Информационная подсистема организации

Информация служит основой  для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для  выработки и принятия соответствующих  управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.

В основе модели построения информационной технологии управления фирмой должны лежать концептуальные положения.

1. Целью функционирования  любой фирмы является получение  прибыли от итогов своей деятельности.

2. Все взаимодействия  между юридическими субъектами (фирмами,  организациями) сводятся к заключению  и реализации сделки. При этом  одна из сторон является продавцом,  другая — покупателем. Предметом  сделки могут быть товарно-материальные  ценности, работа, услуги или их  комбинация.

3. При осуществлении любой  хозяйственной операции формируется  документ, подтверждающий ее совершение (операционный документ). Совокупность  операционных документов образует  документооборот фирмы. 

4. Операционные документы  принадлежат к одному из двух  классов. Первый класс документов  — документы-основания, т.е. документы,  регламентирующие операции между  юридическими лицами. К этому  классу относятся простые и  многоэтапные договоры, счета, счета-фактуры,  контракты, требования, гарантийные  письма и т.д. Документы-основания  дополнительно классифицируются  по:

• жизненному циклу документа  — документ может находиться в  одном из трех состояний: оформляемый, исполняемый, закрытый (исполненный);

• по виду расчетов (по признаку многовалютности): рублевый расчет, валютный, валютно-рублевый.

Второй класс документов — сопроводительные документы, т.е. операционные документы, отражающие суть фактически выполняемых операций. Все  сопроводительные документы можно  разделить на две группы.

• Документы, подтверждающие перемещение товарно-материальных ценностей, либо операции выполнения работ, услуг. К ним относятся накладные  различных видов, складские ордера, акты на выполнение работ (услуг).

• Финансовые сопроводительные документы, подтверждающие операции перемещения  наличных и безналичных финансовых средств. К ним относятся банковские и кассовые документы. Сопроводительные документы, как правило, связаны  с документами - основаниями.

5. Основа оперативного  управления фирмой заключается  в регистрации входящих либо  формировании исходящих документов-оснований  и сопроводительных документов, подтверждающих выполнение хозяйственных  операций.

Для современных условий  функционирования фирмы характерно применение высокоэффективной внутрифирменной  информации. Информационные технологии управления фирмой последовательно  реализуют принципы единства информационного  процесса, информации и организации  путем применения технических средств  ее сбора, накопления, передачи и обработки  в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики, моделей и прогнозно-аналитических  расчетов.

В результате работы всех пользователей  происходит наполнение базы данных фирмы  оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных  операций, относящихся к различным  направлениям деятельности. Обработка  оперативной информации позволяет, с одной стороны, проанализировать взаимоотношения с контрагентом на основе сведений о движении материальных ценностей, услуг, работ и финансовых средств, а с другой стороны, оценить  эффективность работы фирмы по различным  направлениям хозяйственной деятельности. При этом обеспечиваются:

• принцип однократного ввода в базы данных информации и, как следствие, отсутствие дублирования функций пользователей, упорядочение документооборота;

• легкость контроля на корректность и целостность данных, персонификация пользователя;

• контроль за регламентом  выполнения хозяйственных операций и т.д.

В производственно-хозяйственных  подразделениях фирмы обеспечивается обобщение информации снизу вверх, а также конкретизация информации сверху вниз.

Информационный процесс, цель которого получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и  аналитической информации при организации  информационной технологии, должен быть унифицирован, что позволяет использовать современные средства вычислительной техники.

 

Повышение эффективности  использования информационной технологии управления фирмой достигается путем  сквозного построения и совместимости  информационных систем, что позволяет  устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования  информации. Информационное обеспечение  предполагает распространение информации, т.е. представление пользователям  информации, необходимой для решения 

научно-производственных задач; создание наиболее благоприятных условий  для передачи информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских  и производственных мероприятий.

В современных условиях в  фирмах необходима организация применения высокоэффективной внутрифирменной  системы информации.

Рисунок 4. Схема информационной базы компании после внедрения

Управленческая внутрифирменная  информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения 'потребности  в информации разных уровней принятия решений.

Для организации этого  процесса в фирме формируются  различные базы данных, наполненные  информацией по различным вопросам функционирования предприятия. Базы данных являются составной частью программного комплекса и формируются в  процессе настройки программного обеспечения  информационной технологии управления фирмой. Этап информационной настройки  программного комплекса является обязательным перед началом ее практического  применения. В процессе настройки  наполняются информационные массивы, используемые далее всеми модулями, входящими в комплекс, определяются параметры функционирования системы. Состав информационной базы фирмы приведен на рис. 4.

В целях защиты информации от несанкционированного доступа каждый пользователь фирмы, подключенный к  локальной вычислительной сети и  информационной базе, имеет свободный  доступ только к информации, необходимой  для выполнения им его служебных  функций, и получить при необходимости  информацию, не связанную непосредственно  с его функциями, может только с разрешения вышестоящего руководства  фирмы.

Для внедрения данного  информационного обеспечения необходимо заключить договор на поставку данного  информационного обеспечения, который  включает в себя поставку самого информационного  обеспечения, процесс наладки и  обучения сотрудников информационного  отдела компании, дополнительных единиц компьютеров в количестве 20 шт., а  также установку на 10 компьютеров  программ СПС «Консультан-Плюс» (сетевая  версия). Предположительная стоимость  для ОАО «Прогресс», учитывая его  масштабы,  такого вида работ может  составить 2800 тыс. руб.

Экономическая эффективность  и целесообразность внедрения информационной составляющей обосновывается сокращением  потерь времени на принятие управленческого  решения и повышением степени  своевременности информационного  обеспечения.

Рассчитаем эффективность  предложенного комплекса мероприятий.

Исходя из результатов  анализа информационного обеспечения  управления затраты на обработку  одного документа увеличились на 23 тыс. руб. При этом увеличился документооборот  на 132 документа в год. Таким образом  дополнительные затраты, которые несет  предприятие на обработку документов составляет:

Д=23*132=3036 тыс. руб.

Затраты за внедрение данного  мероприятия составляют 2800 тыс. руб. (З)

Тогда эффективность составит:

Э= Д-З

Э= 3036-2800=236,00 тыс. руб.

Определим эффективность  по данному мероприятию. Для этого  применяем формулу дисконтирования  денежных потоков.

    NVP=   - IC

где, NVP- внутренняя норма  доходности

r- ставка дисконтирования

IC- первоначальные инвестиции

С- денежные потоки

Первоначальная сумма  вложения по данному мероприятию  составят 2800  тыс. руб. Ставка рефинансирования равна 8%. Предполагаемое сокращение затрат при том же темпе прироста документооборота составит первый год –3036  тыс. руб. Второй год -3036  тыс. руб. Тогда NVP равен:

 

руб.

Как видно из расчета NPV положителен, то есть данное мероприятие окупиться  через 11 месяцев.

 или 11 месяцев, то есть  меньше чем за 1 год.

Данный расчет показывает эффективность и целесообразность данного мероприятия при условии, что предприятие в планируемом  периоде получит аналогичный  прирост финансовых показателей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 4. Внедрение организационного проекта.

Внедрение оргпроекта проводится на основании материалов по реализации рабочего проекта организации производства, содержащихся в комплекте рабочей  документации, в два этапа:

1. Подготовка к внедрению.

2. Внедрение.

Подготовка к внедрению  включает работы:

1. формирование программно-целевой  группы, ответственной за выполнение  работ по реализации проекта;

2. изучение комплекта  рабочей документации по проектированию;

3. Материально-техническую  подготовку, которая заключается  в проведении работ по строительству  и перестройке отдельных помещений,  их планировке, приобретении дополнительного  оборудования, оснастки, технических  средств управления и т. п.;

4. профессиональную подготовку  кадров, которая заключается в  обучении, переподготовке и повышении  квалификации работников предприятия  (ИТР, служащих, рабочих) для работы  в новых условиях;

5. социально-психологическую  подготовку, которая состоит в  проведении мероприятий (бесед,  лекций) по убеждению работников  в необходимости и эффективности  реализации оргпроекта, привлечению  их к активному участию в  его осуществлении;

6. разработку системы  стимулирования, которая заключается  в формировании положений по  материальному и моральному стимулированию  работников на период внедрения  проекта;

7. опытно-экспериментальную  проверку, которая представляет  собой апробацию оргпроекта или  его частей на отдельных объектах  с целью выявления недостатков  в оргпроекта и их устранения  для успешной реализации всего  комплекса работ по внедрению  проекта;

8. корректировку рабочей  документации по результатам  опытно-экспериментальных работ.

Этап внедрения включает три вида работ:

- реализация оргпроекта;

- расчет фактического  экономического эффекта;

- проведение приемо-сдаточных  работ.

В реализации проекта совершенствования  или преобразования организации  подсистем управления предприятия  в отличие от внедрения проекта  построения новой организационной  системы можно выделить три части:

1. частичное внедрение,  когда элементы проектируемой  организации производства постепенно  вытесняют элементы функционирующей  системы и поэтому существуют  рядом с ними;

2. полное внедрение, знаменующееся  заменой старой системы на  проектируемую;

3. адаптация новой системы,  доказывающая ее жизнеспособность  и эффективность.

Чтобы показать особенности  внедрения проекта целевой подсистемы управления охраной окружающей среды  системы управления организации, отразим  их в таблице 5.

После осуществления всех проектных мероприятий необходимо проведение расчета фактической  экономической эффективности проекта  с последующей корректировкой целей.       

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 5. - План внедрения проектных мероприятий целевой подсистемы управления охраной окружающей среды системы управления организации

Наименование мероприятия	Краткое содержание работ  в очередности их выполнения	Сроки внедрения, дней	Исполнитель
Внедрение информационной технологии	Выбор информационного обеспечения	5-7	Начальник отдела  информационных технологий
	Выбор поставщиков информационного  обеспечения и компьютерной техники	14	Специалисты отдела информационных технологий
	Оплата, получение компьютерной техники, наладка, подключение, монтаж информационной технологии	30	Начальник отдела ИТ, специалисты  отдела ИТ
Внедрение нового регламента документооборота	Разработка нового регламента документооборота	20	зам. ген. директора предприятия  по общим вопросам, отдел информационных технологий
	Внедрение нового регламента на основе новых информационных технологий	20	Начальник отдела информационных технологий, зам ген. Директора по общим вопросам, начальник юридического отдела