Управление проектом разработки электронного архива в ОАО «Азиатско-Тихоокеанский Банк»

                  Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая  работа по дисциплине «Управление проектами»

на тему «Управление  проектом разработки электронного архива»  в ОАО «Азиатско-Тихоокеанский  Банк»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                          Выполнил студент  группы

             Проверил:

 

                                               

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      Улан-Удэ

2013 г.

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ 3

Глава 1. Теоретические основы систем управления проектами 5

1.1.Теория проектного менеджмента 5

1.2. Проект и его окружение 10

1.3. Проблема управления информационными данными и обзор развития информационных технологий в области данной проблемы. 17

Глава 2. Анализ предметной области и проблем архивирования документов в ОАО «Азиатско-Тихоокеанский Банк» 23

2.1.Анализ деятельности  Банка 23

2.2. Анализ проблемной области 32

2.3. Определение цели и задач для реализации проекта «электронный архив» 41

Глава 3. Управление проектом разработки и внедрения электронного архива в ОАО «Азиатско-Тихоокеанский Банк» 43

3.1. Концепция проекта  создания электронного архива 43

3.2. Планирование проектной работы и оценка экономической эффективности от разработки  и внедрения системы 45

3.3. Разработка, стабилизация и внедрение системы «Электронный архив» 52

Заключение 57

Список использованных источников 59

Приложение 1 61

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

          На протяжении многих веков человечеству приходилось реализовывать множество проектов. Возрастающая сложность проектов, с одной стороны, и накопленный опыт управления, с другой, сделали необходимым и возможным создание идеологии и методологии управления проектами. Бурное развитие кибернетики, теории управления и исследования операций в середине 20 столетия позволило создать ряд формальных моделей и тем самым заложить систематическую научную основу управления проектами.   В настоящее время практически любой вид деятельности не обходится без проектирования, иначе возможна большая финансовая потеря или плохое качество выполнения работы. В проектировании нуждаются так же  и информационные системы, ведь несвоевременная и некачественная работа вряд ли заинтересует заказчика. Создание баз данных, автоматизация деятельности, разработка и внедрение программного обеспечения и т.д. – все это требует проектный подход. Непосредственно перед началом разработки проекта необходимо исследовать предметную область объекта, выявить сильные и слабые стороны. Конкретным объектом данного курсового проектирования является ОАО «Азиатско-Тихоокеанский Банк».                                                                           

         Деятельность банка достаточно  хорошо автоматизирована, но есть  серьезная проблема – отсутствие  электронного архива кредитных  дел заемщиков, что вызывает  большую затрату времени на  поиск необходимого дела, а так  же неудобства, связанные с физическим  поиском в самом архиве, так  как кредитные дела слабо структурированы  и иногда имеют хаотичную расстановку  из-за невежества сотрудников.  Следовательно, из этого образуется  цель – создание электронного  архива кредитных дел заемщиков  в ОАО «Азиатско-Тихоокеанский  Банк» методом проектирования. Согласно  цели формируются задачи, такие  как:

         - понять сущность управления проектами;

- рассмотреть  особенности управления проектами; 

- изучить предметную область Банка, рассмотреть более подробно проблему архивирования кредитных договоров

- представить  логические и физические модели  данных «как есть» и 

   «как будет»

- разработать  собственный проект по созданию  и внедрению в Банк системы  "электронный архив"

Программные проекты должны завершаться  в ограниченные сроки и при  этом оставаться в рабочем состоянии  с гарантией качества. Возникает  ключевая проблема – необходимо достичь  баланса между качеством исполнения и скоростью разработки. Этому  способствуют специально разработанные  программы для проектирования, например: Rational Rose, ERwin с унифицированными инструментами и сервисом, ускоряющими промышленную разработку ПО, а так же требования, предъявляемые к любому проекту. При помощи этих инструментов проектирование становится не только нужным, но и интересным.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические основы систем управления проектами

1. Теория проектного менеджмента

 

