Экспертиза ценности документов: критерии определения ценности документов и правила оформления результатов

В акт о выделении  дел к уничтожению вносятся документы  только с истекшими сроками хранения; одновременно за этот же период составляются годовые разделы сводной описи  дел по личному составу (приказы, списки личного состава, карточки учета и личные дела уволенных работников, лицевые счета или расчетные ведомости по заработной плате, невостребованные трудовые книжки и другие личные документы, акты о несчастных случаях), а также годовые разделы сводных описей дел долговременного хранения (свыше 10 лет, но для некоторых организаций целесообразно включение в опись и дел со сроком хранения 10 лет). Акты рассматриваются и одобряются экспертной комиссией (ЭК) организации (структурного подразделения), подписываются должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и утверждаются руководством организации.

 

2.Экспертная комиссия

Постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК) создается  для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия.

Постоянно действующая  ЭК является совещательным органом  при руководителе учреждения, работает в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего госархива и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

В крупных организациях с большим объемом документооборота создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся кроме перечисленных рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Экспертные комиссии назначаются приказом руководителя организации в составе не менее  трех – пяти человек под председательством  одного из руководящих работников. В состав ЭК могут входить: заместитель руководителя организации, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, главный специалист и секретарь. Члены ЭК помогают персоналу службы ДОУ вести деятельность, связанную с подготовкой дел к последующему хранению и уничтожению.

ЭК действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии.

В целях методического  единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Государственной  архивной службой Российской Федерации (Росархивом) в 1995 г. разработано и утверждено типовое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.

В помощь организациям при  проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан также ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функциональных групп документов:

• изобретений и открытий
• документов с повторяющейся информацией
• научно-технической документации
• производственных автоматизированных систем управления
• редакционных документов и т.д.

 

2.1.Основные  задачи экспертной комиссии

Основными задачами ЭК являются:

• Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
• Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
• Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

 

2.2.Функции экспертной комиссии

Основными функциями  ЭК являются:

• организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
• рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
• подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов, методических пособий по вопросам документационного обеспечения, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);
• инструктаж, консультации и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений (если они есть).

 

3. Права экспертной комиссии

Экспертная комиссия имеет право:

• В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
• Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

        - письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

• Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.
• Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.
• ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
• Информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
• В установленном порядке представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы России

 

2.4.Организация  работы экспертной комиссии

• Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания.
• ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.
• Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
• Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается  простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает  председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

• Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

 

2.5.Критерии определения ценности документов

Экспертизу ценности документов и составление актов о выделении к уничтожению документов и дел экспертная комиссия осуществляет на основе следующих групп критериев:

1. Критерии происхождения:

        - роль и место организации,  деятеля науки, культуры, политики  в социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов;

2. Критерии содержания:

- значимость событий,  явлений, предметов и фактов, отраженных  в документах, значение зафиксированной  в документах информации, ее повторяемость  в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа;

3. Критерии внешних  особенностей документа:

- юридическая достоверность,  т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок  о прохождении и исполнении, особенности  передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

 

1. Учебная литература.
1. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений. – 5-е изд. – М.: Издательский центр «Академия»,2006.
2. Андреева В.И., Батюк С.Н. Инструкция по документационному обеспечению деятельности фирмы: Практическое пособие для негосударственных структур. – М.: АО «Технолюкс-2», 1996.
3. Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. – М.: Юрайт-Издат, 2004.
4. Журнал «Делопроизводство в организациях, учреждениях и на предприятиях» 2002г., №1

 

2. Нормативные материалы.
1. Федеральный закон РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19 января 1995 г. №2)