Шляхи вдосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами

Строк відрядження наукових і науково-педагогічних працівників, які направляються на стажування до провідних вищих навчальних закладів та наукових установ в Україні, не повинен перевищувати шести місяців, а аспірантів і докторантів - двох місяців.

Фактичний час перебування  у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження, що робиться за місцем відрядження. Відмітки про прибуття і вибуття працівника засвідчуються в посвідченні  про відрядження тією печаткою, якою користуються на підприємстві для засвідчення підпису відповідної службової особи. У разі відсутності відміток в посвідченні про відрядження добові не виплачуються.

 На підприємстві ведуть журнал  реєстрації посвідчень про відрядження  за встановленою формою.

За відрядженим працівником  зберігається місце роботи і середній заробіток за час відрядження. На працівника, який знаходиться у відрядженні, поширюється режим робочого часу і часу відпочинку тих підприємств  та установ, до яких він відряджений.

Відрядженому працівнику згідно зі Звітом про використання коштів, наданих на відрядження або  лід звіт, відшкодовуються витрати  з наймання житлового приміщення та проїзду до місця відрядження  і назад до місця постійної  роботи, а також виплачуються добові.

Норми добових витрат встановлені постановою Кабінету Міністрів  України від 2 лютого 2011 р. № 98.

За кожний день перебування  працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні  та час перебування у дорозі, йому виплачуються добові у розмірі 30 гривень за добу при відрядженнях у межах України. Для відряджень за кордон добові видають у гривнях у сумі, еквівалентній 50 дол. СІНА за офіційним курсом гривні до долара СІЛА, установленим Національним банком України на день видачі авансу. Змінювати розмір добових не дозволяється.

У разі коли до рахунків вартості проживання у готелях включаються  витрати на одноразове харчування, добові зменшують до 24,00 грн, дворазове  харчування - 18,00 грн, триразове харчування - 12,00 грн; при відрядженнях за кордон добові виплачують у гривнях у сумі, еквівалентній 40, 27,5 або 17,5 дол. США за курсом, установленим Національним банком України на день видачі авансу, відповідно при одноразовому, дворазовому або триразовому харчуванні.

Визначення кількості  днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника строком  на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Документом, на підставі якого виплачуються добові, е посвідчення про відрядження з відмітками про дати прибуття та вибуття працівників з пунктів відрядження.

Відрядженим працівникам відшкодовують фактичні витрати з найняття житлового приміщення згідно з поданими документами з розрахунку вартості одного місяця у готельному номері за кожну добу такого проживання.

Витрати на проїзд до місця  відрядження і назад відшкодовуються працівникові у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі), включаючи всі витрати пов'язані з придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, страхові платежі з обов'язкового особистого страхування пасажирів на транспорті.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати  на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого  керівником.

Витрати на проїзд відрядженого працівника у м'якому вагоні, в каютах на суднах морського та річкового флоту, а також повітряним транспортом за квитками

1 класу та бізнес-класу  відшкодовуються в кожному конкретному  випадку з дозволу керівника  підприємства згідно з поданими  проїзними документами.

Витрати на відрядження  відшкодовуються лише за наявності  документів в оригіналі, що підтверджують  вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо. Витрати на відрядження, не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовують.

Податковим кодексом України (ст. 140, п. 140.1.7) визначено, що до витрат на відрядження  належать також витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу, а для відряджень за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу.

Розрахунки за підзвітними сумами обліковують на субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Це активно-пасивний рахунок. На дебеті його записують видані суми під звіт, а також відшкодування перевитрат, тобто погашення кредиторської заборгованості. Запис роблять на підставі видаткових касових ордерів, кредитуючи рахунок 30 "Каса". За кредитом субрахунку 372 відображають списання підзвітних сум, яке може відбуватися шляхом повернення грошей в касу, віднесення на витрати виробництва, оприбуткування придбаних матеріальних цінностей. При цьому дебетують рахунки 20 "Виробничі запаси", 23 "Виробництво", 92 "Адміністративні витрати", ЗО "Каса" та інші залежно від характеру операції, а кредитують субрахунок 372.

Відрядження за кордон має  свої особливості. Воно здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів.

Інструкцією передбачено, що термін відрядження працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними  договорами (контрактами) для здійснення монтажних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконаладних робіт, техмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, не повинен перевищувати одного року..

Якщо працівник одержав  аванс на відрядження за кордон, але не виїхав, він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття  рішення про відміну поїздки  повернути до каси підприємства раніше виданий авансу в тих грошових одиницях, в яких був одержаний. Підприємство ці кошти протягом п'яти робочих днів має повернути в банк.

У разі неповернення цих  коштів з працівника стягується заборгованість в еквівалентній потрійній вартості іноземної валюти, перерахованій у'гривні за курсом Національного банку України на день погашення заборгованості. Стягнуті суми спрямовуються на відшкодування збитків, завданих підприємству, а решта перераховується до Державного бюджету України.

Якщо працівник після  повернення із відрядження повертає в касу невикористану іноземну валюту, то вираховують і відображають курсові різниці за нею.

