Управление проектом разработки электронного архива в ОАО «Азиатско-Тихоокеанский Банк»

          Существует множество определений понятия «проект». Вот некоторые из них. Проект – это организационная идея новой уникальной формы, организованной во времени.

         Проект - ограниченное во времени, целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, с возможным ограничением расходования средств и ресурсов и со специфической организацией.

         Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Степень уникальности проектов может сильно отличаться. Обычно она определяется возможностью использования прошлого опыта. Источники уникальности могут иметь разную природу, в том числе в специфике конкретной производственной ситуации. Проект как система деятельности существует в рамках своего жизненного цикла до момента получения конечного результата.

         Этапом зарождения проекта является  возникновение идеи о возможности  что-то сделать и получить какой-либо  результат. В процессе проработки  идея принимает конкретные очертания  в виде целей проекта.

        Постановка целей – необходимое  и важное условие для успешной  реализации проекта, которая позволяет  сконцентрировать усилия на одном  или нескольких конкретных направлениях.

        Цель проекта – желаемый результат  деятельности, достигаемый при реализации  проекта в заданных условиях. Каждый проект включает как  минимум одну цель, сопровождающую  задачами.

Достижение  целей проекта характеризуется  тремя основными показателями:

- качество

- время

- издержки

Каждый проект имеет свою структуру – основные части, элементы, необходимые для  эффективного осуществления процесса управления проектом. Принятая структура  проекта с выделенной в ней  иерархией образует информационный язык проекта, на котором общаются все  его участники. В зависимости  от вида проекта разрабатываются  и используются различные структурные  модели. Наиболее существенные из них  показаны на рисунке 1.1. Ответственность  за структурирование и декомпозицию работ возлагается на заказчика, подрядные предприятия – консультантов и других участников проекта. Основным шагом является так же разбиение всех работ на этапы, что позволяет выполнять работу планомерно, прорабатывая каждый элемент. Данная процедура помогает вести работу последовательно, что исключает вероятность возникновения серьезных ошибок.

Рис. 1.1. Структура проекта [1, стр. 26].

         Каждый проект имеет свой жизненный цикл (промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения). Жизненный цикл проекта – это период времени, включающий в себя все этапы от идеи до ее реализации. Жизненный цикл важен, т.к. управление проектом включает в себя т акие методики инструмента, которые востребованы на конкретных этапах.

Рассмотрим  следующие фазы проекта: начальную, основную, завершающую  и фазу выполнения гарантийных обязательств.

Начальная фаза. На этом этапе выполняется  разработка концепции проекта, сравнительная  оценка альтернатив, утверждение концепции. Фаза характеризуется относительно небольшой интенсивностью инвестиций.

Основная  фаза. Здесь наблюдается максимальный объем инвестиций, выполняется наибольший объем работ по реализации проекта.

Завершающая фаза. На этой фазе достигаются конечные цели проекта и подводятся итоги.

Фаза  гарантийных обязательств. Осуществляется эксплуатация результатов проекта.

Ниже представлен  рисунок системы затрат проекта (по Г. Керзнеру)

 

 

Рис. 1.2. Система затрат проекта по Г. Керзнеру [1, стр. 27].

Управление  проектами - отдельная область менеджмента, предназначенная для управления временной деятельностью с уникальными результатами. Традиционное функциональное управление бизнесом, ориентированное на управление устоявшимися бизнес-процессами, не справляется с быстрыми и постоянными изменениями.

         Отличительными признаками проекта являются:

• четкие цели, которые должны быть достигнуты с одновременным выполнением ряда технических, экономических и других требований;
• внутренние и внешние взаимосвязи операций, задач, и ресурсов;
• определенные сроки начала и окончания проекта;
• ограниченные ресурсы;
• определенная уникальность целей проекта и условий его осуществления;
• неизбежность различных конфликтов.

Любой проект существует не изолированно, а в  окружении множества различных  субъектов и - соответственно - под  их влиянием. Он возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой. Состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации и развития: в нем могут появляться одни элементы (объекты) и удаляться другие. Окружение  проекта представляет собой сложный  комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют на проект по мере его реализации. Кроме  того, большинство проектов сами воздействуют на внешнюю среду. Факторы окружения  сами меняются во время осуществления  проекта. К факторам ближнего окружения  относят:

- руководство  предприятия (определяет цели  и основные требования к проекту);

- сферу финансов (определяет бюджетные рамки,  способы и источники финансирования);

- сферу сбыта  (формирует важные требования  и условия к проекту, связанные  с рынком сбыта, поведением  покупателей и действием конкурентов);

- сферу производства (связана с рынком средств производства, определяет выбор технологии, оптимизацию  мощностей и затрат);

- сферу материального  обеспечения (связана с рынком  сырья и полуфабрикатов и формирует  требования к обеспечению сырьем, материалами по приемлемым ценам);

- сферу инфраструктуры (связана с рынком услуг и  выдвигает требования к рекламе,  транспорту, связи, информационному  и прочему обеспечению).

Факторами внешнего окружения являются: политические условия (политическая стабильность, поддержка  проекта правительством, уровень  преступности); экономические факторы (тарифы и налоги, уровень инфляции и стабильность валюты, банковская система); правовые условия , социальные условия, инфраструктура (наличие и стоимость сырья, воды, энергии, уровень конкуренции и пр.); природные и климатические условия. Задачей управляющего проектом является анализ и учет всех значимых факторов окружения.

Жизненный цикл проекта можно разделить на три основные фазы: прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную.

В рамках первой фазы производится прединвестиционное исследование и планирование развития проекта, разработка концепции проекта, анализ условий воплощения первоначального  замысла, предпроектное обоснование  инвестиций и оценка жизнеспособности. Инвестиционная фаза включает проведение торгов, заключение контрактов на закупки и поставки ресурсов и проведение строительно-монтажных работ.

В рамках завершающей фазы осуществляется эксплуатация объекта, замена оборудования, расширение, модернизация и закрытие проекта.

Рассмотрим  классификацию проектов:

Таблица 2. Классификация  проектов

По составу и структуре	- монопроекты        - мультипроекты        - мегапроекты
По сфере деятельности	- экономические - организационные - технические - смешанные
По предметной области	- инновационные - инвестиционные - образовательные - исследовательские
По масштабу	- небольшие - средние - большие
По времени	- краткосрочные - среднесрочные - долгосрочные

 

           Как правило, проектирование осуществляется определенной командой или участниками. Сущность проектного менеджмента заключается в сосредото -  - чении    прав и ответственности за достижение целей проекта у одного чело- - века или небольшой группы. Участники проекта — основной элемент его структуры, т. к. именно они обеспечивают реализацию его замысла и несут ответственность за успех проекта на всех стадиях. Главный участник – заказчик - будущий владелец и пользователь результатов проекта. Он определяет основные требования к проекту и обеспечивает его финансирование за счет своих либо привлеченных от спонсоров или инвесторов средств. Стратегия проекта определяет процессы, действия и результаты достижения цели, учет реакции конкурентов [1, стр. 7].

        Этот человек - менеджер проекта, который обеспечивает осуществление проекта, реализуя ключевые функции по управлению проектом. В целом такое «управление» предполагает, что отдельный индивидуум не может справиться с решением большого объема задач, поэтому требуется объединение специалистов и разделение труда. Отсюда возникает необходимость в системе управления, преследующей определенные цели. Чтобы достичь определенных целей, требуются ресурсы, которые необходимо мобилизовать, скомбинировать, скоординировать и использовать.

1.3. Проблема управления информационными данными и обзор развития информационных технологий в области данной проблемы.

