Автор работы: Пользователь скрыл имя, 28 Декабря 2012 в 12:02, курсовая работа
В настоящее время архивоведение в России рассматривается как самостоятельная научная дисциплина, объектом изучения которой являются «архивный фонд» как органически целостная система, и история архивов как динамичная структура сложного историко-культурного процесса. Помимо этого большое внимание уделяется экспертизе ценности документов. Во всех архивах страны ведется большая научно-исследовательская работа: публикуются описи, справочники и путеводители по архивным фондам, а также систематически издаются комплексы исторических источников.
С отбором документов в государственные архивы связано решение некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо определить, в составе каких фондов и в какие государственные архивы должны поступать определенные категории документов. Иными словами, экспертизой определяется состав документов архивного фонда, соответствующих профилю каждого государственного архива. Определение места хранения той или другой документации (плановой, отчетной) вызвано наличием в фондах учреждений, взаимосвязанных в управлении, большого количества вполне идентичных документов и документов с повторяющейся информацией. При централизованной системе управления одни и те же документы могут быть не только в фонде учреждения, но и в фондах подчиненных, соподчиненных и вышестоящих учреждений. Экспертизой устанавливается, в составе каких фондов с учетом поступления их в определенный государственный архив (союзного, республиканского, местного значения) документы с повторяющейся информацией должны быть сохранены и в составе каких – выделены к уничтожению.
Вторая задача экспертизы – определение сроков хранения документов. Задача эта менее сложная. Разрешается она изучением документов справочного значения и распределением их на группы долговременного (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет на момент заведения дела), временного (до 10 лет включительно) и кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для документов каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и на основе соответствующих правовых норм – государственной и общественной жизни, а также многолетнего опыта работы учреждений и архивов по использованию документов.
Третья задача экспертизы – установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.
Документы подвергаются экспертизе и в других целях. В государственных и ведомственных архивах необходимость рассмотрения документов с точки зрения их значения возникает при публикации документов, создании различного рода справочников (описей, обзоров, каталогов, путеводителей), отборе для микрофильмирования и т. п. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие поступающих материалов профилю архива-приемщика. Проводится экспертиза и при покупке документов. Приобретая документы, архивы, музеи, библиотеки подвергают их всестороннему изучению с целью оценки.
При проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, а часто и невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на государственное хранение. Однако нельзя впадать и в другую крайность: оставлять на хранение документы второстепенного значения. Особенно это важно в связи с ростом числа учреждений, организаций и предприятий и расширением сфер их деятельности. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется примерно до 100 миллиардов документов, что составляет не менее 1 миллиардов дел.
Поэтому одна из существенных задач экспертизы на современном этапе – изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимой информацией о политической, экономической, культурной и другой жизни страны.
1.3 Принципы отбора документов и критерии их оценки
В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности и комплексности.
Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.
Принцип всесторонности требует
при проведении экспертизы ценности
рассматривать различные
На основании принципа
комплексности документы
С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии – признаки, на основании которых определяется ценность документов. Признаки оценки документов были известны еще дореволюционным архивистам. Они не являются категорией устойчивой, изменяются под влиянием различного рода факторов, например развития государственного аппарата, процессов документирования. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает. На смену им появляются другие. Ряд критериев носит универсальный характер. Некоторые критерия применяются только при оценке специальных видов документации.
Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации являются:
Критерии происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы. Значение документов каждой группы учреждений определяет организация работы и методику отбора документов.
Первую группу составляют учреждения органов власти, управления, научные учреждения, высшие учебные заведения, крупные культурно-просветительные учреждения, заводы, и др. Эти учреждения играют первостепенную роль в жизни общества и, следовательно, их документы имеют большое научное и историческое значение.
Вторую группу составляют те учреждения, от которых документы принимаются выборочно. Это учреждения районного и городского подчинения.
Третью группу составляют учреждения вспомогательного и обслуживающего характера и выполняющие свои функции в узких строго ограниченных территориальных границах. К числу таких учреждений относятся: магазины, автобаза, гостиницы, жилищно-строительные кооперативы и т.д. Документы этих учреждений несут контрольно- учетные функции и для деятельности учреждения имеют лишь временное практическое значение, но нельзя исключать возможность появления документов имеющих ценность, как источник научных исследований о численности рабочих, объеме работ или новаторстве.
документов;
Наиболее полноценно основную деятельность организации отражают организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения. Справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная, некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.
Повторение и поглощаемость
информации. Этот критерий применяется
в основном при экспертизе текущей,
плановой и отчетной документации.
Например, содержание месячных отчетов
поглощается квартальными; содержание
квартальных отчетов
Критерий подлинность. Подлинником называется документ, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, то есть документ, написанный на бланке, имеющий печать, штамп и подпись руководителя учреждения или структурной части, от имени которых он исходит. Критерий подлинности документов имеет двоякое значение. С одной стороны, он определяет основное требование архивистов, заключающееся в том, что все официальные документы, принятые на государственное хранение: постановления, распоряжения, протоколы и другие – должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения.
С другой стороны, он применяется в экспертизе документов социально правового характера (договора, акты, соглашения, обязательства, решения исполнительных органов), образующихся в процессе заключения всякого рода сделок, торговых операций, выдачи денежных ссуд. Эти документы определяют права одних контрагентов, обязанности других, права истцов, сроки выполнения договорных обязательств, а также судебных решений, их обжалования и т. д.
оформления документа;
При экспертизе ценности документов принимается во внимание их физическое состояние. Если документы имеют внешние повреждения, то следует, прежде всего, решить, заслуживают ли они восстановления. Неудовлетворительное состояние документов, не представляющих большой научной ценности, может служить основанием для их уничтожения. Ценные документы, являющиеся уникальными, по возможности восстанавливаются, реставрируются, с них снимаются фотокопии. Плохое физическое состояние основных категорий документов часто вынуждает оставлять на постоянное хранение документы второстепенного значения.
Определенную роль в экспертизе выполняют и такие критерии ценности, как автографичность, юридическая сила документов; палеографические и языковые особенности. В качестве критериев ценности могут также выступать объем фонда и делопроизводственная форма документов. Перечисленные критерии в экспертизе применяются неодинаково. Одни из них учитываются всегда, независимо от характера, времени происхождения, способа воспроизведения и других специфических особенностей документов. К их числу следует отнести значение содержания документов и значение учреждения или лица, в деятельности которого они образовались. Эти критерии применимы ко всякой документации и являются главными, определяющими ценность документов. Другие критерии такие, как, палеографические, языковые или художественные особенности документов, выступают значительно реже, главным образом при проведении экспертизы фондов личного происхождения, фондов учреждений ранних периодов или документации, на образовании которой сказались национальные черты и особенности фондообразователей.
К числу важных критериев ценности следует отнести критерий значимости автора документа. Автором может быть определенное лицо или учреждение. Этот критерии широко применим к документам фондов личного происхождения, издательств, редакций газет, журналов, творческих коллективов, театров, музеев.
Значение отдельных личностей в научной, политической общественной, культурной жизни существенно влияет на ценность создаваемой документации. Историческое значение того или иного учреждения так же предопределяет ценность его документов. Поэтому все сохранившиеся документы могут быть оставлены на хранение только вследствие того, что они образовались в процессе деятельности или исторических по своей роли учреждений или крупных общественных и государственных деятелей, выдающихся людей науки, техники, литературы, искусства.
С особым вниманием надо относиться к рукописям, к документам за подписью их автора, или с авторскими пометками, резолюциями и т.д.
1.4 Нормативно – методические документы по экспертизе ценности документов
Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе ценности документов служат различные перечни документов.
«Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, подлежащих постоянному хранению».3 Перечни относятся к основным справочным пособиям по экспертизе. Они ориентируют в сроках хранения документов, облегчают отбор документов на хранение.
Перечни ограничивают архивиста от односторонней, субъективной и в отдельных случаях даже предвзятой оценки значения документов, регламентируют сложный процесс экспертизы и облегчают ее проведение.
Если исходить из целевого назначения, то можно выделить 2 группы перечней: первая группа - перечни, устанавливающие сроки хранения для определенных видов документов, ко второй группе относятся - перечни, устанавливающие виды и разновидности документов, подлежащих обязательной сдаче в государственные архивы.
По характеру документации перечни обеих групп можно подразделить на перечни типовых документов, которые образуются при выполнении общих для всех учреждений функций, и на перечни документов конкретных учреждений и ведомств: статистика, БТИ, налоговая, таможня и т.д.
Основным видом перечней первой группы являются «Перечни типовых документов с указанием сроков хранения» 1989 г. и 2000 г.