Информатизация архивного дела

• создание, установка и адаптации программы осуществляется программистом или фирмой – системным интегратором – на основе технического задания;

• сертифицирование и регистрация программного продукта;

• поддержка и обслуживание системы.[6; 60]

Архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он должен быть способен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по её совершенствованию.

 

1.5 Базы данных в архивном деле

 

В архивном деле в основном применяется технология баз данных, а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т. д.).[9; 81]

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учётные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учётные базы данных

Служат для обработки статистических массивов – учёта документов и дел в архиве, учёта использования, контроля за обеспечение сохранности и т.д. Они предназначены для определения количества документов в единицах учёта (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учётные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу. [9; 87]

Информационно-поисковые базы данных

Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве. Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

Они бывают трёх типов:

• использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);

• создание единой интегрированной информационно-поисковой базы данных для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;

• создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.

При создании отдельной информационной системы в ведомственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполняется архивистами. Поэтому Росархив рекомендует автоматизированный справочный аппарат ведомственного архива формировать на основе информационно-поисковой системы, создаваемой в текущем делопроизводстве организации и прежде всего таких её элементов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и др. Однако есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой работе архива электронной делопроизводственной картотеки. [10]

Дело в том, что основным классификатором данных в делопроизводстве является номенклатура дел организации, которая переутверждается каждый год. Это заставляет архивистов хранить массив данных за каждый год.

Для эффективного ведения и использования БД, организации распределенных БД, обмена файлами и сообщениями коллективной подготовки документов и т.п. в архиве устанавливается локальная вычислительная сеть (ЛВС). Поддержку работоспособности ПО ЛВС, совместимости с ним приложений и БД, ведение парольного доступа осуществляет администратор сети, как правило, работник структурного подразделения, на которое возложена организация применения информационных технологий в архиве.

Доступ работников архива к БД организуется в соответствии с их обязанностями и полномочиями. Доступ регулируется системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов. [10]

Парольная защита БД обеспечивает доступ, как правило, на трех уровнях в режимах "пользователя", "редактора" и "администратора". Пароль доступа нижнего уровня ("пользователь") разрешает поиск и просмотр информации, получение отдельных отчетов (выходных форм).

В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей недоступны. Пароль доступа уровня "редактора" допускает при работе с БД ввод и редактирование информации, а также поиск, просмотр и вывод отчетов. Работа в режиме "администратора" разрешает изменение паролей доступа всех трех уровней, удаление информации из БД, слияние фрагментов БД, созданных автономно, ведение служебных информационных файлов (рубрикаторов и др.).

Доступ пользователей к БД по составу и содержанию документов архива осуществляется с терминалов, обеспеченных соответствующей парольной защитой, расположенных, как правило, в читальном зале архива. Базы данных, созданные архивом, подлежат государственной регистрации в установленном порядке.[9; 114]

Архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (базы метаданных). В обязательные реквизиты базы метаданных входят в название учитываемой базы. Её объем измеряется в мегабайтах, характеристика содержания информации, перечень источников данных, крайние даты документов, информация о которых введена в учитываемую БД, даты начала и завершения БД (или отметка о продолжающемся вводе), формат представления данных, правовой статус БД, полный перечень полей БД с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.

В Центре информационных технологий Федеральной архивной службы ведутся работы по созданию типового ПО «Учреждения – источники комплектования для всех архивов».

В ряде архивов внедряются БД, позволяющие не просто вести учёт документов в организациях – источниках комплектования, но и создавать паспорт архива организации в автоматизированном режиме.

БД «Паспорт ведомственного архива» применяется в Главархиве г. Москвы; в Государственном архиве Амурской и Тульской областей. Первая часть пакета служит для получения общих сведений об учреждении, о согласовании и утверждении нормативно-методических документов (положения об архиве и экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел), сведений о проверках, об упорядочении передаче дел в архив. Вторая часть пакета позволяет составить статистический паспорт ведомственного архива, хранящего управленческую и научно-техническую документацию.

Таким образом, на основании изложенного можно сделать выводы о том, что информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД).

В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.

Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля над реализацией принимаемых решений.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.[6; 91]

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА II Архивные документы на нетрадиционных носителях

 

2.1 Проблемы использования и возможности их решения с документами на магнитных носителях (ДМН)

 

К настоящему времени в учреждениях и организациях накоплен значительный массив документов на магнитных носителях (ДМН), подлежащих приему на государственное хранение. Эти массивы представляют собой числовые и текстовые банки и базы данных, проектно-конструкторскую документацию, тексты компьютерных программ и т.п.

Следует констатировать, что архивная отрасль не готова к работе с ДМН в силу большой сложности проблем, в том числе и финансового характера, решение которых необходимо для обеспечения приема, хранения и использования таких материалов.

Основным фактором, определяющим специфику указанных документов и порождающим трудности в их использовании, является то обстоятельство, что ДМН, в отличие от документов на традиционных носителях, неразрывно связаны с программным обеспечением (при более общем подходе – с информационной технологией), в рамках которого они создавались и трансформировались.[13]

Информационные технологии подвержены стремительному, а иногда – и революционному изменению. Крупнейшие производители ПО стараются обеспечить в своих новых продуктах преемственность по отношению к ранним версиям и возможность конвертации данных из одного формата в другой, однако это не решает проблем в отношении материалов многолетней давности, баз данных со связанными файлами, организации процедур переиндексации и т.п. Необходимо также учитывать, что значительный объем НТД на магнитных лентах создавался с помощью уникальных систем автоматизированного проектирования (САПР), работавших в устаревших операционных системах.

Динамичное развитие и смена поколений компьютерной техники привели к тому, что сегодня уже практически невозможно прочесть некоторое материалы, созданные 5-10 лет назад, если они не были своевременно переведены на современные носители в форматно независимом виде.

Специфика ДМН, взаимозависимость и сложность указанных проблем выдвигают необходимость разработки и осуществления специальной программы, предусматривающей проведение научных исследований, создание нормативно-методической базы по работе с ДМН, организации специализированных архивных учреждений или подразделений, укомплектованных квалифицированным персоналом, создание адекватной технической и программной базы.[6; 126]

Необходимо провести обследование создаваемых ДМН, не имеющих копий или аналогов на традиционных носителях, определить используемое программное обеспечение, применявшиеся форматы представления данных, лингвистическое обеспечение. Следующим этапом должно стать определение номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное хранение, критериев и порядка проведения экспертизы ценности документов.

Следует найти принципиальные подходы к решению этих вопросов, поскольку решение по аналогии с документами на традиционных носителях повлечет за собой комплектование множеством разнородных материалов с неопределенной перспективой их использования.

Предварительный анализ показывает, что в этом случае предстоит значительная работа по созданию специфического справочного аппарата к полученным материалам, включающего описание ПО, информационного массива, лингвистического обеспечения, документов вспомогательного характера. Обеспечение сохранности в этом случае сведется в основном к периодическому копированию всей информации, записанной на единичном носителе, проблему же чтения информации пользователь должен решать самостоятельно.[6; 131]

Другой подход предусматривает намного более активную роль архивистов в организации приема на государственное хранение и использования документов. Осуществляется прием на хранение достаточно ограниченного круга больших массивов машиночитаемой информации простой структуры, имеющих очевидную социально-экономическую значимость - первичных данных демографических переписей, социологических обследований и т.п.

Принимаемые материалы, созданные в рамках любого ПО, переводятся силами самих архивистов в определенный формат, единый для всех ДМН такого рода. По запросу пользователю передается копия материалов на магнитном носителе в формате, принятом в архиве для этих материалов, или предварительно архивисты проводят конвертирование информации (на договорных условиях) в формат, удобный для пользователя.

Накопленный зарубежный опыт показывает, что второй подход, в отличие от первого, обеспечивает активное использование ДМН, облегчает доступ к архивным материалам, открывает широкие возможности их передачи по телекоммуникационным сетям или распространения на оптических дисках. Доступность материалов такого типа может быть расширена за счет исключения из передаваемых пользователю данных, идентифицирующих респондента – в этом случае сведения не подпадают под законодательство о тайне личной жизни.

Наконец, третий подход в более отдаленной перспективе может быть реализован с помощью создания и повсеместного внедрения унифицированных информационных технологий в ДОУ и т.д., которые применялись бы учреждениях-источниках комплектования, а также в читальных залах архивов.