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати  на пально- мастильні матеріали відшкодовуються  відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту. Відшкодовуються також інші витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, оплатою вартості страхового поліса. Відшкодовуються збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами. Документи, що підтверджують вартість витрат, проведених за кордоном, оформляються відповідно до законодавства країни відрядження.

Якщо для остаточного  розрахунку за відрядження необхідно  виплатити додаткові кошти, то виплата  здійснюється в національній валюті України за обмінним курсом гривні на день погашення заборгованості.

 

3. ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ РОЗРАХУНКІВ З ПІДЗВІТНИМИ ОСОБАМИ

3.1 Порядок видачі готівки під звіт

Розрахунки із залученням підзвітних осіб здійснюються в певній послідовності й передбачають шість основних операцій:

1. Отримання завдання від керівника.

2. Отримання грошового авансу до оплати витрат.

З. Скерування працівника на інше підприємство.

4. Оформлення документів на отримані цінності, роботу і послуги на іншому підприємстві.

Передача отриманих цінностей матеріально відповідальним особам свого підприємства.

Складання документів для  тримання на грошових коштів, проведення повного розрахунку в бухгалтерії.

Починаючи з другого  етапу, розрахунки з підзвітною особою обов'язково відображаються в бухгалтерському обліку.

При видачі готівкових грошових коштів виникає дебіторська заборгованість підзвітної особи перед підприємством. Яка погашається після:

подання підзвітною особою авансового звіту з додатком документів, що підтверджують зроблені витрати, визнання вказаних витрат

затвердження авансового звіту керівником підприємства.

або поверхня залишку  невикористаних підзвітною особою коштів у касу підприємства.

або утримання залишку  не використаних підзвітною особою грошових коштів з його заробітної плати.

Оперативний облік отримання  і повернення готівкових грошових коштів ведеться в Журналі контролю.

Однією з умов збереження майна  підприємства є наявність чітко  сформульованих обов'язків у встановленні відносин з підзвітною особою і фіксація відповідальності перед підприємством у відповідних внутрішніх документах підприємства та перевірка чіткого виконання нею встановлених завдань. Це може бути забезпечено, якщо з таким працівником укладено договір про його матеріальну відповідальність. (Докладніше складання вищезгаданого договору буде розглянуто в наступному розділі).

3.2 Порядок документального оформлення підзвітних сум

Оплата готівкою, відповідно до Порядку ведення касових операцій №21, передбачає, що підприємство-продавець повинно представити підприємству-платнику платіжний документ, який підтверджує виплату готівкою, - товарний чек, рахунок - фактуру, акт виконаних робіт, акт наданих послуг тощо, податкову накладну (якщо продавець є платником ПДВ). Обов'язок подання таких документів і отриманих цінностей (результату наданих послуг) на своє підприємство при здійсненні оплати лягає на підзвітну особу. На працівника - підзвітну особу покладається також відповідальність за збереження виданої йому готівки, придбаних цінностей і здійснення розрахунку з продавцем.

Якщо на підзвітну  особу покладено обов'язок отримання  цінностей, а в неї довіреності  для отримання таких цінностей: оплата передбачених до продажу цінностей  зроблена негайно, всі документи  на оплату представленні покупцю, тому дублювати повноваження такої особи для отримання цінностей довіреністю нема потреби.

Якщо після оплати придбаних цінностей відбувається затримка з їх отриманням (негабаритний вантаж, трудності з доставкою, затримка оформлення документів тощо), всі процедури здійснює наступного дня та ж підзвітна особа. Передачу обов'язків з подання звіту і розрахунків з підприємством підзвітної особи іншому працівнику не передбачено. Також щомісячні обороти і заборгованість за розрахунками з підзвітними особами в бухгалтерському обліку при журнально-ордерній» формі обліку відображається в журналі-ордері №4.

Остаточний розрахунок підзвітної особи за одержаними грошовими  коштами закінчується складанням нею  авансового звіту.

Третій етап відносин (див. Послідовність операцій на початку) передбачає виконання дій, які є предметом залучення підзвітної особи до вирішення завдань підприємства.

Партнерами підприємства за участю підзвітної особи можуть бути як юридичні, так і фізичні  особи. У цій же послідовності  розглянемо виконання операцій за участю підзвітної особи. Виходячи із суті операції на підприємство-продавець можуть бути скеровані кілька працівників підприємства Щ покупця: підзвітної особа для здійснення грошових розрахунків, матеріально відповідальна особа з довіреністю на отримання цінностей, водій (або водій-експедитор) автотранспорту для перевезення цінностей. Кожен з цих працівників виконує функцій, зафіксовані в його посадових обов'язках або передбачені розпорядженням керівника. Ці посадові обов'язки за розпорядженням керівника можуть бути покладені на одного або кількох працівників з наділенням їх відповідними обов'язками і повноваженнями.

Обмежимося розглядом  першого з названих вище працівників  — підзвітної особи підприємства.

Найчастіше трапляється  варіант, коли підзвітною особою, на яку покладається обов'язок регулярної закупівлі цінностей, є працівник, з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність (постачальник, експедитор тощо).

На підприємствах можливі  варіанти залучення для разових  доручень як підзвітної особи працівника, з яким на момент залучення договору про матеріальну відповідальність не було. Вважається, що у таких випадках інтереси підприємства обмежені.