Трудовые книжки

Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране, характеризующем всю его профессиональную биографию: образование и квалификацию, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. На ее основе устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов С 15 января 1939 г. до настоящего времени трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

Однако далеко не все руководители негосударственных организаций уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, отсутствуют кадровые службы и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации свыше  пяти дней, в том числе на временных, сезонных, нештатных работников (если они подлежат государственному социальному  страхованию), надомников, работников с неполным рабочим временем. При  этом в трудовой книжке последних не отмечается, что они работают с неполным рабочим временем.

Трудовая книжка впервые заполняется  в присутствии работника не позднее  недельного срока со дня его приема на работу. В нее вносятся:

• сведения о работнике, то есть фамилия, имя, отчество, дата рождения, (на основании сведений паспорта) образование, профессия, специальность (на основании диплома), квалификация;
• сведения о работе, то есть прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение со ссылками на соответствующие приказы;
• сведения о поощрениях и награждениях;

Следовательно, трудовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность работника и является основным документом о его трудовой деятельности. По трудовой книжке исчисляется общий, специальный и непрерывный стаж работника.

Все сведения в трудовую книжку заносятся  без сокращения - полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника  указываются на основании паспорта, образование (общее и специальное) - на основании соответствующего документа, профессия и специальность также  указываются на основании документа. Все изменения в этом заносятся в трудовую книжку на основании соответствующих документов по последнему месту работы. Так, если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то в трудовой книжке об этом производится соответствующая запись.

По желанию работника в трудовой книжке отдельной строкой указывается  его работа по совместительству и  об ее окончании.

Записи о причинах увольнения в  трудовой книжке делаются в точном соответствии с формулировкой основания, указанной в законе, и со ссылкой  на соответствующую статью и пункт  Закона. Например, "уволен по собственному желанию ст.80 КЗоТ РФ".

При увольнении по собственному желанию  по уважительным причинам в трудовой книжке увольнение записывается с указанием  этих причин. Например, "уволена по собственному желанию по ст.80 КЗоТ РФ в связи с переводом мужа-военнослужащего  в другую местность".

Дата увольнения указывается в  соответствии с приказом об увольнении. Днем увольнения считается последний  день работы. В этот день работнику  выдается трудовая книжка с внесенными в нее соответствующими записями об увольнении и другими, сделанными на данном производстве, заверенными  печатью и подписью руководителя производства.

Никаких вычеркиваний и исправлений  неточностей в трудовой книжке делать нельзя. Если есть такие неточности, то исправление производится отдельной строкой администрацией того производства, на котором сделана соответствующая неточная запись. При этом необходимо отметить, что порядок нумераций записей сохраняется и продолжается далее.

При восстановлении на работе незаконно  уволенного, запись в трудовой книжке об увольнении не вычеркивается, а аннулируется следующей строкой, указывающей, что предшествующую строку об увольнении считать недействительной.

При потере трудовой книжки работник обязан немедленно заявить об этом администрации последнего места  работы, которая не позднее 15 дней после  получения такого заявления выдает работнику другую трудовую книжку с  надписью "Дубликат".

Организация может выдать работнику  трудовую книжку только в том случае, если работник поступает на работу впервые. При этом лицо, поступающее  на работу, обязано предоставить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией. Лица, уволенные из рядов Вооруженных Сил, обязаны предъявить военный билет.

Согласно Инструкции заполнение трудовой книжки производится в присутствии  работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения о работнике записываются на основании  представленных личных документов: фамилия, имя, отчество и дата рождения - на основании  паспорта; образование - на основании  аттестата, диплома, удостоверения; сведения о незаконченном среднем или  высшем образовании - на основании студенческого  билета, зачетной книжки или справки  учебного заведения.

Записи в разделе "Сведения о  работе" по составу информации можно  разделить на 3 группы:

• информация, которая вносится в этот раздел до занесения сведений о работе в данной организации;

• информация о приеме на работу, переводе на другую работу и об увольнении, т. е. основные сведения о трудовом стаже работника;

• дополнительная информация о работе, необходимая для наиболее полной характеристики особенностей трудового стажа работника и специфики деятельности организации, в которой этот стаж заработан.

Заполняя трудовую книжку при приеме на работу, специалист кадровой службы должен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у  работника документы, подтверждающие периоды обучения, службы или другой деятельности, включаемой в общий  трудовой стаж и/или не прерывающей  стаж работника. К такой информации относятся сведения:

• о времени службы в составе Вооруженных сил, в органах государственной безопасности, разведки и внутренних дел, во всех видах охраны, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

• о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах, факультетах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;

• о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики);

• о работе в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж рабочих и служащих.

Анализ содержания многочисленных трудовых книжек, оформляемых в современных  организациях (особенно негосударственных),выявил наиболее частые ошибки при внесении записей о приеме на работу:

• наименование организации не выделяется в виде заголовка, а включается в текст записи о приеме на работу;

• указывается сокращенное, а не полное наименование организации;

• наименование организации, внесенное в трудовую книжку, не вполне соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;

• не указывается наименование структурного подразделения, в которое принят работник, а этот вид информации относится существенным условиям трудового договора;

• наименование структурного подразделения не соответствует наименованию, внесенному в штатное расписание;

• наименование профессии или должности не соответствует ОКПДТР;

• указанная в записи должность не соответствует должности в приказе о приеме на работу.