Аналіз виконання кошторису бюджетних установ за показниками звітності та рекомендації та рекомендації щодо шляхів вдосконалення бюджет

 

 

2.3 Організація контролю у Відділі культури і туризму Шполянської РДА

 

В умовах кризових явищ в економіці та дефіциту бюджетних коштів актуальним є контроль за їх використанням в установах та організаціях, які фінансуються з державного та місцевих бюджетів. Тому в комплексі проблем, які стосуються удосконалення системи державного управління в Україні, важлива роль відводиться організації контролю та підвищенню його дієвості і результативності.

Основним завданням ревізії витрат на утримання установ і організацій бюджетної сфери є визначення обгрунтованості планового об`єму видатків, виявлення зайвих асигнувань, знаходження резервів мобілізації додаткових грошових ресурсів для покращення діяльності. Контроль за плануванням видатків на утримання установ та організацій бюджетної сфери здійснюється за відповідними кодами її класифікації.

Ефективність, раціональне та цільове використання бюджетних коштів на утримання організацій, установ та закладів бюджетної сфери багато в чому залежить від організації фінансового контролю та якості проведення ревізій їх фінансово-господарської діяльності.

Основними питаннями при ревізії фінансово-господарської діяльності установ, організацій та закладів бюджетної сфери є перевірка:

- правильності планування видатків  на утримання бюджетних установ, закладів та організацій;

- дотримання фінансової дисципліни;

- законності витрачання коштів  згідно з затвердженим кошторисом  видатків і доходів у відповідності  з кодами структури економічної  класифікації видатків бюджету  України, затвердженої постановою  Кабінету Міністрів України від 12.02.1998р. №164;

- дотримання встановлених штатів, ставок і фонду заробітної  плати;

- законності утворення і витрачання  позабюджетних коштів;

- дотримання касової дисципліни  та законності операцій по  рахунку в банку;

- забезпечення повноти оприбуткування та законності витрачання товарно-матеріальних цінностей;

- правильності ведення бухгалтерського  обліку та достовірності фінансово-господарської  звітності;

- перевірка забезпечення керівництвом  бюджетної установи виконання  чинних законодавчих та інших нормативних актів.

Контроль за виконанням бюджету здійснюють Верховна Рада України та місцеві ради народних депутатів, які самостійно визначають  організаційні форми  здійснення такого контролю.

Важливе державне значення має процес виконання Державного і місцевих бюджетів, який може бути забезпечений лише за чіткої організації бухгалтерського обліку.

Бухгалтерський облік виконання бюджету називається бюджетним обліком. Він є однією із складових єдиного економічного обліку в нашій країні.

Однією із функцій бюджетного обліку є функція контролю, яка полягає у здійсненні бюджетного обліку надходжень доходів за їх видами та обліку виконання видаткової частини бюджету по відповідних  відомствах, установах і організаціях, які фінансуються з бюджету за призначенням, за цільовим використанням коштів згідно з розписом та бюджетною класифікацією.

Бухгалтери, економісти, працівники контрольно-ревізійної служби здійснюють систематичний контроль за формуванням доходів та видатків,  цільовим використанням коштів загального фонду. Цей контроль починається вже на етапі складання кошторису і закінчується аналізом його виконання.

Контроль здійснюється також при отриманні готівки на виплату заробітної плати, стипендій, допомоги, витрат на службові відрядження тощо.

Перевірка витрачання коштів і матеріальних цінностей на канцелярські та господарські заходи проводиться  за первинними документами  окремо з кожного виду витрат. При цьому необхідно встановити, чи відповідають зроблені витрати кошторисним призначенням, чи економно і відповідно до чинних нормативів вони використані.

По канцелярських і поштово-телеграфних витратах перевіряється правильність витрат на передплату газет і журналів, чи не допущено при цьому надмірностей, оплати за рахунок бюджетних коштів квартирних телефонів працівників.

По витратах на опалення, освітлення, водопостачання та інше треба перевірити наявність складених договорів  на їх постачання і встановити, чи не витрачаються бюджетні кошти на такі цілі з  завищеними тарифами, нормами, цінами, обсягом.

При ревізії витрат на придбання медикаментів встановити, чи відповідають вони витратам, затвердженим за кошторисом, чи економно і за цільовим призначення вони витрачаються та чи забезпечене при цьому збереження, правильність їх обліку.

При перевірці  витрат на придбання обладнання, інвентаря та інших матеріальних цінностей слід встановити:

- чи не проводились витрати  на придбання дорогого інвентаря, предметів, не передбачених кошторисом;

- чи не закуплялись товари  в надмірній кількості, непотрібні або непридатні;

- чи не проводилось незаконне  авансування постачальників та  оплата безтоварних рахунків;

- чи повністю одержані та  оприбутковані закуплені предмети, правильність витрачання коштів  на придбання інвентаря та  обладнання;

- чи забезпечено збереження товарно-матеріальних цінностей.

Для з’ясування  цих питань, крім перевірки за існуючими документами, необхідно провести зустрічні перевірки у постачальників.

Слід зазначити, що запровадження кошторису видатків і жорсткого попереднього контролю за використанням коштів за кожною категорією видатків — вимушені дії, викликані дефіцитом доходів бюджету і необхідністю проведення комплексу заходів щодо економного використання бюджетних коштів.

Перевірка стану бухгалтерського обліку та достовірності звітності

При перевірці стану бухгалтерського обліку та достовірності звітності ревізор вивчає :

- правильність оформлення здійснених  фінансово-господарських операцій  та повноту і своєчасність  їх відображення на відповідних  рахунках бухгалтерського обліку  і регістрах аналітичного і синтетичного обліку;

- достовірність та відповідність  записів балансів з даними  Головної книги та регістрів  аналітичного обліку;

- своєчасність здачі бухгалтерської  звітності до відповідних державних  органів.

Обов`язкова умова чіткої організації обліку в бухгалтерії є :

- розподіл службових обов`язків  між працівниками апарату бухгалтерії;

- забезпечення бухгалтерії і  бюджетної установи необхідними  нормативними документами, обліковими  регістрами, бланками первинних  бухгалтерських документів, реєстрами і звітами;

- наявність графіка здачі матеріально-відповідальними  особами, підрозділами, які входять  до складу централізованої бухгалтерії, всіх необхідних бухгалтерських  документів, звітів і зведень;

- забезпечення відповідно до  встановлених правил збереження архіву бухгалтерських документів, реєстрів обліку і звітів поточного і попередніх років.

Бухгалтерський облік є строго документальним, тому в процесі перевірки вивчається якість оформлення документації:

- наявність оригіналів документів, що підтверджують здійснення господарсько-фінансових операцій;

- правильне їх заповнення відповідно  до встановлених форм;

- наявність необхідних реквізитів, підписів відповідальних осіб;

- в необхідних випадках –  погашення штампами встановленої  форми.

Важливий момент, який характеризує міру достовірності обліку, є дотримання встановленої періодичності проведення інвентаризацїї, відповідно до «Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу», затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України 30.10.1998р. №90.

Звітну дисципліну характеризує своєчасне погашення підзвітних сум, здача звітів матеріально-відповідальними особами у встановлені терміни, проведення облікових робіт відповідно до графіка здачі місячних, квартальних і річних звітів до органів державної податкової адміністрації та вищестоящих органів управління.

Ревізія видатків кошторису на утримання відділу, проводиться у відповідності з «Інструкцією про порядок проведення ревізій і перевірок державною контрольно-ревізійною службою в Україні», затвердженою наказом ГоловКРУ в Україні від 3.10.97 р. №121.

Особливості ревізії видатків на заробітну плату полягають у вивченні дотримання нормативно-правового її регулювання.

Порядок нарахування заробітної плати працівниками культурно-освітніх установ проводиться згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 29.05.96 р. №565 «Про упорядкування умов оплати праці окремих галузей бюджетной сфери», наказом Міністерства культури і мистецтв України від 02.09.96 р. №440 «Про упорядкування умов оплати праці працівників культури і мистецтв бюджетник установ і організацій», зі змінами та доповненнями, іншими нормативними документами. Вищезазначеними законодавчими актами надано право керівнику бібліотеки затверджувати штатні розписи і встановлювати оклади працівникам згідно з діючими схемами, вводити доплати за суміщення професій (посад), розширення зони обслуговування, збільшення обсягу робіт, високі творчі досягнення, визначати порядок і розмір преміювання працівників представництва.

Розмір посадових окладів працівників та спеціалістів віділу залежить від освіти, стажу роботи та групп, до яких віднесено відділу. Підставою для нарахування заробітної плати працівникам відділу є тарифікація, в якій зазначено освіту, стаж, ставка.

 

2.4 Автоматизація оліку  та складання звітності у Відділі культури та туризму Шполянської РДА

 

В умовах використання обчислювальних машин створено принципово нові механізовані й автоматизовані форми бухгалтерського обліку, при яких обліково обчислювальні роботи виконуються автоматично на обчислювальних машинах.

Новий підхід до організації бухгалтерського обліку при комплексній його механізації в умовах використання електронно-обчислювальних машин виявив нові форми бухгалтерського обліку – автоматизовані.

В основу комплексної автоматизації бухгалтерського обліку закладено принцип безперервності обробки облікової інформації.

Перехід до автоматизованого бухгалтерського обліку вимагає не лише бажання і коштів, а й значної підготовчої роботи як організаційної, так і методичної. Перехід потрібно організовувати плавно, поетапно, краще за все до початку звітного періоду (кварталу, року). Звірений баланс, залишки, звітність за попередній період необхідні як вхідна інформація для введення в комп`ютер. Потрібно також правильно оцінити склад і обсяг необхідного документообігу, визначити, які документи будуть вестись в електронному вигляді, а які – в паперовому.

В Україні використовується значна кількість програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найбільш популярними з яких є: ”Парус”, ”Fin Expert”, ”БЕСТ”, ”Lady Fin”, ”Фінанси без проблем”, ”ІС-Бухгалтерія-Проф. для Windows ” та ін.

Система автоматизації бухгалтерського обліку спільного підприємства ”Парус” призначена для підготовки та обліку фінансово-господарських документів, накопичення інформації про здійснення господарських операцій на бухгалтерських рахунках, одержання внутрішньої і зовнішньої звітності установи.

Використання даної системи в Відділі культури і туризму Шполянської РДА дає змогу:

- готувати платіжні документи;

- виписувати рахунки на оплату  і накладні на відпуск матеріальних цінностей;

- вести облік основних засобів  і нематеріальних активів, здійснювати розрахунок амортизаційних відрахувань;

- вести облік товарно-матеріальних  цінностей за матеріально-відповідальними  особами;

- вести облік грошових коштів;

- вести облік розрахунків з  дебіторами і кредиторами;

- формувати баланс установи та інші звітні документи для подання у вищестоящі, податкові та контролюючі органи.

Оскільки Відділ культури і туризму Шполянської РДА – бюджетна установа, то комплексна система автоматизації бухгалтерського обліку здійснюється за допомогою програмного продукту Парус-бюджет.

У ній врахований восьмирічний досвід роботи  фірми в області розробки програмного забезпечення для бухгалтерій бюджетних організацій, а також останні зміни у веденні бухгалтерського обліку, обумовлені законодавством. Система Парус-Бюджет 7.40, реалізована під Windows, має могутній інструментарій для складання звітів будь-якої форми і змісту завдяки інтеграції системи з додатками MS Office (MS Word і MS Excel) і Seagate Crystal Reports. За допомогою даної системи можна здійснювати наступні операції :