Этапы информатизации архивного дела

 

Оглавление

 

Введение

1.Этапы информатизации архивного дела

2. К компьютеризации основных функций архива

2.1 Объекты и цели информатизации  архивного дела

2.2 Информационные технологии  и организация их внедрения  в архивах

2.3 Организация внедрения  информационных технологий в  архиве

2.3. Принципы информатизации  архивного дела

Заключение

Список используемой литературы

 

 

Введение

 

В конце XX в. компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том числе и работу архивных учреждений. Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ и библиотек расширяет доступ (в том числе и удаленный) к документной информации, увеличивает возможность научного анализа информационных богатств архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы издания документов и справочников на электронных носителях (CD, DVD), интеграцию информационных ресурсов архивов в мировое киберпространство.

Информатизация архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов. Государственные архивы являются крупными информационными системами регионального информационного пространства. Возможности такой информационной системы зависят от объема и характера находящихся на государственном хранении документов, с одной стороны, и от доступности информационных ресурсов в процессе их использования - с другой. Если первая составляющая целиком и полностью зависит от профиля архива, то вторая - от наличия, достоверности и полноты справочно-поисковых средств и свидетельствует об информационной открытости архивного учреждения.

 

 

1. Этапы информатизации архивного дела

 

История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации.

В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов:

1. Период с конца XIX в. до 1950-х гг. – на этом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокарточек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д.
2. Период с конца 1950-х гг. до первой половины 1970-х гг. - на этом этапе автоматизация архивного дела была связана с не столько развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влияние на историческую науку и архивоведение. Итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела.
3. Период второй половины 1970-х гг. – первой половины 1980-х гг. – этот этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем – АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ), а так же с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства.
4. Период второй половины 1980-х – 1990-х гг. – этап связан с началом стихийной компьютеризации, сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы. В 90-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на бумажных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных. Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.

 

 

2. Компьютеризация основных функций архива

 

2.1 Объекты и цели информатизации архивного дела

 

Традиционно архивы работают по четырем основным направлениям:

1. обеспечение сохранности документов,
2. комплектование документами регионального архивного фонда,
3. использование документов для обеспечения потребностей общества в ретроспективной документной информации и, наконец,
4. создание системы научно-справочного аппарата к документам архива.

Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся:

- комплектование архива  и экспертиза ценности документов;

- комплектование, хранение  и поиск документов на машиночитаемых  носителях, создаваемых в учреждениях  – источниках комплектования;

- учет документов архива  и контроль за обеспечением  сохранности документов;

- создание и ведение  информационно-поисковых архивных  справочников по всем документам  архива в целях ускорения процесса  поиска информации (номенклатуры  дел, описей, каталогов, указателей  и др.);

- информационно-справочная  работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив.

Целями информатизации работы архива являются:

- избавление труда архивиста  от рутинных операций;

- повышение точности и  оперативности учета и поиска документов в архиве;

- повышение исполнительской  дисциплины, скорости и точности  поиска документной информации  при исполнении запросов по  архивам;

- обеспечение сохранности  документов – создание страхового  фонда и фонда пользования  на нетрадиционных носителях  путем оцифровывания архивных документов (сканирования).

 

2.2 Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

 

Пользователь (исследователь) обращается к архивным документам за ретроспективной информацией, следовательно, задача архивистов — обеспечить его такой информацией. На первый взгляд все просто. Однако на современном этапе важно не просто обеспечить пользователя ретроспективной информацией, а сделать это оперативно. А вот здесь есть определенные проблемы. Во-первых, заголовки единиц хранения не всегда точно и полно отражают состав и содержание документов, включенных в дело, следовательно, необходимо заказывать дела и просматривать документы. Во-вторых, значительное количество архивных справочников (каталогов, картотек, указателей, обзоров) создавалось в период до 1991 г. (особенно в 1960-1980-е гг.) и характер выявленной из архивных документов информации не актуален. К этому следует прибавить низкий уровень автоматизации системы поиска по архивным документам и получается, что информация в архивных документах содержится, но оперативно ее не отыскать.

Для решения проблемы оперативного поиска ретроспективной документной информации требуется обновление и усовершенствование существующего научно-справочного аппарата (перевод описей в электронный формат с редактированием заголовков у наиболее востребованных архивных фондов, модернизация существующих АИПС), создание новых востребованных обществом баз данных и информационно-поисковых систем, пофондовых и тематических указателей. Именно создание тематических баз данных к определенным комплексам архивных документов на основе единых методических подходов и «однородного» программного обеспечения позволит архивам превратиться из информационной системы «для себя» в информационную систему «для общества». Однако следует заметить, что процесс этот не быстрый, кропотливый, без учета этого может пострадать качество информационного продукта в части достоверности информации.

Создание научно-справочного аппарата к документам архива, как правило, сводилось к созданию и усовершенствованию описей к фондам, пополнению каталогов, созданию тематических и пофондовых картотек, указателей, составлению путеводителей и обзоров. С середины же 1990-х гг. в архивах стали создавать автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС) под общим названием «Архивный фонд» и «Фондовый каталог». Такие АИПС подразделяются на учетные, обеспечивающие единую систему государственного учета документов, и тематические, раскрывающие пользователю состав и содержание документов архива.

Более того, в последнее время все большее распространение получают АИПС, объединяющие в себе первичную и вторичную документную информацию – описания документов и цифровые копии документов. Это так называемые полнотекстовые базы данных. По полноте охвата информации БД разделяются на межархивные и внутриархивные (внутрифондовые, межфондовые). Кроме того, благодаря сетевым технологиям и публикации архивных справочников в Интернете становится реальностью перспектива создания единой автоматизированной информационно-поисковой архивной системы России.

В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям:

1 Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных

Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и технических заданий на конкретные комплексы баз данных. Головной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы –«развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений». Внедрение типовых баз данных предусматривается исключительно на основе их конкурентоспособности, а не обязательным к исполнению нормативным актом. Рассчитаны базы данных, в основном, на местные архивы, начиная с уровня областного архива.

2.«Стихийная» компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов,требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. Появление персональных компьютеров ознаменовало подлинную революцию в использовании ЭВМ и компьютерных технологий, принципиально изменило подходы к информатизации в архивном деле. Мощные, компактные и относительно дешевые компьютеры, снабженные современными программными средствами, предоставили возможность использовать автоматизированные технологии во многих видах работ, ведущихся в архивных учреждениях, осуществлять их более эффективно и с меньшими трудозатратами. Почти все архивы, располагающие компьютерами, начали создавать базы данных как тематические, обеспечивающие использование документов, так и по другим направлениям деятельности архивов. В различных архивах эта работа проводится более или менее организованно и целенаправленно.

В современных условиях нет необходимости говорить о месте и значимости автоматизированных информационных технологий для архивного дела. Отошли в прошлое дискуссии о направлениях и допустимых границах использования компьютеров, на повестке дня - обсуждение приоритетов в этой сфере, особенностей конкретных технологических решений, наиболее эффективных способах их использования.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

 

2.3 Организация внедрения информационных технологий в архиве

 

Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени. Наиболее полно и результативно технологии используются в сфере научно-справочного аппарата и государственного учета, началось продвижение в области комплектования. Определенные шаги сделаны также в той части сферы обеспечения сохранности архивных документов, которая связана с информацией о состоянии документов. Что касается использования, то сделано и делается немало, но впереди - необозримое поле деятельности.Задача ввода этих данных в архивах решается двумя путями. Архивы с небольшими объемами документов самостоятельно осуществляют ручной ввод. В других случаях используется так называемая массовая (или поточная) оцифровка описей.

Важнейшим шагом в деле обеспечения сохранности станет реализуемая в 4-й версии «Архивного фонда» возможность создания и хранения фонда пользования. В ней (как и в 3-ей версии) предусматривается ввод описаний на уровне отдельного документа, но при этом к описанию можно будет присоединять файлы любых форматов. Таким образом, можно будет сканировать и предоставлять пользователям не только тексты документов, но и их изображения, цифровые копии фотоотпечатков и негативов, фоно-, кино- и видеозаписей.

Организована разработка и внедрение в практику работы архивных учреждений страны программных комплексов – «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», в основе которых - обеспечение преемственности с традиционными формами и методами учета, базирующееся на единстве учетных показателей в электронном и традиционном форматах; возможность тиражирования программного обеспечения для организации его использования не только на объектах архивной отрасли, но и в хранилищах Архивного фонда Российской Федерации любой ведомственной принадлежности.

Важное значение для расширения работ по созданию системы автоматизированного государственного учета имело утверждение Росархивом Концепции информатизации архивного дела России в 1995 году, а также принятие Правительством Российской Федерации подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 годы)». В ходе ее реализации выделялись определенные средства на приобретение компьютерной техники для государственных и муниципальных архивов, которая используется, главным образом, для ведения баз данных «Архивный фонд» и «Фондовый каталог».

В действующей версии ПК «Архивный фонд» архивист имеет возможность создавать электронный аналог описи, автоматически формировать структурированные тексты путеводителей по фондам архива с необходимыми видами указателей к путеводителю, краткие справочники, различного рода тематические перечни фондов и дел, вести любого вида каталоги. В 4-й версии программы можно будет также создать реестр описей как отдельный справочник.

«Фондовый каталог» позволяет автоматически формировать тексты межархивных справочников, вести каталоги. Главное в указанных в этих программах заключается не столько в подготовке печатных изданий, сколько в их способности непосредственно выполнять функции электронного НСА.В сфере НСА автоматизированные архивные технологии оказывают сильное влияние на способы создания и ведения научно-справочного аппарата к архивным документам, а также принципиально изменяют характер доступа пользователя к НСА и способы поиска информации.

Как известно, в использовании архивных документов есть функции факультативные и строго обязательные. Можно не подготовить виртуальную выставку, не опубликовать отчет о мероприятии, но нельзя проигнорировать миллионы социально-правовых запросов. Современные информационные технологии могут, по крайней мере, сократить сроки их исполнения, ощутимо компенсировать хроническую нехватку архивных кадров на этом направлении.