 

          Быстрое и неуклонное увеличение бумажных документов актуально для всех предприятий, учреждений и организаций. Каждому предприятию приходится решать проблемы упорядочения документов: их брошюруют в тома и папки, внедряют системы картотек. Но даже при наличии организованной системы хранения документов ни их сохранность, ни тем более быстрый поиск и оперативное получение доступа к требуемому документу не гарантируется. Все чаще из-за сложности доступа к бумажным архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев отдельных исполнителей и целых подразделений.

          Конечно, решением данной проблемы  может выступить внедрение ИС  на предприятие, но тут возникает  новая проблема – защита информации. Дело в том, что защита ИС  должна быть системной. Понятие  системности заключается непросто  в создании соответствующих механизмов  защиты, а представляет собой  регулярный процесс, осуществляемый  на всех этапах жизненного  цикла ИС. Все средства, методы и мероприятия, используемые для защиты информации, объединяются в единый целостный механизм – систему защиты. Для создания таких систем требуется иметь определенные теоретические знания, а именно: что представляет  собой защищенная информационная система, что такое система защиты информации и какие требования предъявляются к ней, какие существуют угрозы и причины нарушения безопасности информационных технологий и т.д.

         

Чтобы грамотно управлять информационными данными, необходимо применять информационные технологии.

          Информационные технологии –  это любой способ преобразования  информации. В информационной системе  может использоваться несколько  таких технологий. Эта система является средой для реализации технологии. Однако информационная технология шире, чем информационная система. Она может существовать вне ее. [18, стр. 1].

В любой информационной системе организуются определенные процессы, чтобы

·     выявить информационные потребности;

·     осуществить отбор источников информации;

·     осуществить сбор информации;

·     выполнить действия по обработке информации, оценке ее полноты и значимости и по представлению ее в удобном виде;

·     вывести информацию для предоставления потребителям или передачи в другую систему;

·     организовать использование информации для оценки тенденций, разработки прогнозов, оценки альтернатив решений и действий, выработки стратегии;

·     организовать обратную связь – по результатам обработки данных осуществить коррекцию взаимодействия с внешней средой. [10, стр. 15].

Рассматривая  проблему управления информационными  потоками в ОАО «Азиатско-Тихоокеанский  Банк», стоит отметить главное - отсутствие электронного архива и избыток бумажной информации. Соответственно, использование информации становится более трудоемким процессом, так как приходится работать с бумажной документацией вручную.  Безусловно, создание электронного архива очень трудоемкий процесс и требует финансовых вложений.

Для преобразования бумажной документации в электронный  вид можно использовать технологию потокового ввода документов.

Данная технология предусматривает решение пяти основных задач:

1. Создание технологической цепочки, позволяющей переводить в электронный вид большое число документов, представленных на бумаге. Здесь используются появившиеся в последнее время мощные сканеры, обрабатывающие до 150 страниц в минуту, или большое количество низко производительных сканеров (до 6-12 страниц в минуту), или несколько сканеров средней производительности (30-50 страниц в минуту). В процессе ввода документы проходят несколько этапов обработки, часть из которых полностью автоматизирована, часть выполняется с минимальным взаимодействием с пользователем.
2. Полученные графические образы документов необходимо отсортировать. В общем случае необходимо распределить получившуюся «кучу» (несортированный набор графических образов документов) по «корзинам».
3. На уже отсортированных графических представлениях документов необходимо определить те места, на которых расположены искомые переменные данные, используя при этом заранее известную структуру документа.
4. Данные, расположенные в местах, определенных в предыдущей задаче, необходимо перевести из графического вида в текстовый. При решении этой задачи используются системы оптического распознавания текстов, представляющие собой интенсивно развивающийся сектор рынка программного обеспечения. Наиболее известными российским пользователям являются такие системы, как "Cuniform","Tiger","Fine Reader".
5. Полученные и распознанные данные необходимо записать в соответствующую базу данных или информационную систему х[10, стр. 3].