Информатизация архивного дела

 

Содержание 
 

Введение __________________________________________________________3 

Глава 1. Информатизация архивного дела_______________________________4 

1. Понятие архивного  дела. Информатизация. Её объект и цели___________________________________4
2. Организация внедрения информационных технологий в архиве__4
3. Электронный документооборот и  его особенности применения в архиве _________________________________________________6
4. Базы данных в архивном деле______________________________9

 

Глава 2. Основные пути создания автоматизированной информационной службы____________________________________________________________13 

      2.1. Программа «Архивный фонд»________________________________

      2.2. «Программа информатизации архивного  дела в РФ»_____________14

      2.3. Подпрограммы федеральных программ развития архивного дела__15 

Заключение________________________________________________________20 

Библиография______________________________________________________22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Введение

        В настоящее время  компьютеры не только выполняют работы, характерные для века информации, систематизируют и хранят данные, в том числе архивные документы, но и осуществляют операции, считавшиеся прежде сферой деятельности человека: решение задач и проблем, требующих логических рассуждений с использованием хранимой информации.

      Быстрое развитие электронной техники привело  к дальнейшему совершенствованию  информационных и архивных технологий; многие архивы оснастились персональными  компьютерами и настольными  издательскими  системами; появились новые возможности по обеспечению сохранности архивных документов, обеспечению их обработки и использования.

      В 1991 году участники международного совещания  архивистов, который проходил в Италии (г. Масерата), рассмотрели влияние  новых информационных технологий на теорию и практику архивного дела. Они отметили, что «никакие культурные или национальные традиции не устоят перед всеобъемлющей мощью информационных технологий», и даже, что «поразительные достижения ИТ потрясают наследие прошлого; разрыв радикалеи и перемены необратимы».

      Целью моей курсовой работы является изучение применения новых информационных технологий в архивном деле.

        Объектом курсовой работы, в данном случае, будет являться архивное дело, а предметом – новые информационные технологии и их применение в архивном деле.

Тема считается  актуальной, так как сейчас архивисты  уделяют ей много времени и  исследуют все проблемы. 
 

  Глава 1. Информатизация архивного дела

  1.1. Понятие архивного  дела. Информатизация. Её объект и  цели.

Архивное дело – отрасль деятельности общества (государства), охватывающая политические, правовые и практические аспекты хранения и организации использования архивных документов.[11;15]

Информатизации  архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путём внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.

  Под объектом информатизации понимают функции  и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных ИТ.

 Цели информатизации архивного дела:

• Избавление труда архивиста от рутинных операций
• Повышение точности и оперативности учёта документов в архиве
• Получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов
• Повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам
• Обеспечение сохранности документов – создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путём оцифровывания архивных документов (сканирования).

  1.2. Организация внедрения информационных технологий в архиве

  Для государственных архивов в 1995 году Росархивом была разработана концепция  информатизации архивного дела России, на основе которой была создана Программа  информатизации на 1997  - 2000 гг. В соответствии с концепцией предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов.

  В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в государственном  архиве целесообразно создание интегрированной  интеграционной системы архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении. Эта система должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описание архивных документов, автоматизированную поддержку  учёта м поиска архивных документов; контроль за обеспечением сохранности документов; внедрение списков источников комплектования, учёта использования документов архива.  

Успешное функционирование информационно-поисковой системы  во многом зависит от правильной организации  её в архиве. Разработка и её внедрение осуществляется в несколько этапов:

1. Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации
2. Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных (структура БД, таблицы, поля, отчёты и т.д.). Постановка задачи и технического задания должны быть составлены специалистами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения совместно. Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом.
3. Поиск подходящего под определённую задачу программного продукта и фирмы – системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надёжность выбранного вами приложения, солидность фирмы.
4. Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации – сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п.
5. Создание, установка и адаптации программы осуществляется программистом или фирмой – системным интегратором – на основе технического задания.
6. Сертифицирование и регистрация программного продукта
7. поддержка и обслуживание системы.

