Информатизация архивного дела

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Современное общество характеризуется высоким уровнем развития информационных и телекоммуникационных технологий и их интенсивным использованием гражданами, бизнесом, общественными организациями и органами государственной власти; повсеместным внедрением в государственном масштабе систем электронного документооборота (в том числе межведомственного), переводом в электронный вид государственной учетной деятельности, а также созданием и развитием специальных информационных систем обслуживания запросов населения и организаций.

Эти приоритетные направления информатизации общества влекут за собой необходимость формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений, выполняющих важные общественные и государственные функции, именно поэтому чрезвычайно актуальной является тема информатизации архивов.

Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов. В ходе этого процесса необходимым остается выполнение задачи сохранения и защиты архивов.

Актуальность работы заключается в том, что именно сейчас необходимо разработать концепцию с целью оптимизировать организацию работ по информатизации в архивных учреждениях всех уровней и интенсифицировать эти работы.

Целью данной работы является изучение применения информационных технологий в архивном деле.

Задачи:

1. Пояснить значение электронного документооборота и его особенностей применения в архиве;

2. Рассмотреть основные базы данных в архивном деле;

3. Изложить сущность и задачи основных государственных программ «Архивный фонд», «Программа информатизации архивного дела в РФ»;

5. Рассмотреть способы организации архивных документов на нетрадиционных носителях.

Предмет - архивное дело.

Объектом – информационные технологии и их перспективы в архивном деле.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА I Информатизация архивного дела

1.1 Этапы информатизации архивного  дела

 

В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов:

1. период с конца XIX в. до 1950-х гг.;

2. период с 1950-х до первой половины 1970-х гг.;

3. период второй половины 1970-х гг. – первой половины 1980-х гг.;

4. период второй половины 1980-х – 1990-х гг.

История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. Вместе с тем для каждого этапа характерна своя трактовка роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела в стране.[11]

На первом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счётно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учёта населения (переписи населения), планирования, отчётности на производстве и т.д.

Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и её влиянием на историческую науку и архивоведение.

Основным итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация ещё не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела. Однако именно на базе междисциплинарных исследований 1960-х гг., сблизивших архивоведение и теорию информации, получил развитие «информационный подход в архивоведении», представленный трудами Р.Н. Ефименко, К.И. Рудельсон и др. Это во многом определило современные представления о теории классификации и фондирования, научно-справочном аппарате.[10]

Третий этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем – АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан, прежде всего, с эволюцией носителей информации (микроплёнки, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ), а также с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства. Результатом этого процесса стал тот факт, что к началу 1980-х гг. перед архивами впервые встал вопрос об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов, отложившихся в деятельности отраслевых государственных вычислительных центров (ГВЦ). Вместе с тем этот период, безусловно, ценен позитивным опытом по контролю и унификации процессов автоматизации управления в рамках Государственной автоматизированной системы НТИ (ГАСНТИ), включавшей сеть автоматизированных центров и распределённых автоматизированных банков данных.

Четвёртый этап связан с началом стихийной компьютеризации сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК и другие архивы.

В 1990-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путём оцифрования источников на традиционных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования). Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.[10]

 

1.2 Понятие архивного дела. Информатизация. Объект и цели

 

Архивное дело – отрасль деятельности общества (государства), охватывающая политические, правовые и практические аспекты хранения и организации использования архивных документов.[2]

Информатизации архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путём внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.[5; 10]

Под объектом информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных ИТ.

Цели информатизации архивного дела:

• Избавление труда архивиста от рутинных операций.

• Повышение точности и оперативности учёта документов в архиве.

• Получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов.

• Повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам.

• Обеспечение сохранности документов – создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путём оцифровывания архивных документов (сканирования).[5; 12]

 

 

 

1.3 Принципы и направления информатизации

 

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

• преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
• преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;
• системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: архивные автоматизированные технологии представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;
• внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;
• сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Реализация этих принципов должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта. [7; 28]

Основные направления информатизации:

• организация учета документов Архивного фонда РФ;
• учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах;
• овершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов;
• формирование страхового фонда и фонда пользования;
• проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания;
• автоматизация организационно-управленческих функций архивов.
• информатизация архив документооборот[7; 34]

 

1.4 Организация внедрения информационных технологий в архиве

 

Для государственных архивов в 1995 году Росархивом была разработана концепция информатизации архивного дела России, на основе которой была создана «Программа информатизации архивного дела в Российской Федерации». В соответствии с концепцией предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов.

В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в государственном архиве целесообразно создание интегрированной интеграционной системы архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении.[6; 54]

Эта система должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описание архивных документов, автоматизированную поддержку учёта и поиска архивных документов; контроль над обеспечением сохранности документов; внедрение списков источников комплектования, учёта использования документов архива.

Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации её в архиве.

Разработка и её внедрение осуществляется в несколько этапов:

• изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации;

• разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных;

• постановка задачи и технического задания должны быть составлены специалистами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения совместно. Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом;

• поиск подходящего под определённую задачу программного продукта и фирмы – системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надёжность выбранного вами приложения, солидность фирмы;

• заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации – сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п.;