        Появление и развитие нового направления в менеджменте - проектного менеджмента, обусловлено целым рядом объективных факторов. Прежде всего - это ускорение научно-технического прогресса и, как следствие, сокращение жизненного цикла товаров и технологий их производства. Второй причиной стало усложнение многих видов производств и самой продукции, за счет увеличения числа элементов, из которых они образуются, что в результате сформировало потребность в использовании новых приемов и методов в управлении. Немаловажную роль в появлении проектного менеджмента сыграло расширение и усложнение экономических   взаимоотношений между агентами, как на внутреннем, так и на внешнем рынках. Последним фактором явилась интернационализация производства, при которой отдельные виды работ по единой программе выполняются в различных странах, что также требовало использование инструментов проектного менеджмента [ 2, стр.108].Начиная с 80-х годов прошлого столетия, специалисты начали активный поиск нового инструмента в области менеджмента для решения различных задач управления. При этом, требовалось увеличивать производительность и снижать затраты, так как уже в это время разработка и реализация высокоэффективных проектах по существу становится основным условием выживания в конкурентной борьбе.

         В тоже время отсутствие должной заинтересованности работников в результатах производственной деятельности, ограниченность и высокая стоимость ресурсов привели к формированию новых принципов управления и внедрению проектного менеджмента с целью развития бизнеса. В настоящее время проектный менеджмент стал общепризнанной методологией хозяйственной деятельности, обязательной для делового международного сотрудничества [1, стр. 24].

         Проектный менеджмент (англ. project management) в широком понимании – это профессиональная деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и технологий и ориентированная на получение эффективных результатов путем воздействия на работников для успешного осуществления проектов.

         Состав и структуру проектного  менеджмента во многом определяют  стандарты, специально разрабатываемые  международными организациями.

В целом, стандарт – это документ, который представляет правила, характеристики, руководства  для определенных организаций [ 2, стр. 2].          На сегодняшний день особо выделяются две организации, занимающиеся разработкой международных стандартов – это Project Management Institute (PMI), она имеет свои представительства во многих странах мира, в том числе и в России. PMI является профессиональной ассоциацией по управлению проектами. PMI имеет свой свод знаний по управлению проектами, он называется PMBok (Project Management Body of Knowledge) и считается одним из самых авторитетных в области управления проектами. 

          Вторая организация, это - International Project Management Association (IPMA). IPMA считается международной ассоциацией по управлению проектами. PMI имеет свои представительства в 170 странах, а IPMA только в 45, но это не мешает ей быть очень известной и уважаемой во всем мире ассоциацией [16, стр. 1]. 

Международные стандарты: 
• ICB IPMA Competence Baseline. Version 2.0. IPMA Editorial Committee: Caupin G. Knopfel H., Morris P., Motzel E., Pannenbacker O. Bremen: Eigenverlag, 1999. pp.112.  
• ISO 10006 Quality Management – Guidelines to quality in project management (12/97). (ISO 10006 Управление качеством – Руководство по качеству при управлении проектами (12/97)  
• ISO 10006:1997 Quality management -- Guidelines to quality in project management 
• ISO 10007:1995 Quality Management – Guidelines for configuration management  
• ISO 9000:2000 Quality Management Systems – Fundamental and Vocabulary.  
• ISO 9004:2000 Quality Management Systems – Guidelines for performance improvements 
• ISO 15188:2001 Project management guidelines for terminology standardization 
• ISO 15288:2000 Life Cycle Management – System Life Cycle Processes 
• ISO/AWI 22799 Building construction -- Process management -- Guidelines for project management systems  
• ISO/IEC TR 16326:1999 Software engineering - Guide for the application of ISO/IEC 12207 to project management 

        Разработано множество национальных стандартов управления проектами, представленных АРМ (Великобритания), VZPM (Швейцария), GPM (Германия), AFITEP (Франция), CEPM (Индия), PROMAT (Южная Корея)  Проектный менеджмент представляет собой также методологию организации, планирования и координации использования, человеческих и материальных ресурсов на всем протяжении жизненного цикла проекта (говорят также - проектного цикла), направленную на эффективное достижение целей проекта путем применения системы современных методов, техники и технологий управления [16, стр. 1]. 

          Проектный менеджмент выполняет  ряд следующих функций:

• целеполагание (формирование инвестиционного замысла проекта, инициация проекта или его очередной фазы, разработка концепции проекта и т.д.);
• планирование (планирование предметной области проекта, структурная декомпозиция проекта, определение работ и их взаимосвязей, планирование ресурсов, календарное планирование работ, планирование контрактов и поставок и т.д.);
• организация (организация и координация выполнения плана проекта, формирование команды проекта, организация офиса проекта, распределение информации, размещение заказов на работы, услуги, поставки, заключение контрактов и их сопровождение и т.д.);
• мотивация (создание системы мотивации и стимулирования всех участников проекта);
• контроль (представление отчетов о ходе выполнения работ проекта, контроль предметной области, сроков выполнения, стоимости проекта, контроль мероприятий по снижению рисков, контроль качества проекта, контроль выполнения контрактов, завершение проекта).

Если сравнить проектный менеджмент с общим, то необходимо отметить следующее:

• сфера проектного менеджмента имеет свою уникальную область знаний, частично пересекающуюся с соседними областями.
• область общего управления содержит знания, которые следует иметь каждому менеджеру проекта.
• область технического управления содержит специальные знания в конкретной области деятельности. Это то, что делает менеджера проекта специалистом в этой области.
• вспомогательные и поддерживающие дисциплины помогают менеджеру проекта лучше выполнять свои функции [ 3, стр. 5].

 

Таблица 1. Сравнение функций общего (функционального) и проектного менеджмента

 

Функциональный менеджмент	Проектный менеджмент
-  Ответственность за поддержание  существующего состояния	- Ответственность за возникающие  изменения;
-  Полномочия определены структурой  управления	- Неопределенность полномочий
- Устойчивый круг задач	- Постоянно изменяющийся круг  задач
- Ответственность ограничена утвержденными  функциями	- Ответственность за «пакет» межфункциональных  задач
- Работы выполняются в стабильных  организационных структурах	- Работа в структурах, действующих  в пределах проектного цикла
- Основная задача - оптимизация	- Преобладание инновационной деятельности
- Успех определяется достижением  промежуточных функциональных результатов	- Основная задача - разрешение конфликтов
- Ограниченная изменчивость условий  и ситуаций	- Успех определяется достижением  установленных конечных целей
	- Неопределенность внутренне присуща  деятельности.

 

[ 8,стр. 156].

         В ходе управления проектами необходимо достичь две группы целей:

а) обеспечить планомерное повышение потенциала системы, для которой выполняется проект;

б) добиться эффективности использования ресурсов в процессе осуществления проекта.

         Соответственно и задачи проектного менеджмента подразделяются на базовые и интегрирующие. Базовые задачи связаны с управлением предметной областью проекта (содержательная сущность), управлением качеством проекта, управлением временными ресурсами, а также управлением стоимостью проекта и, соответственно, экономической эффективностью внесенных изменений.

В отличие  от базовых, интегрирующие задачи предполагают управление персоналом проекта, управление коммуникациями, управление контрактной  работой и управление рисками.

         Специфика проектного менеджмента заключается в том, что это, как правило, инновационное управление, т.е. чаще всего оно ориентировано на получение нового продукта или услуги.

         Таким образом, проектный менеджмент представляет собой не только науку, но и искусство руководства людскими и материальными ресурсами на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению потребностей участников проекта.

1.2. Проект и его окружение

 

Управление  проектами - это искусство и наука  координирования людей, оборудования, материалов, финансовых средств и  графиков для выполнения определенного  проекта в заданное время, в пределах бюджета и к удовлетворению заказчика (потребителя).

Управление  проектами позволяет:

• разработать и обосновать концепцию проекта, оценить его         эффективность с учетом факторов риска и    неопределенности,

• выполнить технико-экономическое обоснование и разработать бизнес-план проекта;

• осуществить системное планирование проекта на всех фазах его жизненного цикла, разработать смету и бюджет, подобрать исполнителей через процедуру конкурсов (торгов);
• организовать реализацию проекта, в том числе подобрать так называемую «команду» проекта;
• обеспечить эффективный контроль и регулирование, а также управление изменениями, неизбежными в ходе реализации проекта, организовать эффективное завершение проекта;
• в полной мере учесть «человеческий фактор», оказывающий нередко решающее воздействие на эффективность проекта в целом.