  Архивист  может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он должен быть способен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по её совершенствованию.

  1.3. Электронный документооборот

  Конец ХХ века ознаменовался стремительным  развитием компьютерных технологий и вступлением развитых стран в эпоху электронной документации. Давно стали привычными такие понятия, как система управления базами данных, автоматизированная информационно-поисковая система, электронные системы управления предприятием и документооборотом.

  В условиях бурного развития компьютерных технологий происходит переход аналоговой техники прошлого к  электронной  цифровой технике будущего. Вместе с тем, несмотря на быстрое увеличение доли цифровых документов в  общем  объёме документации, значительное число архивов ещё не принимает сегодня электронные документы на постоянное хранение

  В настоящее время в экономически развитых странах и в России многие службы, банковские и финансовые учреждения принимают первичную информацию только на магнитных носителях. Электронные документы стали реальностью. Они приобретают всё большее значение в информационном обеспечении общества и со временем станут основными источниками информации при решении многих практических и научных задач.

  Восьмидесятые годы стали своеобразным рубежом в развитии электронного документооборота. Компьютеры быстро совершенствовались, а новое программное обеспечение, типа текстовых процессоров и электронных таблиц, сделало их доступными и полезными для широкого круга пользователей.

  По  мере того, как компьютерные приложения всё большее количество административных процедур, производимые ими электронные  записи приобретали большее сходство с традиционными документами  и меньшее – с числовыми  файлами данных. В 1987 году в докладе  Национального архива США о воздействии компьютерных систем на практику делопроизводства отмечалось, что «через несколько лет большое количество  записей будут сохраняться только в электронной форме».¹[12;19]

Включение архивистов в группы разработчиков новых  информационных систем – одна из характерных черт третьего, современного, этапа развития архивов электронной документации на Западе. На Западе современный уровень компьютеризации «традиционных» архивов позволяет принимать на хранение документы на оптических дисках. В этих условиях роль существующих архивов машиночитаемых данных может свестись к передаточному звену между организациями и архивами.

Совершенствование методики экспертизы ценности электронных  документов – наиболее очевидный  результат исследований и дискуссий архивистов разных стран. Однако он лишь косвенно связан с развитием информационных технологий. Без участия архивистов в создании электронных систем делопроизводства уже нельзя обойтись, даже если бы перестали появляться новые компьютерная техника и программные продукты.

  С начала 90-х годов популярность приобрела  концепция распределённых электронных  архивов. Суть её состоит в том, чтобы  документы хранились в тех  организациях, которые их создали.

Для того чтобы  организовать надёжное и постоянное хранение электронных документов, архив должен или превратиться в музей устаревающей техники и программных средств, или перевести документы в новые компьютерные системы.

  Создание  музеев устаревших аппаратных и программных  средств периодически обсуждается  архивистами, но обычно откладывается как слишком дорогой проект, так как требует не только приобретения и поддержания в рабочем состоянии разнообразной техники и компьютерных программ, но и содержания штата уникальных специалистов-техников.

Независимо от модели организации электронных архивов реалии современного компьютерного мира меняют представление об их вспомогательном значении в административно-управленческой практике. Архивы перестают быть просто физическим местом средоточия информации. Они накапливают опыт административных, финансовых и юридических условий хранения и использования информации, вмешиваются в разработку компьютерных систем и стандартов электронных данных. От того, насколько успешно архивы справятся со своими новыми обязанностями, зависят не только возможности историков ХХ1 века объективно судить о нашем времени, но и способность общества адаптироваться к кардинальным изменениям информационной среды.

4. Базы данных в архивном деле

  В архивном деле в основном применяется  технология баз данных, а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т. д.).

  Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учётные  и информационно-поисковые. Эти две  категории баз данных различаются  структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учётные базы данных: Служат для обработки статистических массивов – учёта документов и дел в архиве, учёта использования, контроля за обеспечение сохранности и т.д.