Шляхи вдосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

політику підприємства. Наявність  такого акта або відмітка комірника  про прийняття цінностей на склад дає підставу бухгалтерії прийняти авансовий звіт від підзвітної особи.

3.3 Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами

Розрахунки з підзвітними  особами відносяться до розрахунків  підприємства з поточної дебіторської заборгованості. Для таких розрахунків в бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами". Сальдо цього субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Для забезпечення необхідної точності за даним субрахунком можуть відкритися субрахунки третього порядку, наприклад: 3721"Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті", 3722»Розрахунки з підзвітними особами за відрядженнями в іноземній валюті", 3723»Розрахунки за витратами на господарські потреби" та інші субрахунки.

Аналітичний облік  розрахунків із підзвітними особами  організується у розрізі особових рахунків і щодо кожної авансової  суми окремо.

У таблиці 2 розглянуто відображення в бухгалтерському обліку основних операцій при отриманні коштів під звіт і повернення їх.

Бухгалтерський  облік з підзвітними особами  при отриманні грошових коштів з  каси із поточного рахунка

№ з/п	Зміст операції	Дата	Корекспонд. рахунки		Сума, грн.
			Д–т	К–т
1	Видані з каси готівкові  грошові кошти підзвітній особі  у національній валюті на службове відрядження. Відкрито субрахунок 3721»Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті". За відсутності податкової заборгованості в підприємства готівка видається із залишку коштів в касі.	18.06. 2012	372	301	500,00
2	Видані з каси готівкові грошові кошти підзвітній особі у національній валюті на господарські потреби (придбання товару). Відкрито субрахунок 3723»Розрахунки за витратами на господарські потреби" у підприємства відсутня заборгованість за податками, готівка видана із залишку виручки в касі.	18.06. 2012	372	301	1500,00
3	Отримані грошові кошти  з поточного рахунку в банку  для видачі підзвітній особі на господарські потреби	18.06. 2012	301	311	450,00
4	Видані готівкові кошти  з каси підзвітній особі на господарські потреби	18.06. 2012	372	301	450,00
5	Видані готівкові грошові  кошти підзвітній особі на госп. потреби за грошовим чеком з поточного  рахунка в банку	21.06. 2012	372	311	582,00
6	Видані з каси готівкові  грошові кошти підзвітній особі (1) для перерахування поштовим переказом підзвітній особі (2) що перебуває у відрядженні	22.06. 2012	372	301	1025,06
7	Перераховано  готівкові грошові кошти, отримані підзвітною особою (1) підзвітній особі (2), що перебуває в службовому відрядженні, поштовим переказом з повідомленням про вручення через відділення «Укрпошта"	22.06. 2012	333	372	958,00
8	Отримані підзвітною особою (2), яка перебуває у відрядженні, з каси поштового відділення»Укрпошта" перераховані йому відрядні, про що свідчить отримане підприємством повідомлення»Укрпошти".	22.06. 2012	372	333	985,00
9	Віднесена на витрати  вартість послуг»Укрпошта" з пересиланням готівки підзвітній особі 2	22.06. 2012	92	372	67,06
10	Перераховані готівкові  грошові кошти підзвітній особі  на господарські потреби гарантованим платіжним дорученням з поточного рахунка в банку. Як варіант, готівкові кошти можуть перераховуватися на витр. на відрядження	22.06. 2012	372	311	777,00
11	Отримані грошові кошти  у валюті з валютного рахунка  підприємства для видачі коштів у  валюті відрядженому за межі України й оприбутковані в	25.06. 2012	302	312	1779,20
	касу в доларах США (9320 доларів США за курсом 1$ – 5,56 грн.)	25.06. 2012			320$
12	Видані відрядженому з каси готівкові грошові кошти  в іноземній валюті. Відкрито субрах. 3722»Розрахунки з підзвітними особами  в іноземній валюті, доларах США"	25.06. 2012	3722	302	1779,20
					320$
13	Витрати на службове відрядження підзвітної особи, метою якого було придбання  товарів, віднесені на вартість придбаного товару без ПДВ. Відповідно до п.9 ПСБО 9, такі витрати включаються в собівартість запасів.	25.06. 2012	281	3721	403,00
14	Відображена сума податкового  кредиту з ПДВ у витратах на відрядження	25.06. 2012	641	3721	45,00
15	Повернення невикористаних грошей підзвітною особою в касу підприємства	25.06. 2008	301	3721	52,00
16	У разі якщо підзвітна  особа у встановлений термін не повернула  гроші, сума заборгованості утримується  з його заробітної плати	25.06. 2008	661	3721	52,00
17	Підзвітній особі відшкодована перевитрата грошей	25.06. 2008	3721	301	69,00
Варіант 3. Підзвітна особа  після закінчення відрядженні залишок  готівки протягом 3–х днів не повернула в касу. За результатами перевірки обслуговуючої установи банку таке порушення норм регулювання обороту готівки було встановлене. На підприємство накладені штрафні санкції в розмірі 25% від неповерненої у встановлені строки суми 52,00*0,25 = 13 грн. Для відображення штрафних санкцій на рахунок 64»Розрахунки за податками і платежами" відкривається субрахунок 6422»Розрахунки зі сплати фінансових санкцій"
18	Нараховано штраф за несвоєчасне повернення готівки	26.06. 2008	948	6422	13,00
19	Перерахована з поточного  рахунка підприємства в банку  сума штрафу до бюджету	26.06. 2008	6422	311	13,00

Виданий підзвітній особі грошовий аванс з каси під звіт означає тільки збільшення дебіторської заборгованості підприємства, активи його при такій операції не збільшуються.

При оприбуткуванні матеріальних цінностей, придбаних за рахунок  грошових коштів, виданих під звіт на адміністративно – господарські потреби, потрібно керуватися наявною правовою базою, стандартами бухгалтерського обліку 9"Запаси" і 16 Витрати".

У первісну вартість запасів, придбаних за плату, входять суми, сплачені постачальнику (продавцю) відповідно до договору.

Витрати на службове відрядження, безпосередньо пов'язане з придбанням цінностей, в нашому випадку запасів, відповідно до п.9 стандарту 9 «Запаси", входять до первинної вартості запасів як витрати на придбання вищезгаданих запасів і доведення їх до стану, в якому вони придбані для використання.

Витрати підзвітної особи  на оплату службових відряджень і  на придбання ТМЦ відповідно до п.7 стандарту 16 «Витрати» відображаються у складі витрат того періоду, в якому вони були здійснені. Моментом відображення витрат за розрахунками з підзвітною особою є подання підзвітною особою в бухгалтерію, звітного документа про витрачені грошові кошти — авансового звіту. Саме в цей момент відбувається збільшення активів або зменшення зобов'язань і формування первісної вартості запасів. При отриманні готівки з каси такого зменшення зобов'язань або збільшення активів не відбувається.

Таблиця З

Бухгалтерський  облік з підзвітними особами  при придбанні запасів і товарно-матеріальних цінностей.

№ з/п	Зміст операції		Дата	Кореспонд. рахунки				Сума, грн.
				Д–т	К–т
Розглянемо  варіанти списання на вартість придбаних  запасів витрат на службове відрядження, безпосередньо пов'язане з їх купівлею. Таких варіантів може бути три
Варіант 1. Вартість запасів  відноситься вартість придбаних  цінностей і повна величина витрат на відрядження
1	Оприбутковані на склад  отримані виробничі запаси від підзвітних осіб на основі авансового звіту №1 з придбання запасів, без ПДВ	27.06. 2008		201		3723	1000,0
2	Відображена сума податкового  кредиту з ПДВ	27.06. 2008		641		3723	200,00
3	Списані витрати на відрядження на вартість запасів на підставі авансового звіту №2 за витратами на відрядження	27.06. 2008		201		3721	175,00
4	Нарахована сума податкового  кредиту з ПДВ у витратах на відрядження	27.06. 2008		641		3721	15,00
Варіант 2. Керівником прийнято рішення віднести на вартість запасів частину вартості витрат на відрядження, яка дорівнює 100,00 грн. частину вартості, що залишилася, віднести на витрати підприємства зі збуту
5	Списана частина витрат на відрядження на вартість запасів  на підставі авансового звіту №2, віднесена на вартість придбаних запасів	27.06. 2008		201		3721	90,00
6	Нарахована сума податкового  кредиту з ПДВ у витрати  на відрядження	27.06. 2008		641		3721	Ю0,00
7	Витрати на відрядження  працівника підприємства віднесено  в інші операційні витрати	27.06. 2008		84		3721	62,50
8	Списані операційні витрати  на збут	27.06. 2008		93		84	62,50
9	Нарахована сума податкового  кредиту з ПДВ у витрати  на відрядження	27.06. 2008		641		3721	12,50
Варіант 3. Керівником прийнято віднести на рішення витрати на відрядження адміністративні витрати в повній сумі
10	Списані витрати на відрядження  працівників апарату управління	27.06. 2008		84		3721
	підприємства на адміністративні  витрати	27.06. 2008		92		84	175,00
11	Нарахована сума податкового  кредиту з ПДВ у витрати на відрядження	27.06. 2008		641		9721	15,00

Первісна вартість запасів, за якою вони зараховуються на баланс підприємства, за розглянутими вище варіантами становить:

Варіант 1 1000,00 + 175,00 = 1175,00 грн.

Варіант 2 1000,00 + 90,00 = 1090,00 грн.

Варіант 3 1000,00 + 0 = 1000,00 грн.

При оформленні відносин між партнерами за допомогою договорів  обміну (бартерні операції) можливі  такі варіанти:

1. Рух готівки відсутній  (обмінюються запаси з однаковою  вартістю).

Оформлення операції і супровід обмінюваних товарів здійснює експедитор, товарознавець, довірена особа підприємства без покладання на неї обов'язків проведення розрахунків. При цьому варіанті розрахунки з використанням підзвітної особи виникають як елемент витрат у формі оплати витрат на відрядження при скеруванні працівника у відрядження для здійснення обміну продукцією, яка має справедливу вартість. 2. Передбачається часткова грошова доплата однією або іншою стороною за здійснену операцію. Підзвітна особа або передає залишок грошей як оплату, або приймає їх як різницю за операцією. Можливий варіант, коли ця ж особа приймає товаро-супровідні документи. Наявність довіреності в особи, яка одержує цінності, в т. ч. оплачені готівкою, обов'язкова. Виконання розрахунків з підзвітною особою при проведенні бартерних операцій в бухгалтерському обліку за другим вищезгаданим варіантом відображається таким чином (Див. табл. 4) Початкові дані для прикладу:

Підприємство А обмінює  цеглу загальною вартістю 11400 грн. з ПДВ на запасні частини вартістю 12600 грн. у підприємства Б. Умовами угоди передбачено, що залишок вартості (12600 – 11400 = 1200 грн.) за угодою вноситься готівкою через підзвітну особу. У таблиці 4 показано бухгалтерські проведення у підприємства А.

Таблиця 4

Бухгалтерський  облік з підзвітними особами при здійсненні бартерних (товарообмінних) операцій з обміну запасами

№ з/п	Зміст операції	Дата	Корекспонд. рахунки		Сума, грн.
			Д–т	К–т
1.	Відвантажені запаси – 47 тис. цегли (цегла по 200 грн. за 1 тис. = 1 1400 грн.), RT.4.nJTB	10.06. 2008	361	701	11400,00
2.	Відображені податкові зобов'язання з ПДВ	10.06. 2008	701	641	1900,00
3.	Списана на матеріальні  витрати облікова вартість відвантаженої  продукції	19.06. 2008	80	205	9000,00
4.	Списана на фінансовий результат  сума отриманого прибутку	19.06. 2008	701	791	9500,00
5.	Списана на фінансовий результат  собівартість реалізованої продукції	19.06. 2008	791	901	9000,00
6.	Видана під  звіт експедитору готівка для  витрат на відрядження. Відкрито субрахунок» Розрах. з підзвітними особами за службовими відрядженнями"	18.06. 2008	3721	301	72,00
7.	Видана під  звіт експедитору готівка для  здійснення розрахунків з партнером 1200,00 грн. Відкритий субрахунок 3723»Розрахунки з підзвітними особами за витратами на господарські потреби"	18.06. 2008	3723	301	1200,00
8.	Перераховані кошти  транспортній організації на послуги  з перевезення запасних частин	18.06. 2008	371	311	240,00
9.	Відображена сума податкового  кредиту з ГТДВ за послугами транспортної організації	18.06. 2008	641	644	40,00
10.	Оприбуткована доставлена підзвітною особою отримана продукція (запчастини для автомобілів), без ПДВ	18.06. 2008	207	631	9500,00
11.	Нарахована сума податкового  кредиту з ПДВ за отриманою  продукцією	18.06. 2007	644	631	1900,00
12.	Отримані запасні частини  на вартість виданого грошового авансу підзвітній особі. Оформлений авансовий звіт на 1200 грн., суму отриманих коштів для розрахунків з підтверджуючими документами про оплату	18.06. 2008	207	3723	1000.00
13.	Відображено податковий кредит з ПДВ за отриманою продукцією	18.06. 2008	641	3723	200,00
14.	Списана вартість послуг транспорта організації на собівартість придбаних запчастин	18.06. 2007	207	631	200,00
15.	Нарахована сума податкового  кредиту з ПДВ за послугами  транспортної організації	18.06. 2008	644	631	40,00
16.	Переведення авансу транспортної організації в залік заборгованості	18.06. 2008	631	671	240,00
17.	На вартість запчастин  списані витрати на відрядження  експедитора 18x4 = 72	18.06. 2008	207	3721	72,00
Сформована вартість обміняних запчастин: 10500+200+72=10772 грн.
18	Зроблений залік заборгованості учасників бартерної операції	20.06. 2008	631	361	12600,00

При проведенні розрахунків готівкою через підзвітних осіб необхідно  враховувати обмеження суми якою дозволено за один раз проводити  вищезгадані розрахунки.

 

4. Шляхи вдосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

 

Загально відомо, що бухгалтерський облік повинен відповідати не лише вимогам Податкових Інспекцій  та інших контролюючих державних  установ, а й обов'язково вимогам  керівника, інвестора, акціонера та інших зацікавлених інформацією людей, тому в сучасних умовах основними критеріями ефективного обліку є точність, доступність, складна аналітика, та оперативність. Для виконання всіх вищезгаданих завдань необхідне виконання багатьох операцій кожного дня, що дуже важко, навіть неможливо виконати вручну такою кількістю людей яку може найняти підприємство. Тому в наш час бухгалтерський облік стає комп'ютерним обліком.

Досить доцільно для удосконалення аналітики  по виданих і використаних коштах використовувати розбиття рахунку 372»Розрахунки з підзвітними особами» на субрахунки третього порядку: 3721»Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті", 3722» Розрахунки з підзвітними особами за відрядженнями в іноземній валюті", 3723»Розрахунки за витратами на господарські потреби" та інші субрахунки, для того щоб чітко бачити по сальдо та оборотах по даних субрахунках мету використання коштів їх форму та інші корисні дані які необхідні підприємству відповідно до специфіки його діяльності.

Для прийняття необхідного  ефективного рішення керівнику  постійно потрібна детальна, точна, і  що неменше важливо оперативна інформація, для чого потрібно своєчасно обробити багато різноманітної інформації. Таку велику кількість інформації своєчасно  опрацювати одна людина самостійно не в змозі, таким чином для коректної роботи підприємства керівник змушений найняти велику кількість бухгалтерів, що неминуче призвело б до занадто великих витрат на оплату їх праці, тому я вважаю що в сучасних умовах використання комп'ютера стає необхідністю, оскільки використання відповідної бухгалтерської програми дозволяє своєчасно і швидко опрацювати величезну кількість різноманітної інформації без застосування надто великої кількості трудових ресурсів.

В комп'ютерному світі на даний момент активно розвивається Windows–технологія, яка активно проникає в область автоматизації бухгалтерського обліку, тому в даному розділі я розгляну комп'ютерну форму бухгалтерського обліку, орієнтовану на технологію Windows. В основі подачі матеріалу стала популярна комп'ютерна програма»1С: Бухгалтерія", яка за багато років її використання показала себе як багатогранна, зручна і ефективна бухгалтерська програма.

Розрахунки з підзвітними  особами – фізичними особами  ведеться, як правило, в готівковій формі через касу. Розглянемо декілька операцій по створенню дебіторської/кредиторської заборгованості в результаті розрахунків із працівниками організації в готівковій формі.

Для виконання операції видачі з каси 100 грн. для закупки розхідних матеріалів передбачено в режимі «Документы и расчеты" документ КАСА: Видатковий касовий ордер".

 

"Видатковий касовий  ордер». Малюнок 1

 

Коли користувач заповнить форму  діалогу зображеного на малюнку 1 і натиснувши клавішу Enter ми маємо видатковий касовий ордер.

Програма дає можливість вводити авансові звіти, акти прийомки-передачі цінностей заповнивши форму діалогового вікна, після чого робить, налагоджені проведення, результати яких може видавати в різних формах, таких наприклад як: «Оборотна сальдова відомість", «Оборотна сальдова відомість по рахунку", «Аналіз рахунку по датам", «Головна книга», велика кількість довільних звітів, може легко наладити сам користувач та багато інших необхідних в роботі довідок, реєстрів та звітів.

Отже, вищезгадана програма дає можливість бухгалтеру швидко опрацювати необхідну інформацію, особливо важливою у вищезгаданій програмі є можливість індивідуального налагодження операцій, форм документів, рахунків і проведень для кожної організації, а керівнику прийняти єдине вірне рішення на основі отриманої інформації.

 

Висновок

В даній роботі розглянуто різні приклади проведення операцій через підзвітних осіб, а також  основні аспекти обліку розрахунків  з підзвітними особами. Згадаємо, що основним завданням бухгалтера є: контролювати цільове використання підзвітних сум. З цією метою він встановлює строки подання авансових звітів, називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити, і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили. При чому необхідно враховувати постійні зміни в законодавстві, виконувати розрахунки вчасно і якісно, а також справно реєструвати операції у відповідних формах. Бухгалтер також повинен своєчасно і достатньо розгалужено подавати необхідну інформацію в тому числі пов'язану з розрахунками з підзвітними особами керівнику, для прийняття важливих управлінських рішень та іншим зацікавленим в даній інформації особам (які мають право на отримання цієї інформації і її використання).

Підзвітною особою в  бухгалтерській практиці називається працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу підприємства (організації).