Экспертиза ценности документов: критерии определения ценности документов и правила оформления результатов

 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

 ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ 

«РОССИЙСКАЯ ПРАВОВАЯ АКАДЕМИЯ

МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

ФАКУЛЬТЕТ ПРАВОВЕДЕНИЯ

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине:

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ  УПРАВЛЕНИЯ»

 

 

на тему:

«ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ: КРИТЕРИИ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ»

 

 

 

 

 

Выполнила:

 

 

 

 

Преподаватель:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2009

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение	………………………………….	3
1.Экспертиза ценности  документов	………………………………….	4
1.1.Задачи экспертизы ценности документов	………………………………….	5
1.2.Этапы экспертизы ценности документов	………………………………….	5
1.3.Подготовка дел к  уничтожению	………………………………….	14
2.Экспертная комиссия	………………………………….     ………………………………….   ………………………………….	17     18   19
2.1.Основные задачи  экспертной комиссии   2.2.Функции экспертной  комиссии
2.3.Права экспертной  комиссии	………………………………….     ……………………………….....	20     21
2.4.Организация работы экспертной комиссии
2.5.Критерии определения ценности документов	………………………………….	22
Список использованных источников	………………………………….	23

 

 

Введение

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает в себя стадии документирования, которое  понимается как удостоверенная особыми способами фиксация информации на различных носителях, стадии использования, включающего учет движения документов в текущей деятельности офиса и стадии хранения документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.

Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных  носителях, а также полученных от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, неодинаковы.

Некоторые документы  необходимы только для оперативной работы с ними в течение достаточно ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей практически любого офиса организации.

Одни документы, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении  жизни человека. Но и они со временем утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума.

В других запечатлены  основные вехи в истории становления  и развития учебного заведения, фирмы, корпорации, и они представляют ценность только для данной организации и  должны храниться все время, пока существует организация.

Третьи отражают научно-технические  достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь. Такие документы имеют  важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации, в его государственную или негосударственную часть в зависимости от автора и владельца.

Последние как памятники  истории и культуры наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи  должны быть сохранены максимально  долго, в идеале – бессрочно, т.е. по документной терминологии, постоянно.

В силу типичности и неоднократной  повторяемости задач в системах управления появляется возможность  проведения оценки ценности большей  части документной информации, циркулирующей  в любой системе управления на основе единых критериев.

Такая деятельность в  системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

 

 

1. Экспертиза ценности документов (ЭЦД)

Согласно Федеральному закону РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. ЭЦД осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют (поэтому, например, не проводится экспертиза ценности документов 1920-х гг. по перечням 1990-х гг.)

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего  Архивного фонда страны. Именно в  итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются  в государственных архивах.

1.1.Задачи экспертизы ценности документов.

Первая задача — отбор  наиболее ценных документов из ведомственных  в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение  профильности документов тому или иному  государственному архиву.

Вторая задача — определение  сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных  сроков хранения такие документы  могут быть разделены на две группы:

 

1. Для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);
2. Для временного хранения.

 

Третья задача — обеспечение  полноты состава архивного фонда  путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача — отбор  на хранение наиболее информативно емких  документов.

 

1.2.Этапы проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

1. В делопроизводстве;

2. В ведомственном  архиве;

3. В государственном архиве;

В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

Ведомственный и государственный архивы.

В результате деятельности любой организации в течение  года образуется большое количество документов, совокупность которых составляет ее документальный фонд. Но не все документы имеют историческую, научную, культурную и иную ценность, поэтому не все они подлежат архивному хранению. Наиболее ценную часть документального фонда организации составляет архивный фонд, который должен поступать на хранение в государственный архив.

В нашей стране, начиная  с 1918 года действует широкая сеть государственных архивов, однако в  каждой организации должен существовать и свой архив – архив организации. Он носит наименование ведомственный архив. Для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные и негосударственные организации создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения, близкие к ведомственным архивам по задачам, функциям и правовому положению. Деятельность ведомственного архива закрепляется в Положении об архиве организации.

Под ведомственным архивом  понимается и центральный архив  министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного срока хранения. Даже если в штатном расписании не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом специалиста, ответственного за архив, из числа штатных сотрудников.

Рассмотрим, чем различаются  функции государственного и ведомственного архивов:

Государственный архив	Ведомственный архив
Самостоятельная организация  с постоянным составом документов	Структурное подразделение
Входит в систему  архивных учреждений	Не входит в систему  архивных учреждений; служит источником формирования госархива и объектом контроля с его стороны
Является научно-исследовательским  учреждением	Не занимается научно-исследовательской  работой
Состав документов определяется принадлежностью фондов учреждения к административно-территориальной  единице	Состав документов ограничен  документами своей организации
Документы хранятся постоянно	Документы хранятся временно, в соответствии со сроками их хранения
Проводит отбор документов постоянного срока хранения из ведомственного архива	Принимает документы  от структурных подразделений организации
Контролирует проведение экспертизы ценности документов, т.е. утверждает описи дел	Участвует в проведении экспертизы ценности, начиная от составления номенклатуры дел до выделения дел к уничтожению

 

Таким образом, несмотря на совпадение целей государственных  и ведомственных архивов, их функциональные обязанности имеют некоторые  различия. Можно сказать, что ведомственные архивы являются связующим звеном между организацией и государственным архивом, в который на хранение поступают:

• законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в организации (постоянного срока хранения и по личному составу);

 

 

• фонды ликвидированных организаций, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу);
• документы (свыше 10 лет срока хранения), необходимые в практической деятельности;
• личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данной организации или в подчиненных ей организациях;
• служебные и ведомственные издания;
• страховые фонды особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий;
• научно-справочный аппарат к документам архива.

 

При организации архива в организации необходимо, прежде всего, определить площадь помещения, выделяемого под архив. Она будет  зависеть от объема документооборота организации и количества работников, т.е. объема документов, и среднего объема документов.

Документы в государственных  и ведомственных архивах размещаются  по-разному. Это вызвано тем, что  в государственном архиве могут  храниться дела постоянного срока  хранения различных отраслей народного  хозяйства, в то время как ведомственных архив хранит дела отрасли или конкретной организации. Дела в ведомственном архиве можно размещать двумя способами: 1) по структурным подразделениям; данный способ удобен для документов постоянного и долговременного срока хранения и облегчает дальнейший поиск; 2) по срокам хранения; так в целях экономии площади дела временного хранения лучше размещать не по структурным подразделениям, а по срокам хранения. В этом случае дела всех структурных подразделений за один год, имеющие срок хранения пять лет, хранятся вместе. Дела с долговременными сроками хранения можно размещать в дальней комнате или на дальнем стеллаже

В соответствии с правилами  стеллажи нумеруются слева направо  от входа. Стеллажи бывают двусторонние (стоящие торцами к стене) и  односторонние (расположенные вдоль стены). В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается  сначала с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны.