Шляхи вдосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

1. Послідовно КМУ від 06.09/2000 №663 " Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон"
2. Деякими статтями закону України про працю.
3. Лист № 31-18030 - Лист Мінфіну України від 20.01.2007 р. № 31- 18030-07-10/854.

Отже, якщо працівник  спеціально відряджений для роботи у вихідні, або святкові й не робочі дні, то, відповідно до статей 72 та 107 Кодексу законів про працю, такому працівнику надається інший день відпочинку або здійснюється оплата в подвійному розмірі таким чином:

1. працівникам з відрядною оплатою праці — за подвійними відрядними розцінками;
2. працівникам, праця яких оплачується за годинними або денними ставками, — у розмірі подвійної годинної або денної ставки;
3. працівникам, які одержують місячний оклад, — у розмірі одинарної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота у святковий і неробочий день проводиться у межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота проводиться понад місячну норму.

Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку (компенсація подвійною оплатою Кодексом законів про працю чи. інструкцією про службові відрядження не передбачена).

Добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи) є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження.

Державна податкова  адміністрація України розглянула лист Міністерства регіонального розвитку та будівництва України від 12.04.2011N 21-10/3091/0/6-11 щодо визначення сум добових витрат на відрядження працівників в межах України і повідомляє.

Згідно з абзацом  четвертим пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового  кодексу України (далі - Кодекс) сума добових, визначена в наказі про  відрядження, не може перевищувати суму, встановлену цим абзацом, а саме:

для відряджень у межах  території України не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи  на 1 січня звітного податкового  року, в розрахунку на добу;

для відряджень за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу. Згідно з п. 4 розділу "Порядок відрядження в межах України" Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 N 59 (в редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 року N 362 (із змінами та доповненнями)), зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 р. за N 218/2658 (далі - Інструкція), визначено, що за кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах сум, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 N 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (далі - Постанова). Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. За відсутності наказу добові витрати не виплачуються.

Відповідно до п. 16 розділу "Загальні положення" Інструкції визначено, що окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального  підтвердження, є добові витрати (витрати  на харчування та фінансування інших  власних потреб фізичної особи, понесені у зв'язку з таким відрядженням). Суми добових витрат для працівників підприємств затверджені Постановою.

Постановою передбачено, що в разі коли працівники відряджені в межах України, добові витрати  відшкодовуються у розмірах, що визначаються для відповідної держави згідно з додатком 1 до цієї постанови (в межах України: сума добових витрат - ЗО гривень; гранична сума витрат на найм житлового приміщення за добу (не більш як) 250 гривень).

Таким чином, сума добових  витрат в межах України для державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, складає 30 гривень згідно з додатком 1 Постанови. Для платника податків, які фінансуються за рахунок власних коштів, сума добових витрат в межах України повинна не перевищувати 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу.

При цьому сума добових  визначається згідно з наказом про  відрядження та відповідними первинними документами, що підтверджують відповідні витрати, за відсутності наказу добові витрати не виплачуються.

Розрахунок добових  проводиться з фактичного часу перебування працівника у відрядженні, що визначається за позначками відряджуючої та приймаючої сторін у посвідченні про відрядження. Якщо працівника відрядженню до різних населених пунктів, то позначки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

Необхідно звернути особливу увагу, що інструкцією №59 передбачено, що якщо в посвідченні про відрядження  відсутні позначки, то добові не виплачуються.

Днем вибуття у відрядження  вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і пізніше - наступна доба. Якщо станція пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, до строку відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Враховуючи сказане  вище, нараховуються добові витрати, які підприємство відшкодовує відрядженому працівнику. Згідно п.1 постанови Кабінету міністрів України для працівників підприємств, закладів та організацій всіх форм власності (крім державних службовців, а також осіб, направлених у відрядження підприємствами, закладами і організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються за рахунок бюджетів), встановлені наступні граничні норми добових витрат:

Для зручності переношу ці дані в таблицю (див.Таблиця 1)

Таблиця 1

Відшкодування добових витрат в межах України  і за кордоном в

залежності  від наявності у рахунках готелів  витрат на харчування

№	Наявність у рахунках готелів витрат на харчування	В межах України сума добових, грн.	За  кордоном сума добових, грн.
1	Харчування не включене	30	280
2	Одноразове харчування	24	224
3	Дворазове харчування	18	154
4	Триразове харчування	12	98

Щодо відшкодування побутових  послуг, які надаються в готелях (прання, чистка, ремонт і гладка одягу, взуття або білизни), згідно п.6 постанови  Кабінету Міністрів України, для  державних службовців або працівників  підприємств (організацій), що фінансуються з бюджету (повністю або частково), вони відшкодовуються, але не більше ніж 10% норм добових витрат для країни, в яку відряджено працівника, визначених в додатку до вище згаданої постанови, за всі дні проживання. Для працівників комерційних структур в даному питанні діють вимоги, передбачені п.1 постанови Кабінету Міністрів України (відносно добових) і положеннями пп. 5.4.8 п. 5.4. ст.5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" (відносно витрат на проїзд до місця відрядження і назад, та і по місцю відрядження), оплати вартості проживання в готелях з урахуванням включених в рахунки витрат на прання, чистку, ремонт і прасування одягу, взуття і білизни.

Підприємству потрібно врахувати обмеження видачі готівкових коштів. Як передбачено Указом Президента №436 та Інструкцією 21, підприємства можуть здійснювати видачу готівкових грошових коштів на господарські потреби з каси за рахунок залишку виручки в касі за відсутності податкової заборгованості.

Отже, готівкові розрахунки підприємств та індивідуальних підприємців між собою, а також з громадянами можуть проводитись як за рахунок коштів, одержаних із кас банків, так і за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг), та інших касових надходжень (виторгу), за винятком підприємств та приватних підприємців, які мають податкову заборгованість і повинні здійснювати виплати, пов'язані з оплатою праці, виключно за рахунок коштів, отриманих в установах банку. Проте необхідно пам'ятати, що сума платежу готівкою одного підприємства (приватного підприємця) іншому підприємству (приватному підприємцю) не повинна перевищувати 10 000 грн. Платежі понад зазначену граничну суму проводяться виключно в безготівковій формі. Кількість підприємств (підприємців), з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується. Платежі підприємства (приватного підприємця) іншому підприємству (приватному підприємцю) понад установлену граничну суму (10 тис. грн.) проводять виключно в безготівковій формі.

При веденні розрахунків  через підзвітних осіб, або відрядженнях необхідно враховувати всі вищезгадані нюанси законодавства для уникнення штрафних та інших санкцій з боку контролюючих організацій.

 

2. Службові відрядження працівників підприємства

2.1. Норми відшкодування  витрат на відрядження в межах  України та за кордон працівникам підприємства

Податковим агентом  платника податку при оподаткуванні  сум, отриманих на відрядження або  під звіт, не повернутих таким платником  податку протягом встановленого  строку, є особа, що надала такі суми.

Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, що надала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми такого доходу - за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців, до повної сплати суми такого податку.

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або  під звіт, надається до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником  податку у касу або зараховується  на банківський рахунок особи, що їх надала, до чи під час подання зазначеного звіту.

Якщо під час службових  відряджень відряджена особа - платник  податку отримав готівку із застосуванням  платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження  коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.

Якщо під час службових  відряджень відряджена особа - платник  податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у  безготівковій формі, а строк  подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Після виконання доручення  підзвітна особа повинна подати Звіт про використання коштів, наданих  на відрядження або під звіт про  здійснені витрати. До нього прикладаються  рахунки, квитанції, касові і товарні  чеки, проїзні квитки та інші документи, які підтверджують проведені витрати. На документах про придбання матеріальних цінностей мають бути підписи осіб, які їх прийняли на відповідальне зберігання. Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, підписує підзвітна особа. Готівка видана під звітна відрядження, але не витрачена, має бути повернута до каси підприємства не пізніше трьох робочих днів після закінчення відрядження.

Подані Звіти про  використання коштів, наданих на відрядження  або під звіт, перевіряють в бухгалтерії в частині обґрунтованості здійснених  платежів і визначають суму витрат, яка має бути затверджена керівником підприємства. Після затвердження Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, бухгалтерія повністю розраховується з підзвітною особою. Якщо сума авансу перевищує суму витрат за звітом, то різниця повертається в касу, якщо навпаки, то відшкодовуються перевитрати шляхом видачі грошей з каси.

Найбільше грошей під  звіт видають на службові відрядження. Відрядження працівників підприємствами здійснюється відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, яка затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 р. № 362). Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншої місцевості для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Направлення працівника у відрядження оформляється наказом по підприємству (розпорядженням) із зазначенням пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження, а відрядженому видається посвідчення про відрядження встановленої форми.

Строк відрядження не може перевищувати: в межах України  ЗО календарних днів, за кордон - 60 календарних  днів. Строк відрядження працівників  державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів, не повинен  перевищувати періоду проведення таких заходів.