Бухгалтерский учет и аудит движения денежных средств предприятия (на примере магазин «Родина»)

Следует обратить внимание на то, что согласно нового плана  счетов учет денежных документов ведется  на счете 50 “Касса” субсчет 50-3 “Денежные  документы”.

При проведение контроля расчетов по кассе необходимо провести инвентаризацию денежных средств в кассе предприятия  и составить акт инвентаризации кассы установленного образца.

Инвентаризация должна проходить  в присутствии кассира и главного бухгалтера. Порядок проведения инвентаризации кассы может быть следующим: при  наличии нескольких касс аудитор  отчитывать их, чтобы предотвратить  возможность доступа. Кассир должен составить кассовый отчет о кассовых операциях за каждый день вывести  остаток денег в кассовой книге  на день проверки .

Одновременно с кассира  берется расписка, что все приходные  документы включены им в отчет  и к моменту инвентаризации кассы  неоприходованных и несписанных  в расход денег не имеется. Затем  начинается полистный пересчет наличных денег. Если во время инвентаризации кассы имеются частично оплаченные платежные ведомости на выплату  заработной платы, пособий и т.д., аудитор подсчитывает в них итог и выплаченную по ним сумму, принимает  к зачету, о чем делается отметка  в акте. После пересчета денег  и других ценностей, хранящихся в  кассе, полученный остаток сверяется  с данными учета по кассовой книге.

Результаты проверки оформляются  с составлением акта, который подписывают  аудитор, главный бухгалтер и  кассир.

В случае выявления излишков или недостач денежных средств или  денежных документов и. др. ценностей  необходимо взять письменное объяснение у кассира. При выявлении крупной  недостачи денежных средств аудитор  может поставить вопрос перед  руководителем предприятия об отстранении  кассира от его обязанностей до окончания  проверки.

При инвентаризации кассы  необходимо проверить: имеется ли приказ о назначении кассира, заключен ли с  кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной  формы. Соответствует ли помещение  кассы рекомендациям по обеспечению  сохранности денежных средств, по технической  укрепленности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации.

После инвентаризации кассы  нужно проверить, соответствует  ли ведение кассовых операций на предприятии  Порядку ведения кассовых операций, а именно:

-   созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк;

-   полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам из банка.

Сверка производится с  выписками банка. В случае выявления  в выписках исправлений, подчисток  и т.д. нужно провести встречную  проверку в банке (либо сделать письменный запрос в банк);

-   полноту оприходования других поступлений (квартального плана, плата родителей за содержание детей в детских учреждениях и т.п.).

Сверка производится по данным бухгалтерского учета (по лицевым счетам кварт съемщиков и т.п.);

-   правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

-   имеются ли подписи в получении денег, выборочно проверить соответствии подписей на получение денег в расходных ордерах и ведомостях подписям в других документах (заявление о приеме на работу, трудовое соглашение и т д). Особое внимание следует обратить на соответствие подписей при выплате депонированной суммы;

-   правильность ведения кассовой книги и выведение в ней остатков на конец дня;

-   погашены ли приходные документы штампом "Получено", а расходные,- "Оплачено" с указанием даты;

-   правильность подсчета итогов в ведомостях;

-   правильность оформления документов при депонировании заработной платы;

-   с целью выявления "подставных лиц" выборочно проверить соответствие фамилий в платежных ведомостях с другими документами (приказами о зачислении на работу, трудовыми соглашениями и т.п.);

-   правильность выдачи денег по доверенности;

-   соблюдается ли лимит хранения наличных денег в кассе, а также порядок расчетов наличными деньгами с юридическими лицами. Лимит хранения денежных средств в кассе устанавливает учреждения банка, в котором обслуживается предприятие;

-   где храня та дубликаты ключей от сейфов кассы. Они должны храниться в опечатанных кассиром пеналах (пакетах и т.д.) у руководителя предприятия;

-   создана ли на предприятии комиссия по проведению инвентаризации кассы и осуществляет ли она свои обязанности (посмотреть акты);

Нужно также проверить  выполнение Закона РФ [3], а именно:

-   принимаются ли контрольно-кассовые аппараты при осуществлении расчетов с населением, соблюден ли порядок регистрации ККМ в налоговых органах, который утвержден Приказом Госналогслужбы РФ [9];

-   при работе ККМ применяется ли контрольно-кассовая книга;

-   правильность оформления и ведения книги кассира-операциониста;

-   правильность составления бухгалтерских проводок. Особое внимание следует уделить операциям, которые по бухгалтерскому учету списаны (минуя счета расчетов) на затраты производства (счет 20,23,25,26) или издержки обращения (сч.44);

-   соответствие записей кассовой книги записям в журнале-ордере 1 и ведомости 1 по сч ету 50 "Касса" и главной книге за соответствующий период (при журнально-ордерной Форме учета).

В магазин «Родина» была проведена инвентаризация кассы. По результатам был составлен акт  и подписан аудитором, главным бухгалтером  и кассиром.

Касса на предприятии оборудована  несгораемым шкафом, охранно-пожарной сигнализацией, металлической дверью, отдельным входом. Договор о материальной ответственности имеется в наличии.

Приходные и расходные  документы оформлены правильно. Подписи соответствуют действительным. Регистрация приходных, расходных  документов ведется в книге регистрации. Кассовая книги прошнурована, пронумерована  и скреплена печатью, ведется  правильно.

Штампа "Погашено" и "Оплачено" на предприятии нет. Ведомости на выдачу заработной платы подсчитывается на компьютере. Фамилии в платежных  ведомостях соответствуют приказом о приеме на работу.

Проводки составляются правильно, согласно плану счетов. Записи кассовой книги соответствуют записям  журнала-ордера и ведомости по счету 50 “Касса” и главной книги.

В сроки, установленные руководителем  предприятия, а также при смене  кассиров на предприятии производится внезапная ревизия кассы с  полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток  денежной наличности в кассе сверяется  с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы  приказом руководителя предприятия  назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи  или излишка ценностей в кассе  в акте указывается их сумма и  обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного  ведения кассовой книги производится проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых документов.

Лица, виновные в неоднократном  нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Учет денежных средств на расчетном счете

 

Через расчетный счет в  магазине «Родина» проводятся два вида операций:

-   списание денежных средств;

-   зачисление денежных средств.

Банк списывает денежные средства с расчетного счета по распоряжению магазина «Родина». Такое распоряжение оформляют платежным поручением.

Денежные средства, поступающие  от контрагентов магазина «Родина», банк зачисляет на расчетный счет. В  большинстве случаев контрагенты  также переводят деньги с помощью  платежных поручений.

Для платежного поручения  предусмотрен типовой бланк. Его  форма приведена на рис.6.

ОАО Сбербанк РФ

2004

2004

2004

1830001130

1830221040

ОАО Сбербанк РФ

ОАО Сбербанк РФ

ОСБ 8618

УМП магазин « 12 «Родина»

22.03.2004

Рис.6. Платежное требование

Если магазину «Родина» надо оплатить товары (работы, услуги), перечислить  налоги в бюджет или осуществить  другой платеж, он оформляет и представляет в банк платежное поручение, составленное по этой форме. На его основании банк спишет денежные средства с расчетного счета и перечислит их на счет организации, указанной в поручении.

Как правило, платежное поручение  составляется в 4 экземплярах:

-   первый экземпляр банк возвращает. Этот экземпляр должен храниться в организации не менее 5 лет;

-   второй экземпляр остается в банке, в котором открыт расчетный счет организации;

-   третий и четвертый экземпляры направляются в банк, в котором открыт счет получателя денег.

УМП Магазин №12 «Родина» имеет расчетный счет в Удмуртском ОСБ №8618. Если платежное поручение  заполняется для перечисления суммы  налогов или сборов, то кроме вышеперечисленных реквизитов, необходимо указать также статус составитель (налоговый агент, налогоплательщик и т.п.), коды БК и ОКАТО, основание (текущий, задолженность и т.п.) и тип платежа, период, за который перечисляется налог или сбор.

Ежедневно банк выдает магазину выписки из его расчетного счета  с приложением оправдательных документов. В выписке указывают начальный  и конечный остатки на расчетном  счете, а также суммы операций, отраженных на расчетном счете. Бухгалтерия  проверяет правильность сумм, указанных  в выписке, и при обнаружении  ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы  в течение 10 дней с момента получения  выписки.

Списание денег с расчетного счета на основании платежного поручения  в магазине «Родина» отражается проводками:

Дебет 60 (76) Кредит 51

перечислены деньги поставщику (подрядчику);

Дебет 66 (67) Кредит 51

перечислены деньги в счет погашения краткосрочного (долгосрочного) кредита или займа и процентов  по нему;

Дебет 68 (69) Кредит 51

перечислен в бюджет (внебюджетный фонд) налог или сбор.

При оплате товаров (работ, услуг) в поле "Назначение платежа" обязательно  должны быть указаны сумма НДС, подлежащая уплате поставщику (подрядчику), и реквизиты  договора или счета-фактуры, на основании  которых перечисляются деньги. Например: "120 000 руб. (в том числе НДС - 20 000 руб.) по счету-фактуре от 20.03.2004 N 123".

Если поставщик (подрядчик) НДС не уплачивает, то в этом поле указывают: "НДС не облагается".

В графе "Вид оп." платежного поручения записывают "01".

При перечислении налогов  и других платежей в бюджет (например, штрафов или пеней) поля "Плательщик" и "Назначение платежа" платежного поручения заполняют в особом порядке.

При перечислении налогов  в поле "Плательщик" должны быть указаны ИНН организации и  код причины ее постановки на налоговый  учет (КПП). Это поле может быть заполнено  так:

ИНН 1830221040 КПП 183001001 УМП "Ижторг" магазин «Родина»

В поле "Назначение платежа" должны быть указаны:

-   код бюджетной классификации;

-   код по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО);

-   код основания платежа;

-   код налогового периода;

-   номер документа, на основании которого перечисляются деньги (например, номер требования об уплате налога);

-   дата документа, на основании которого перечисляются деньги (например, дата требования об уплате налога или дата составления налоговой декларации);

-   код вида платежа;

-   сумма платежа (указывается только при перечислении нескольких платежей одним платежным поручением);

Все эти показатели отделяются друг от друга точкой с запятой.

Магазин "Родина" уплачивает НДС ежемесячно. В 2004 году налоговая  инспекция провела проверку деятельности магазина за 2003 год. Проверка была закончена  в феврале 2004 года. В результате проверки у магазина «Родина» была выявлена недоимка по НДС за 2003 год.