Совершенствование информационного обеспечения в управлении персоналом магазина компании ОАО «Седьмой континент»

Опишем эти пункты подробнее. Отсутствие постановки задачи менеджмента в магазине является наиболее значимым и сложным. На первый взгляд, его тема перекликается с содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако, на самом деле, он является более глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.

К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции.

Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно планируется автоматизировать. В большинстве случае, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов, но это уже отдельный сложный вопрос.

Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Выводы по главе

В аналитической главе также были изучены тенденции кадровых показателей одного из магазинов крупной торговой сетевой компании ОАО «Седьмой континент»,

Развитие магазина можно оценить  и по увеличению численности его  персонала. За анализируемый период выявлен прирост общей численности персонала на  33 человека, снижение коэффициента текучести в исследуемом магазине компании ОАО «Седьмой континент» является  значительным и свидетельствует об улучшении  использования трудовых ресурсов в организации.

В рамках аналитической главы также были изучены элементы системы управления персоналом компании и отдельные ее элементы: оценка персонала, мотивация, кадровое планирование, набор и найм, адаптация и т.д. Отмечено, что в исследуемом магазине, как и в компании в целом, мотивирующие воздействия на работника оказывают не только традиционные средства стимулирования (денежные и моральные), но и характеристики выполняемой работы. В исследуемом магазине, как и в целом в ОАО «Седьмой континент»,  оценка персонала проводится с применением таких методик, как распределение сотрудников по квалификационным группам, оценка потенциала сотрудника и оценка индивидуального вклада в процесс, проводится и аттестация персонала.

Немаловажным элементом  кадрового планирования является набор персонала и используемые  при этом методы. Набор персонала в исследуемом магазине не проводится – его проводит сама головная компания и ее кадровая служба, и процесс набора заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности и специальности, из которого организация подбирает более подходящих для нее работников. Наиболее предпочтительным методом   набора кадров в  ОАО «Седьмой континент»  является внутренний отбор (78 %). В основном, производится продвижение по службе своих работников.  Однако, торговый персонал набирается, разумеется, как менее квалифицированный, со стороны.

Процесс адаптации новых сотрудников  как менеджеров, так и управленческого  персонала магазина (как и компании в целом) нуждается в корректировке и совершенствовании. В частности, в компании в целом и в магазине в частности нет документа, регламентирующего адаптацию персонала.

Как один из важнейших элементов  системы управления персоналом, в  процессе анализа была рассмотрена применяемая в магазине информационная система. В магазине применяется та же система, что и в компании ОАО «Седьмой континент» в целом: а именно ИС «Парус», имеющая несколько взаимосвязанных модулей, в том числе модуль по учету персонала, табельному учету и расчету заработной платы (то есть, кадровой работе). Но применение данного модуля не решает все задачи управления персоналом в компании, потому дополнительно к ИС «Парус» применяется программный комплекс «Босс-кадровик», позволяющий дополнительно к тем же функциям вести данные по повышению квалификации персонала, прохождению аттестации и т.п., и эти две системы связаны между собой, из «Босс-кадровик» данные поступают через дополнительный модуль в ИС «Парус». В целом отмечено, что такая система не является особенно удобной, как выявлены и иные программные недостатки, ухудшающие информационное обеспечение кадровой работы как в магазине в частности, так и в компании в целом. Потому предлагается усовершенствовать данное информационное обеспечение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Совершенствование информационного обеспечения  в управлении персоналом магазина компании ОАО «Седьмой континент»

3.1. Разработка мероприятий по совершенствованию

 

Для совершенствования  системы управления персоналом  в ОАО «Седьмой континент» в целом и для исследуемого магазина в частности (поскльку общий учет в компании централизован) предлагается использование программы «1С: Зарплата и кадры». Оптимальным при этом будет полный переход компании к системе «1С: Предприятие», чтобы не делать промежуточных программ для экспорта данных из «1С: Зарплата и кадры» в ИС «Парус».

Вообще же, программа «1С:Зарплата и Кадры» представляет собой компоненту «Расчет» системы программ «1С:Предприятие» с типовой конфигурацией «Зарплата+Кадры», предназначенной для автоматизации расчета заработной платы и кадрового учета в компании.

Компонента «Расчет» позволяет  компании автоматизировать периодические расчеты и может быть использована как автономно, так и совместно с другими компонентами системы программ «1С:Предприятие».

Использование данной программы  в компании   позволяет получить:

1. Расширенные возможности расчета заработной платы и кадрового учета;

2. Обмен данными с различными программами бухгалтерского учета компании;

3. «Путеводитель» повышает доступность первоначального освоения программы, позволяет ознакомиться с основными разделами расчета заработной платы и перейти в нужный режим работы программы;

4. Интерактивные «помощники» облегчают ввод данных: первоначальную настройку программы, прием сотрудников на работу в магазин, ввод больничных и отпускных, ввод доплат и удержаний, проведение различных выплат, переход на новый расчетный период;

Программа «1С:Зарплата и Кадры» в магазине ОАО «Седьмой континент» будет использоваться как для кадровой работы в целом, так и для расчета заработной платы и кадрового учета. Она позволит в компании не только усовершенствовать автоматизированный расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать налоговую отчетность по доходам физических лиц (всегда актуальнуб, даже с учетом изменения законодательства). Универсальность программы позволит реализовать любой подход к решению этих задач и самостоятельно расширить функциональность программы для исследуемого магазина.

