Информационная подсистема организации

Оглавление

Введение 2

Глава 1. Теоретическая часть.  Состав и содержание организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации. 4

1.1 Информационное обеспечение, его состав и роль в управлении 4

1.2 Проблемы создания информационной системы в организации, структура организации и ее информационное обеспечение 10

Глава 2. Аналитическая часть. Предпроектная подготовка разработки организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации. 16

2.1. Технико-экономическое  обоснование необходимости  разработки организационного проекта. 16

2.1.1.Краткая характеристика  предприятия и  перспективы 16

его развития. 16

2.1.2. Организационная структура ОАО «Прогресс». 20

2.1.3. Системный анализ состояния объекта управления. 22

2.1.4. Системный анализ  состояния субъекта управления. 24

2.2. Разработка задания  на оргпроектирование. 30

2.2.1. Древо целей оргпроектирования: 30

2.2.2. Разработка задания на оргпроектирование. 31

Глава 3. Проектная часть 34

3.1. Организационное проектирование информационного обеспечения управления системы управления персоналом. 34

Глава 4. Внедрение организационного проекта. 49

Заключение 52

Список  литературы 55

Приложение А 56

Приложение Б. 57

Приложение В. 60

 

 

 

Введение 

Информационное  обеспечение – одна из основных составляющих бесперебойной  работы любого предприятия. Ни один отдел не может без неё нормально и продуктивно функционировать. Информация  может поступать в организацию  или её отделы извне – это внешняя информация. Данный вид информации очень важен для организации. Ни одно предприятие  не может быть изолированно от внешней среды. Всегда необходимо знать, какие конкуренты у вас существуют на рынке, с какими потенциальными  партнерами и поставщиками вы могли бы вместе работать и т.д. Велика потребность работы с внешней информацией, например,  у таких отделов, как отдел маркетинга, отдел планирования и др. При этом к информации предъявляются обязательные требования: она должна быть точной, достоверной и предоставляться в нужное время и в необходимом объеме. Информация  также может быть внутренней. Эта  та информация, которая циркулирует  внутри предприятия. Этот вид информации не менее важен, чем предыдущий. Без составления каких-либо отчетов, ведомостей и документов предприятие не сможет составить, например, план дальнейшего развития, а следовательно, не сможет развиваться. Также существуют различные информативные документы, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники, а без эффективной системы информационного обеспечения это сделать не возможно.

Основной целью работы является разработка организационного проекта по совершенствованию  информационного обеспечения системы управления ОАО «Прогресс», чтобы предприятие могло продолжать максимально эффективно функционировать и развиваться. 

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1. Сформулировать теоретические основы понятия «организационное проектирование»;
2. Изложить информацию дающую представление о том, что есть «информационное обеспечение»;
3. Провести анализ технико-экономических показателей ОАО «Прогресс», а так же объекта и субъекта управления организации;
4. Сделать системный анализ объекта и субъекта управления;
5. Разработать перечень проектных предложений;
6. Осуществить организационное проектирование подсистемы информационного обеспечения ОАО «Прогресс»;
7. Разработать план внедрения организационного проекта;

Объект исследования: ОАО  «Прогресс».

Предмет исследования: подсистема информационного обеспечения ОАО  «Прогресс».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретическая часть.  Состав и содержание организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации.

1.1 Информационное  обеспечение, его состав и роль  в управлении

 

Информация - совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии  управляемой системы (объекта управления), используемых для оценки ситуации и  разработки управленческих решений¹.

Государственные учреждения обычно получают огромный объем данных по каждому проекту или отдельному лицу, и эти данные должны храниться, организовываться, анализироваться  и обмениваться для того, чтобы  приносить пользу². Поиск оборудования, анализ тенденций изменения, анализ времени реакции, обмен знаниями становятся основной принятия решений Правительства будущего³.

1. Многие государственные учреждения вводят сложные внутренние сети, базы хранения данных и другие системы, но им не удается эффективно использовать вложения, так как они игнорируют все остальное, что необходимо сделать для обеспечения открытого доступа к знаниям. Речь идет о внедрении информации в системы и процессы, поощрении служащих, создание альянсов для обогащения организации новыми знаниями.

Управленческие информационные системы представляют собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют  принципы единства производственного  процесса, информации и организации  путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов⁴.

Повышение эффективности  использования информационных систем достигается путем сквозного  построения и совместимости информационных систем (интеграции), что позволяет  устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования  информации⁵.

Информационная технология – это система методов и  способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления  и использования информации.

Информационные технологии существуют в автоматизированном и  традиционном (бумажном) видах. Объем  автоматизации, тип и характер использования  технических средств зависят  от характера конкретной технологии.

Цель любой информационной технологии – получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения  на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного  ресурса, надежность и оперативность  процесса обработки информации, качество получаемой информации.⁶

Большинство систем управления является многоуровневыми, или иерархическими. Обычно различают три уровня управления в управляющей части организации  – высший, средний и низший.

Каждый из них характеризуется  собственным набором функций, уровнем  компетенции и нуждается в  соответствующей информации. На высшем уровне управления обеспечивается стратегическое управление, определяются миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т.п. Средний  уровень – уровень тактического управления. Здесь составляются тактические  планы, контролируется их выполнение, отслеживаются ресурсы и т. п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются  объемно-календарные планы, производится оперативный контроль и учет и  т.п.

Определенное разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организаций  отдельных функций управления: планирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти  функции выполняются в разном объеме на разных уровнях управления (в части стратегии, тактики и  оперативных действий организации), вплоть до того, что некоторые из них могут не осуществляться на каком-либо уровне управления.⁷

Информационное обеспечение  – одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности  функционирования системы управления⁸.

Поскольку речь идет об информационном обеспечении управленческой деятельности, необходимо отметить, что в рамках любой организации информация для  управления используется в двух видах, как показано на рисунке 1.: она либо оформлена как документ (план, отчет, приказ, заявка и т.д.), либо имеет  недокументированную форму (речевая  информация и т.д.)

 

 

Информационные ресурсы

  организации

 

Недокументированная информация

Документированная информация – комплекс взаимосвязанных документов, принимаемых в процесс выполнения различных функций управления

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1. – Информационные ресурсы организации

 

Таким образом, руководитель любого уровня, в отличие от служащего, вынужден осуществлять свои функции, основываясь  лишь на доступной ему информации об объекте управления. Осуществление  таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности⁹.

Информационное обеспечение  управленческой деятельности осуществляется на основе информационной системы организации  путем использования недокументированной  и документированной информации с помощью специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки  и предоставления этой информации. На рисунке 2. представлена схема информационной среды управленческой деятельности.

В организационно-экономической  сфере циркулирует огромная по объему, разнообразию и динамике обновления информация¹⁰. Для управления этой информацией необходимо использовать:

общероссийский классификатор  управленческой документации ОК 011-93;

 

 

Информационная система организации

Пользователи  – органы управления

Информационные ресурсы

Документированная информация

Недокументированная информация

Процедуры

Документооборот

Процедуры для недокументированной  информации

Источники информации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2. – Информационная среда управленческой деятельности

 

межгосударственные стандарты  и государственные стандарты  Российской Федерации группы Т54 "Система  планово-экономической, учетной, статистической, товаросопроводительной, потребительской, транспортной, банковской и других видов документации";

межгосударственные стандарты  и государственные стандарты  Российской Федерации группы Т55 "Система  административно-управленческой документации, документооборота, организации архивного  дела";

межгосударственные стандарты  и государственные стандарты  Российской Федерации класса Т6 "Система  классификации, кодирования и технико-экономической  информации".

Системы документации (в  соответствии с ОКУД), используемые в учреждениях, организациях, предприятиях в процессе их деятельности, приведены  ниже:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
2. Унифицированная система банковской документации;
3. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
4. Унифицированная система отчетно-статистической документации;
5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
6. Унифицированная система документации по труду;
7. Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации;
8. Унифицированная система внешнеторговой документации.

Требования к информационному  обеспечению управленческой деятельности и к управлению информацией формируются  так:

1. удовлетворение информационных потребностей органов управление;
2. правильный отбор первичных сведений и источников информации;
3. правильная систематизация и классификация информации;
4. непрерывность процесса сбора и переработки информации;
5. отсутствие дублирование информации;
6. проверка корректности (непротиворечивости данных);
7. многократное использование информации;
8. приведение к общему формату информации;
9. фильтрация, агрегирование и актуализация информации;
10. уменьшение числа показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).