Трудовая книжка как основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника

Необходимо иметь в виду, что на практике встречались случаи, когда уволенный работник в судебном процессе заявлял, что он действительно получал конверт с письмом от работодателя, но в данном письме не содержалось требования явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, а, к примеру, был вложен чистый лист бумаги (направлена поздравительная открытка, какое-либо иное несущественное уведомление и тому подобное). Таким образом, во избежание подобных ситуаций и для обеспечения возможности работодателя отстоять свою позицию в суде рекомендуется работодателю при отправке письма с уведомлением составить опись вложения (она заверяется сотрудниками почтового отделения), в которой четко указать, что работнику направляется требование явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте.

2.2 Учет и хранение  трудовых книжек

Учет и хранение трудовых книжек является обязанностью работодателя, с этой целью он ведет:

приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;

книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы названных книг утверждены постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. и содержатся в приложениях к нему.

Остановимся на каждой из них немного подробнее.

В соответствии с п.41 Правил в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

На практике встречаются случаи, когда некоторые органы, такие как Пенсионный фонд РФ, ОВИР и др., требуют от работника предоставления подлинника трудовой книжки. Но законодателем установлено, что трудовая книжка может выдаваться на руки работнику только в случае его увольнения. При выдаче книжки на руки работнику существует опасность утери документа или его подделки. В этом случае Министерством труда и социального развития Российской Федерации давалась следующая рекомендация: работнику кадровой службы вместе с сотрудником прийти в соответствующий орган и показать его книжку. Но понятно, что это достаточно проблематично, и если в организации большое число сотрудников, то практически невозможно. Поэтому, вопреки требованиям закона, на практике кадровый специалист все-таки выдает трудовую книжку. В этом случае кадровику рекомендуется взять с работника письменное заявление, в котором будет указана уважительная причина выдачи книжки.

2.3 Ответственность  за соблюдение порядка ведения  трудовых книжек

Согласно ст.23.12 КоАП РФ дела об административных правонарушениях в области законодательства о труде и его охраны рассматриваются Федеральной инспекцией труда и подведомственными ей государственными инспекциями труда.

Статьей 2.4 КоАП РФ предусмотрено, что должностное лицо в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей подлежит административной ответственности. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное.

Размеры административных штрафов за нарушение законодательства о труде определены в ст.5.27 КоАП РФ: на должностных лиц, а также лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, налагается штраф от 5 до 50 МРОТ[17] .

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, то за нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. При этом уточняется, какие виды ответственности несут указанные должностные лица: установленную законодательством Российской Федерации дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность[18] . Так, работодатель-организация отвечает за имущественный вред, причиненный работнику нарушением правил заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек, а также должен компенсировать причиненные работнику нравственные страдания, например, в случае внесения в трудовую книжку некорректных записей или при виновном удержании трудовой книжки работника. Размер компенсации морального вреда определяется судом. В подобных ситуациях могут применяться штрафы в соответствии со статьями 5.27 и 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Роструд выпустил Письмо от 18.03. 2008 N 656-6-0, посвященное вопросу об ответственности за соблюдения порядка ведения трудовых книжек. ТК РФ и иные нормативные правовые акты, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек, не содержат запрета на выдачу работнику по его просьбе подлинника трудовой книжки в период действия трудового договора. Но вместе, как указывалось ранее с тем работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку лишь в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.

Ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Оно же будет нести и ответственность за утерю трудовой книжки в случае, если работнику под расписку на короткий срок выдается трудовая книжка.

Руководители организаций, неоднократно допускающие нарушения норм трудового права, регламентирующих порядок ведения и выдачи трудовых книжек, могут лишиться своих должностей на срок до 3 лет, если к ним будет применено наказание в виде дисквалификации.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Трудовое законодательство в настоящее время продолжает подвергаться реформированию, одним из этапов которого предполагается возможная отмена трудовой книжки, но пока этот институт трудового права существует, необходимо осуществлять четкое и правильное оформление, ведение, заполнение и хранение трудовых книжек, что будет залогом соблюдения ряда прав и свобод работника.

Заключение

Итак, данная работа посвящена изучению правил ведения хранения и учета трудовых книжек на предприятии.

На основании вышеизложенного, подведем итоги. Прежде всего, хотелось бы отметить, что трудовая книжка является одним из важнейших личных документов гражданина в нашей стране, она отражает всю его оплачиваемую трудовую деятельность, всю его профессиональную биографию. На ее основе устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий, пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера; и т.д.

Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии).

Таким образом, от правил ведения учета и хранения трудовых книжек во многом зависит вся последующая трудовая деятельность работника, ибо неправильно внесенная запись может повлечь нарушение прав работника по трудовому законодательству.

К сожалению, в настоящее время далеко не все руководители негосударственных организаций уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, кадровые службы отсутствуют, и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца. Допущение ошибок можно объяснить тем, что до недавнего времени работники кадровых служб имели небольшую возможность доступа к нововведениям в трудовом законодательстве. На сегодняшний же день с развитием средств информационной поддержки (СМИ, Интернет, программа "Консультант Плюс") ошибок в заполнении, оформлении трудовых книжек стало гораздо меньше. Следует отметить, что иногда возникает проблема несоответствия действующих нормативных документов по вопросам ведения трудовых книжек реальным жизненным ситуациям, возникающим в повседневной практике. И сегодня, несмотря на недавние слухи в СМИ о возможной отмене трудовых книжек, что связывалось, прежде всего, с принятием Федерального закона "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования", новое трудовое законодательство подтверждает целесообразность существования трудовой книжки.

