Информационное обеспечение управления

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ          3

1. Методика предпроектного обследования     4 

2. Методы обследования управленческих процедур    6

3. Исследование потоков и структуры  информации    8

4. Обследование документов и  документооборота 

      системы управления        9

 5. Модели информационного пространства предприятия   14

ЗАКЛЮЧЕНИЕ           19

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ     20

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Информационное  обеспечение -  важнейший элемент  автоматизированных информационных систем   -  предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятая управленческих решений.

В теории автоматизированных систем обработки  экономической информации  информационное обеспечение принято делить на: системы  показателей данной предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельности, анализа и др.); системы классификации и кодирования; документацию; потоки информации - варианты организации документооборота; различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

Наиболее  сложной организацией является автоматизированный банк данных, включающий массивы для  решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией  между различными пользователями.

Цель  контрольной работы – изучить  стадию предпроектного обследования систем информационного обеспечения управления

Задачи  контрольной работы:

- рассмотреть  методику  предпроектного обследования;

- изучить методы обследования управленческих процедур;

- проанализировать  исследование потоков и структуры информации;

- охарактеризовать  обследование документов и документооборота системы управления.

Контрольная работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка источников и  литературы.

 

 

1. Методика предпроектного обследования 

Целью предпроектного обследования является получение полной и достоверной  информации об объекте исследования.

На основе данных полученных при обследовании информационной системы создается  концептуальная модель АИС, состоящая  из описания предметной области, ресурсов и потоков данных, перечня требований и ограничений к технической  реализации АИС, а также определяется аппаратно-технический состав создаваемой  АИС.¹

Предпроектное обследование включает в себя несколько  этапов – сбор информации, первичная  ее обработка.

Первичное обследование затрагивает два основных момента, характеризующих предприятие:  

- решаемые задачи и выполняемые функции – на основе технологии анкетирования;

-   информационные потоки и связи, как внутренние, так и внешние – с помощью реестров.

Согласно  предложенной методологии построения информационной модели, обследование всех аспектов деятельности предприятий  проводится на различных уровнях  управления:

- предприятие (директор)

- службы и отделы (начальники отделов и служб);

- рабочие группы и сектора (начальники групп и секторов в рамках отделов и  служб);

- отдельные рабочие места.

Таким образом, для полного охвата деятельности  подразделений предприятия  необходимо участие в обследовании всех перечисленных сотрудников. Каждый участник обследования получает набор  материалов, обрабатывает их согласно приложенным инструкциям, формализуя, таким образом,  свою функцию управления.

Среди универсальных  методов, пригодных для обследования всех функциональных звеньев предприятия, наиболее важными являются следующие методы:

- наблюдения;

- опроса исполнителей (метод интервью);

- анализа материалов (анкетирования);

- личного участия.

Все эти  методы применяются, как правило, в  различных сочетаниях, дают хороший  эффект и предполагают разную степень  личного участия проектировщика в обследовании.

Метод наблюдения применим в тех случаях, когда  изучаемый вопрос не является трудным для понимания и требуется лишь уточнить некоторые детали.

Метод опроса исполнителей наиболее распространен, хотя имеет существенные недостатки. В процессе опроса приходится отвлекать людей от работы, а главное, полученные сведения могут быть не точными. Поэтому рекомендуется прибегать к этому методу в тех случаях, когда требуется уточнить некоторые неясности в изучаемом вопросе при условии, что опрос существенно облегчит труд проектировщика и сократит сроки обследования.

Метод анализа  материалов является наиболее точным и научно обоснованным. Материалы собираются различными способами и затем обрабатываются и анализируются по определенным научно разработанным методикам. Примером применения метода является анализ информационных потоков, рассматриваемый ниже.

Метод личного  участия является более достоверным, так как предполагает выполнение производственных операций лично проектировщиком. Однако главным его недостатком является значительное увеличение сроков и сложности обследования.  

2. Методы обследования управленческих процедур

 

Изучению управленческих процедур предшествует ознакомление с предметной областью в целом. При этом рассматриваются:  

  - существующие производственные и технологические процессы, а также материальные потоки;    

- организационная структура управления (состав подразделений, их назначение и подчиненность друг другу);    

- цели, функции и задачи управления.

В зависимости от вида экономического объекта оцениваются технико-экономические  показатели, отражающие специфику деятельности предметной области. Для промышленного  предприятия, например, это:

- номенклатура выпускаемой продукции (число видов продукции, объемы выпуска);

- масштаб предприятия (малое, среднее, крупное);

- количество видов технологических процессов изготовления продукции;

- номенклатура материальных ресурсов (количество видов, объемы запасов и оборот материальных ресурсов);

- количество организаций-контрагентов (поставщиков материальных ресурсов, покупателей продукции) и др.