Программа «1С:Зарплата и Кадры» для компании  позволит проводить настройку на требования компании и даже конкретного пользователя. Список сотрудников магазина можно организовать, сгруппировав сотрудников по тому или иному признаку. Результаты расчетов текущего периода компании   и вся их предыстория хранятся в журналах расчетов. Программа позволит сотрудникам кадровой службы формировать  документы как в бумажном, так и в электронном виде для передачи данных в ИФНС, ПФР, ФСС, ФОМС и прочие организации. Программа позволит осуществлять работа с распределенными информационными базами.

«1С:Зарплата и Кадры» включает режимы обмена данными с программами системы «1С:Предприятие» и содержит разнообразные средства взаимодействия с другими программами внутри компании:

• возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволяет обмениваться данными практически с любой программой в компании;
• встроенный язык содержит средства работы с файлами формата DBF.

Программа «1С:Зарплата и Кадры» позволяет сотрудникам кадровой службы поддерживать современные средства интеграции приложений: ОLЕ, ОLЕ Аutоmаtiоn и DDЕ. Использование этих средств позволяет компании:

• управлять работой других программ, используя встроенный язык,- например, формировать отчеты и графики в Miсrоsоft Ехсеl;
• получать доступ к данным «1С:Зарплата и Кадры» из других программ;
• вставлять в документы и отчеты «1С:Зарплата и Кадры» объекты, созданные другими программами - например, помещать в первичные документы логотип фирмы или фотографии сотрудников;

Программа  позволит компании использовать  возможность выбора режима для использования необходимого набора функциональных возможностей:

• расширенные возможности расчета заработной платы и кадрового учета позволяют работать с многосменными графиками работ, вводить весь спектр доплат и удержаний, вести штатное расписание, использовать электронный фотоархив сотрудников и т.д;
• упрощенный режим может работать в простом пользовательском интерфейсе и позволяет при необходимости постепенно включать любую еще неиспользуемую функциональную возможность.

Программа  «1С:Зарплата и Кадры» позволит кадровым работникам  формировать  все необходимые межотраслевые формы по учету труда и заработной платы и другие необходимые отчеты, позволяющие получить информацию за любой расчетный период:

• расчетные листки;
• расчетно-платежные ведомости;
• платежные ведомости для получения денег через кассу;
• расходные кассовые ордера;
• свод по начислениям и удержаниям;
• налоговую карточку по форме 1-НДФЛ;
• справку о доходах по форме 2-НДФЛ;
• анкету и индивидуальные сведения застрахованного лица для отделений Пенсионного Фонда РФ;
• лицевой счет по форме Т-54а.

Таким образом,  программа  «1С:Зарплата и Кадры» является  для магазина готовым решением, позволяющим проводить расчет заработной платы и кадровый учет.

Что изменит применение данной программы  по сравнению с действующей системой, описанной во второй главе:

- не будет необходимости работы  одновременно в двух программах («Босс-кадровик» и «Парус» и  экспорта из «Босс-кадровик» в  «Парус» данных);

- расширятся возможности кадрового  учета и отчетности (в «1С» имеется  гораздо больше возможностей, что  уже было описано выше);

- собственно имеется больше  возможностей для регулярного  обновления системы или ее  перепрогаммирования для нужд  исследуемой компании (во-первых, компания «1С» регулярно обновляет свои программные продукты, и процесс обновления для пользователей системы практически бесплатен, проводится оперативно; к тому же на рынке больше специалистов, которые непосредственно могут перепрограммировать программные продукты «1С» под нужды компании, а по иным программным продуктам, в частности, по тем что применяются в исследуемой организации, такая работа крайне затруднительна).

Обновленная информационная система  управления персоналом будет иметь следующий вид, представленный на рисунке 3.1:

 

 

 

 

 

 

Рис.3.1. Предлагаемая информационная система управления персоналом

 

Таким образом, новая система исключает  дополнительные выгрузки для экспорта, делает кадровую работу и бухгалтерию еще более полно взаимосвязанной.

Внедрение будет проводиться поэтапно, в целом по компании, а сами этапы  можно представить в виде следующей  таблицы:

Таблица 3.1

Этапы внедрения системы «1С: Предприятие» и «1С:Зарплата и Кадры» в ее рамках в ОАО «Седьмой Континент»

Этапы	Действия	Сроки, ответственные
1.Разработка концепции  регламента новой системы, плана  по переходу компании на нее	Оценка возможностей перехода, планирование переноса данных в новую систему, планирование переобучения персонала по работе с новой системой	Сентябрь 2011 г. Руководство ОАО «Седьмой континент»
2.Формулирование к  поставщику программного обеспечения  требований к комплектации программ	Оценка необходимых  модулей и систем, письменное формулирование требований, заказ программного обеспечения	Октябрь 2011 г. Отдел ИТ ОАО «Седьмой континент» совместно с бухгалтерией, кадровой службой, службами закупок  и продаж, финансовой службой