Совершенствование информационного обеспечения в управлении персоналом магазина компании ОАО «Седьмой континент»

 

Как видно из таблицы 2.17, наиболее распространенным методом получения информации при отборе кадров  в организации является  собеседование, а наименее распространенным - использование центров оценки.

 

Рис.2.7.   Структура методов отбора персонала при найме

Из рисунка 2.7 видно, что наиболее распространенным методом при оборе кандидатов при найме в организации является собеседование.

Анализ  системы  адаптации и развития персонала

В магазине, как и в компании в целом, нет специального документа (например, Положения об адаптации), регулирующих такую сторону управления персоналом, как адаптацию новых работников. Несмотря на то, что в Уставе самой организации ОАО «Седьмой континет» нет положений об адаптации персонала, новые сотрудники все равно проходят процесс адаптации, т.к. без стадии адаптации персонала не обходится работа ни одного предприятия – такой тип адаптации называется стихийной адаптацией.

В ходе исследования на предприятии  было проведено анкетирование, целью  которого было выявление особенностей процесса адаптации новых сотрудников.  Образец анкеты для сбора информации о процессе адаптации нового сотрудника приведен в приложениях 5 и 6. Приведем описание анкеты и результаты анкетирования. В приложении 6 представлена использовавшаяся анкета о сроках адаптации новых сотрудников.  В таблице 2.18 приведены результаты анкетирования.

Таблица 2.18

Результаты анкетирования по поводу сроков адаптации новых сотрудников

вопрос     сот- рудник	1. Укажите срок работы  в данной организации (в месяцах)	4. В какой период своей деятельности Вы почувствовали, что овладели профессиональными навыками (в месяцах)?	5. В какой период Вы почувствовали, что вошли в коллектив(в месяцах)?	Средний срок (по вопросам 4 и 5), в месяцах
1.	7	4	5	4,5
2.	4	2	3	2,5
3.	6	5	4	4,5
4.	5	2	2	2
5.	7	4	3	3,5
6.	6	4	2	3
7.	6	4	3	3,5
8.	6	5	2	3,5
9.	7	3	3	3
10	7	3	4	3,5
11.	5	4	3	3,5
12.	6	1	3	2
13.	5	1	2	1,5
14.	5	2	2	2
15.	6	3	2	2,5
Средний срок, мес.	6	3	3

 

Для большей наглядности результаты анкетирования представим графически (рис.2.8).

Рис.2.8.  Средние сроки адаптации новых сотрудников в магазине ОАО «Седьмой континент»

Как видно из представленных выше данных, средний стаж работы опрошенных молодых специалистов составляет 6 месяцев, из которых в среднем 3 месяца им понадобилось на то, чтобы овладеть необходимыми профессиональными навыками и 3 месяца для того, чтобы войти в коллектив. Эти результаты нельзя считать удовлетворительными: период адаптации связан со стрессовым состоянием сотрудника; в стрессовом состоянии неизбежны брак в работе, текучесть кадров и другие негативные последствия. Период вхождения в коллектив, длящийся для нового сотрудника в среднем почти 3 месяца – также показатель неудовлетворительный, который свидетельствует о не совсем здоровом социально-психологическом климате в коллективе, создающийся вокруг новых сотрудников.

В Приложении 6 приведена Анкета о степени адаптации новых сотрудников использованная в ходе исследования. Приведем результаты анкетирования.

1. На вопрос «Представьте себе, что по каким-либо обстоятельствам Вы уволились с организации. Вернулись ли бы Вы через некоторое время на свое прежнее место работы?» 2 человека из 15 ответили, что не вернулись бы ни при каких обстоятельствах; 3 из 15 ответили, что вернулись бы в самом крайнем случае; и 10 из 15 ответили, что вернулись бы не очень охотно.

Таким образом, для большинства опрошенных период адаптации не способствовал повышению удовлетворенности своим трудом в организации.

2. На вопрос «Бывают ли у  Вас конфликты» были получены  следующие ответы:

	время от времени	редко	не бывает
с руководителем	3	4	8
с заместителем руководителя	6	8	1
с коллективом по работе	10	5	0

 

Конфликты неизбежны. Однако относительно большое количество конфликтов с  коллективом говорит о неблагоприятном  социально-психологическом климате  в организации, в который попадают новые сотрудники.

3. Третий вопрос анкеты: «Кто оказал Вам наиболее ощутимую помощь в процессе адаптации: сотрудник отдела кадров, линейный руководитель, наставник, коллега по работе или кто-то еще?». При ответе на этот вопрос 4 из 15 человек назвали своего линейного руководителя и 11 из 15 – коллег по работе. Это является показателем отсутствия в организации в целом и в магазине в частности системы адаптации новых сотрудников.

4. При ответе на последний вопрос анкеты «Что помогло Вам в процессе адаптации: лекции, семинары, специальная литература, фильмы, слайды или что-нибудь другое?», 2 из 15 опрошенных указали на специальную литературу и 13 из 15 затруднились выбрать ответ из предлагаемых вариантов, указывая в основном на коллег по работе. Такие результаты говорят об отсутствии научно-методического сопровождения процесса адаптации.

Итак, результаты исследования выявили  следующие особенности процесса адаптации новых сотрудников  в магазине ОАО «Седьмой континент»:

1) в организации в целом и в магазине в частности отсутствует продуманная, разработанная система адаптации новых сотрудников, не создано научно-методическое и психологическое сопровождение процесса адаптации новых сотрудников;

2) новые сотрудники, как торговый, так и управленческий персонал, проходят стихийную адаптацию к работе;

3) средний срок овладевания профессиональными  навыками, необходимым специалистам  как менеджерам, так и управленческим  персоналом, для работы, составляет 5 месяцев; срок вхождения нового  сотрудника в коллектив в среднем  составляет 4 месяца;

4) социально-психологический климат  в организации (в частности, в магазине), в который попадает новый сотрудник, нельзя назвать удовлетворительным.

Таким образом, процесс адаптации  новых сотрудников как менеджеров, так и управленческого персонала, в магазине ОАО «Седьмой континент» нуждается в корректировке и совершенствовании.

Далее необходимо разработать систему  развития специалистов в  магазине ОАО «Седьмой континент» Ниже приводятся необходимые мероприятия и пути их реализации (таблица 2.19).

Таблица 2.19

Развитие персонала

№ п/п	Мероприятия	Пути реализации	Сроки реализации
1.     2.	Выделение и закрепление  наставника   Обучение и повышение  квалификации	Доплата наставникам     Организация курсов повышения  квалификации	До 1.07.11       До 1.07.11

 

 

1. Выделение и закрепление наставника

Для выделения и закрепления  наставника необходимо внести соответствующие  изменения в положение о магазине (которое утверждено в компании), где бы вводился принцип наставничества и соответствующее вознаграждение за эту деятельность, хотя изменения можно принять и на уровне компании в целом.

2. Обучение и повышение  квалификации

Необходимо заключить ряд контрактов с высшими техническими учебными заведениями города) на переподготовку и повышение квалификации специалистов. Предварительно необходимо определить количество сотрудников, нуждающихся в повышении квалификации.

На следующем  этапе проводим анализ системы  документооборота магазина.

В результате просмотра журнала регистрации документов была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (табл. 2.20). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 2.20

Анализ структуры документооборота магазина ОАО «Седьмой континент»

Наименование   документа	Количество документов			Темпы роста, %
	2008	2009	2010	в 2009 к 2008	в 2010 к 2009
Входящие	124	203	240	164	118
Исходящие	384	402	358	105	89
Приказы в том числе: - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу	870   157 215 498	648   116 178 354	894   156 222 516	74   74 83 71	138   134 125 146
Внутренние в том числе: - финансовые - служебные	3841   1492 2349	2597   973 1624	1972   1272 700	68   65 69	76   131 43
Итого в год:	5219	3850	3464	74	90
В среднем за день	18	13	12	72	92

 

При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов. Ниже на рисунке эти изменения представлены  на рис.2.9

Рис.2.9. Изменение количества документов магазина ОАО «Седьмой континент» в 2008-2010 годах, тыс. ед.

Ниже  произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 2010 года (табл.2.21). Здесь разбивка происходит помесячно для выявления сезонности.

Таблица 2.21

Выявление сезонности в объёме документооборота

Месяцы Года	Виды документов
	Входящие	Исходящие	Приказы	Внутренние
Январь	12	35	57	177
Февраль	22	30	78	200
Март	27	25	130	165
Апрель	23	28	84	175
Май	14	24	96	122
Июнь	18	53	84	78
Июль	23	42	34	94
Август	17	29	23	120
Сентябрь	25	69	69	183
Октябрь	18	38	47	165
Ноябрь	17	44	108	182
Декабрь	24	44	79	211

 

Из представленной выше таблицы видно, что в летний период снижается активность организации, так как большинство сотрудников именно в этот период уходят в отпуска. Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены (рис.2.10).

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2.10.  Динамика объёма документооборота в течение года в магазине ОАО «Седьмой континент»

Автоматизацией документооборота магазина занимаются сотрудники отдела информационных технологий компании ОАО «Седьмой континент», которые, приезжая в магазин, проводят работы по установке программного обеспечения, настройки, устраняют неполадки. Собственных сотрудников у магазина для решения данных задач нет (поскольку сбои информационной системы случаются не столь часто, а ИТ-отдел реагирует на такие сообщения достаточно оперативно, присылая сотрудника).