и возглавляется одним из руководящих работников. В состав ЦЭК обязательно входит заведующий центральным архивом министерства и представитель центрального государственного архива. 

Экспертная комиссия назначается приказом руководителя организации, а возглавляется руководителем структурного подразделения. В состав комиссии включаются квалифицированные специалисты основного профиля деятельности учреждения (не менее трех — пяти человек). Обычно членом ЭК бывает также экономист или работник бухгалтерии, так как учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе дел. Согласно типовому положению в состав экспертной комиссии входят работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения (если нет штатной единицы заведующего архивом, то ответственное за архив лицо).

Для консультаций могут привлекаться специалисты из других организаций. В каждом учреждении целесообразно иметь индивидуальное положение об экспертной комиссии. 

Экспертная комиссия ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводит отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения. Это важнейший этап в работе по экспертизе ценности, так как при этом происходит отбор дел для передачи в дальнейшем на государственное хранение. 

ЦЭК осуществляет контроль за отбором дел в структурных  подразделениях и подведомственных организациях. Экспертная комиссия рассматривает описи, составленные в учреждении: годовые разделы описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, описи дел по личному составу постоянного хранения, дел временного хранения, дел по личному составу долговременного хранения. После одобрения описей дел постоянного хранения экспертная комиссия выносит решение о представлении их для утверждения ЭПК архивного учреждения. Центральная экспертная комиссия проводит такую же работу по центральному аппарату. 

Экспертная комиссия и центральная экспертная комиссия рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения, акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты об утере дел, подлежащих передаче на государственное хранение; также рассматривают вопросы приема на ведомственное хранение документов личного происхождения. 

Деятельность ЭК и ЦЭК оформляется протоколами (решениями), утверждаемыми руководителем учреждения.

Задача экспертных служб — сохранить наиболее ценные документы из тех, что освещают ход перестройки и экономических реформ. 

Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При  разработке этого положения следует  руководствоваться Примерным положением об экспертной комиссии организации, утвержденным Росархивом в 1995 году.

 

1.2 Задачи экспертизы ценности документов

В учреждении документы, содержащие ценную научную информацию, составляют сравнительно небольшую часть. В крупных центральных учреждениях с большим объемом документооборота возникает больше документов оперативного значения, поэтому процент документов постоянного хранения снижается, а в небольших учреждениях, повышается. При проведении экспертизы, прежде всего, обращается внимание на выявление и отбор документации научного значения.

Первой и основной задачей экспертизы ценности является установка документов, которые несут ценную информацию, и отбор их для передачи в государственные архивы. С целью её разрешения изучению подвергаются как документы отдельных учреждений, так и комплексы документов учреждений определенных ведомств.

Изучение документальных фондов позволяет выявить примерно две основные группы документов: имеющих  научную ценность и имеющих справочное значение. Документы научной ценности во всех учреждениях ведомств подвергаются сравнительному анализу, они сопоставляются друг с другом, в результате чего осуществляется окончательный отбор  их в государственные архивы.

       Задача отбора документов в государственные архивы требует всестороннего изучения функций, учреждений, в деятельности которых они образовались. Задачи и функции учреждений, масштаб деятельности, компетенция и другие факторы помогают определить ту роль, которую выполняют учреждения в ведомственной или отраслевой системе, и, учитывая ее, распределить учреждения на группы по степени их значимости. Такой подход к экспертизе ценности документов вызван неравноценностью их как источников информации. Он облегчает проведение экспертизы и позволяет установить очередность в проведении экспертизы каждой группы фондов и в целом способствует большей ее целенаправленности и планомерности.