Библиографический список

1. Конституция РФ. Офиц. издание. Юридическая литература. М., 1996 г.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.: Проспект, Кно–Рус, 2015. – 256 с.

3. Федеральный закон № 27–ФЗ от 30 июня 2006 года "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" // Российская газета. 2006.7 июля

Федеральный закон № 90–ФЗ от 30 июня 2006 года "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации" // Российская газета. 2006.7 июля

4. Федеральный закон от 27.07. 2004 № 79-ФЗ "О государственной  гражданской службе Российской  Федерации" (ред. от 29.03. 2008) // СЗ РФ. 2008. № 12. Ст.9786

5. Постановление Правительства  РФ от 16.04. 2003 № 225 "О трудовых  книжках" в редакции Постановления  Правительства РФ от 19.05. 2008 № 373

6. Постановление Правительства  РФ от 16.03. 2000 № 234 "О порядке  заключения трудовых договоров  и аттестации руководителей федеральных  государственных унитарных предприятий"

7. Приказ Министерства  финансов РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н "О трудовых книжках" // БНА  ФОИВ. 2004. № 3.

8. Письмо Минздравсоцразвития  РФ от 30.08. 2006 № 5140-17 "О порядке  ведения трудовых книжек индивидуальными  предпринимателями после вступления  в силу Федерального закона  от 30.06. 2006 N 90-ФЗ".

9. Анисимов Л.Н., Анисимов  А.Л. Трудовые отношения и внутренний  трудовой распорядок. М., 2005 г.

10. Андреева В.И. Трудовая  книжка: что изменилось? // Справочник  кадровика. 2004 № 5.

11. Андреева В.И. Трудовая  книжка: сведения о работе // Справочник  кадровика. 2004. № 10

12. Викторов С.М. Внесение  изменений в записи трудовой  книжки // Отдел кадров бюджетного  учреждения. 2008 № 2

13. Зобова А.В. Ведение трудовых книжек // Отдел кадров 2008. № 2

14. Комментарий к Трудовому  кодексу РФ / Отв. ред. В.Л. Гейхман, Е.Н. Сидоренко. М., 2007 г.

15. Колобова С.В., Абалдуев В.А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // Трудовое право. 2004. № 10

16. Кисилева Ю.Н. Ведение трудовых книжек // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. № 1. январь-февраль 2007 г.

17. Колобова С.В., Абалдуев В.А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // Трудовое право. 2004. № 10

18. Сосна Б. Правила заполнения, учета, хранения, выдачи трудовых  книжек и ответственность за  нарушение этих правил // Кадровик. 2002. № 5

19. Степанюк Л. О трудовой книжке // Официальные материалы для бухгалтера. 2004. № 3.

20. Ширимова Е. Вносим изменения в трудовую книжку // Кадровое дело. 2005. № 4.

21. Шестакова К.В. Оформление  трудовых книжек // Отдел кадров  бюджетного учреждения. 2008. № 3

 

[1] См.: Российская газета. 2006. 7 июля.

[2] Комментарий к Трудовому кодексу РФ / Отв. ред. В.Л. Гейхман, Е.Н. Сидоренко. М., 2007. С. 233.

[3] Письмо Минздравсоцразвития РФ от 30.08.2006 № 5140-17 «О порядке ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями после вступления в силу Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ».

[4] Анисимов Л.Н., Анисимов А.Л. Трудовые отношения и внутренний трудовой распорядок. М., 2005. С. 126.

[5] Андреева В.И. Трудовая книжка: что изменилось? // Справочник кадровика. 2004. № 5. С. 43

[6] См.: Российская газета. 1998. 2 апреля.

[7] Колобова С.В., Абалдуев В.А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам // Трудовое право. 2004. № 10. С. 87

[8] Андреева В.И. Трудовая книжка: сведения о работе // Справочник кадровика. 2004. № 10. С. 48.

[9] Сосна Б. Правила заполнения, учета, хранения, выдачи трудовых книжек и ответственность за нарушение этих правил // Кадровик. 2002. № 5. С. 43.

[10] Степанюк Л. О трудовой книжке // Официальные материалы для бухгалтера. 2004. № 3.

[11] Ширимова Е. Вносим изменения в трудовую книжку // Кадровое дело. 2005. № 4. С. 212

[12] Викторов С.М. Внесение изменений в записи трудовой книжки//Отдел кадров бюджетного учреждения. 2008 № 2. С. 97

[13] Шестакова К.В. Оформление трудовых книжек// Отдел кадров бюджетного учреждения. 2008. № 3. С. 54

[14] Постановление Правительства РФ от 16.03.2000 № 234 «О порядке заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий»

[15] Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (ред. от 29.03.2008)

[16] Зобова А.В. Ведение трудовых книжек// Отдел кадров 2008. № 2. С. 115

[17] Кисилева Ю.Н. Ведение трудовых книжек// Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. № 1. январь-февраль 2007. С. 87

[18] Колобова С.В., Абалдуев В.А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам

1 Трудовой кодекс Российской Федерации

2 Федеральный закон № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»