Реализация управленческих функций  осуществляется через решение задач  управления. Функции и задачи управления связаны с деятельностью управленческого  персонала и отражают принятую организационную  структуру органа управления (состав структурных подразделений или  отдельных лиц, принимающих решение).

Обследованию  подвергается существующая система  управления:

- состав, периодичность и условия выполнения каждой управленческой функции или задач

- число исполнителей функции управления, трудоемкость и сложность работы управленческого персонала;

  - применяемые технические средства обработки информации для выполнения управленческих функций;

  - должностные инструкции, штатное расписание и организационная структура управления  – состав подразделений, сфера их деятельности, взаимосвязи по выполняемым функциям управления;

  - состояние информационного обеспечения управления и нормативно-справочного хозяйства.

В результате обследования управленческих процедур:

- устанавливаются цели деятельности (обеспечение стабильного дохода, конкурентоспособности выпускаемой продукции, ритмичности производства, сокращение непроизводительных потерь рабочего времени и т. п.) и критерии оценки их достижения;

- определяются функциональные подсистемы системы управления и состав их задач.

Для проведения обследования управленческих процедур, функций и задач управления применяется  специально разработанная анкета обследования. Анкета содержит вопросы, касающиеся целей, задач и функций, выполняемых анкетируемым, личных рекомендаций и пожеланий по вопросам автоматизации и организации работы в подразделении.

Анкета начальника отдела содержит вопросы, касающиеся функций, выполняемых  отделом, и распределение их по секторам. Согласно этому разделению в дальнейшем происходит сбор документов по секторам, входящим в отдел (службу).

Также в  анкете предлагается выделить, по мнению анкетируемого, наиболее важные, с точки  зрения управления, информационные потоки (документы).

  Исследование  потоков и структуры информации. 

В процессе предпроектного обследования изучаются  состав, структура/форма и содержание информационных сообщений, а также  информационные процессы, охватывающие сбор и регистрацию первичной информации, передачу данных, обработку сообщений, организацию хранения и доступа к информации для подготовки и принятия управленческих решений. Информационный анализ предметной области выполняется в трех направлениях:

- смысловое содержание сообщений, их информативность для целей управления (семантический уровень);

- состав и структура сообщений, правила их построения на внемашинном и внутримашинном уровнях (синтаксический уровень);

- полезность сообщений для целей системы управления, выполнения функции управления и решения управленческих задач (прагматический уровень).²         

 

3. Исследование  потоков и структуры информации

 

В процессе предпроектного обследования изучаются  состав, структура/форма и содержание информационных сообщений, а также  информационные процессы, охватывающие сбор и регистрацию первичной информации, передачу данных, обработку сообщений, организацию хранения и доступа к информации для подготовки и принятия управленческих решений. Информационный анализ предметной области выполняется в трех направлениях:

1. смысловое содержание сообщений, их информативность для целей управления (семантический уровень);
2. состав и структура сообщений, правила их построения на внемашинном и внутримашинном уровнях (синтаксический уровень);
3. полезность сообщений для целей системы управления, выполнения функции управления и решения управленческих задач (прагматический уровень).

 

4. Обследование документов и  документооборота системы управления

 

Основные понятия электронного документооборота. Пример: Вы написали заявление на отпуск и передали его в отдел кадров. Так появился документ. Что же превратило чистый лист бумаги в документ? Во-первых, информация, представленная в виде текста. Во-вторых, текст в форме заявления. И в-третьих, бумагу готовили с расчетом на последующую деятельность сотрудников отдела кадров.

Итак, документ – это совокупность трех составляющих:

1. физическая регистрация информации;
2. форма представления информации;
3. активизация определенной деятельности.

Именно  некоторая деятельность и превращает информацию в документ. Но документ перестает существовать, если в дальнейшем не подразумевает процедуры обработки. При этом форма документа тесно  связана с характером дальнейшей деятельности, она порождает необходимость  документов.

Документ  – слабоструктурированная совокупность блоков или объектов информации. В  общем случае обойтись без документов пока нельзя. Сам по себе документ, независимо от того, обычная ли это бумага или  электронный бланк, проблем предприятий  не решает – первичны бизнес-процессы и четкий контроль за выполнением  проекта.

Документооборот может быть двух типов:

1. универсальный – автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации. Справедливо было бы его называть аморфным или беспорядочным документооборотом;
2. операционный – ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведется слабоструктурированная информация.

Кроме собственно документов важен еще регламент  работы с ними. Дублирование документов, их потеря, навязчивый способ их распространения, а также запутанный порядок их прохождения могут существенно  усложнить работу, повысив вероятность  допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации.

Итак, документ занимает определенное место в процессе некоторой деятельности на границе  разделяемых функций исполнения. Поэтому правильно рассматривать  документ как инструмент распределения  функций между работниками.

Преимущества  электронного документооборота. К основным преимуществам электронного документооборота можно отнести следующие: