Экспертиза ценностей документов

       Типовые документы возникают в деятельности учреждений, организаций и предприятий. Это позволяет их четко классифицировать и установить единые сроки хранения, обязательные для всех учреждений.

      В составе общей управленческой документации есть свои подсистемы типовой документации: например по кадрам. На такие документы может составляться самостоятельный перечень.

       Ведомственные перечни устанавливают сроки хранения для документов не только типового характера, но и другую специальную документацию, создаваемую учреждением по всем вопросам деятельности. Ведомственный перечень является основным нормативным документом при проведении экспертизы учреждений данного ведомства.

       В целях обеспечения качественного комплектования государственного архивного фонда в 1973 г. был издан «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы». Этим перечнем охвачены не только общие типовые документы, но и многие другие категории документов постоянного срока хранения. Он служит официальным сводом категорий и видов документов, которое государство считает необходимым хранить и является пособием по комплектованию государственных архивов.

             Со временем перечни устаревают и должны подвергаться переработке, через 10-15 лет после введения их в действие.

       Все виды перечней представляют собой, целую систему нормативных документов и методических пособий в области экспертизы и комплектования государственных архивов. Эта система пособий, охватывая огромную массу документов, правильно ориентирует на обеспечение сохранности наиболее ценных документов.

       Перечень типовых документов построен по функционально-отраслевому принципу, включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

       Основной частью описательной статьи является наименование категории документа.

       Определение сроков хранения документов является самым ответственным видом работ при экспертизе. От того, насколько правильно будет установлен срок хранения того или иного документа, зависит сохранности документа и его использование.

Перечни документов являются одновременно инструментом экспертизы ценности для установления сроков хранения документов и инструментом по комплектованию архивных учреждений.

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» в настоящее время разработана целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов.

В то же время в процессе работы с документами в организации  необходимо не только пользоваться названными методическими пособиями по экспертизе, но и творчески подходить к  оценке документов в процессе работы с ними.

 

 

 

     

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Комплектование архива ВГУЭС г. Владивостока

Пополнение архива ВГУЭС идет непрерывно. При этом учитываются изменения, происходящие в университете во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется состав документов, меняется их содержание, меняются представления и возможности в отборе документов. В каждый период времени мы имеем дело с двумя большими группами документов: созданными ранее и по тем или иным причинам, нормативно обусловленным или субъективным, не принятыми в архив и создаваемыми в настоящий момент.

   Создаваемая в настоящий момент и в будущем современная документация с точки зрения её отбора на хранение требует решения ряда проблем, которые традиционно объединяются в две большие группы: определение источников комплектования архива и определение состава принимаемых документов. Все остальные вопросы или входят в данные группы или непосредственно связаны с ними.

   «Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения и организации. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».⁴

Архив ВГУЭС является источником комплектования государственного архива Приморского края.

Основными источниками комплектования архива ВГУЭС являются:

• структурные подразделения;
• подведомственные организации;
• физические лица.

Определение источников комплектования предполагает:

• изучение структуры и организационных основ отраслевой системы;
• анализ состава организаций и их документации;
• установление форм приема документов от организаций, отнесенных к числу источников комплектования.

Комплектование архива ВГУЭС – это систематическое пополнение архива документами, в соответствии с его профилем, и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого  архива.

Система мероприятий по комплектованию архива ВГУЭС включает:

1. комплектование архива документами и обеспечение сохранности, учета, отбора и использования этих документов;
2. подготовка и передача документов на хранение в Государственный архив Приморского края;
3. осуществление методического руководства и проверок состояния документов в делопроизводстве структурных подразделений ВГУЭС.

Критериями источников комплектования являются:

• Функционально – целевое назначение учреждения (выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах.);
• масштаб его деятельности (многопрофильность, объем уставного фонда, состав учредителей и участников, межрегиональная деятельность, численность работников);
• вид организации (сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур);
• полнота отражения в ее документах ценной информации (степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций).

       Документы в архив ВГУЭС передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. Архив ВГУЭС комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.  Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях ВГУЭС и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.

В государственный архив Приморского края дела поступают по мере истечения их срока хранения в  архиве ВГУЭС в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

Для документов личного происхождения  учитываются:

• значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя;
• степень сохранности его фонда;
• взаимосвязь его фонда с другими фондами.⁵

Документы личного происхождения в архив передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

В архив передаются документы организаций – предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

Заключение

В завершении, хотелось бы сказать, что комплектование архивов и экспертиза ценности документов – это сложный процесс, требующий наличия специальных знаний и квалификации проводящих ее членов комиссий. Методика проведения комплектования архивов и экспертизы ценности документов складывалась в течение длительного периода времени.

Современная экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических документов, в том числе номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности документов. Кроме того, она проводится на основе разработанных критериев экспертизы ценности     документов - системы научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций архивоведения  и службы ДОУ, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном итоге, определение состава Архивного фонда Российской Федерации в целом.

В данной работе рассмотрены задачи экспертизы ценности документов, изучена организация экспертизы ценности, описаны нормативно-методические документы, раскрыты критерии происхождения документов, также описана организация комплектования архива ВГУЭС г. Владивостока.

Цель курсовой работы достигнута.

 

 

 

 

Список использованных источников

Нормативно – правовые акты

1. ГОСТ Р 51141-98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. – С. 10.
2. Ст. 3 п. 16. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ от 22.10.2004//Российская газета. 2004. 27окт.
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, в ред. от 27.10.2003 г.

Литература

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Комплектование архива в современных условиях // Делопроизводство. 2002. № 4.
2. Бурова, Е.М. Особенности комплектования архивов документами// Делопроизводство. – 2007. - № 1. – С. 82 – 89.
3. Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения/ Т.В. Кузнецова // Секретарское дело.- 2005.- № 11.
4. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика)/Сост. М.П. Жукова, Н.А. Пучко, О.В. Усанова и др.- М., 2006.

Ссылки

1. www.arhivespro.ru
2. http://www.zakonprost
3. http://delo-ved.ru

 

 

Приложение

 

 

 

Приложение 1

Форма акта об уничтожении документов

 

¹ Ст. 3 п. 16. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ от 22.10.2004//Российская газета. 2004, 27окт.

² Алексеева, Е.В. Некоторые аспекты выявления, отбора и использования особо ценных и уникальных документов // Делопроизводство. – 2007. – № 2. – С. 99 – 104.

³ГОСТ Р 51141-98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. – С. 10.

⁴ Бурова, Е.М. Особенности комплектования архивов документами// Делопроизводство. – 2007. - № 1. – С. 82 – 89.

⁵ Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Комплектование архива в современных условиях // Делопроизводство. 2002. № 4.