Анализ проведения пресс-конференции В.В. Путина, Д.А. Медведева

Участники заранее знакомятся с обсуждаемыми вопросами, что позволяет  уточнить позиции, мнения, подготовить  аргументы, материалы. Размещаются  за столами, расположенными по кругу, прямоугольником, квадратом. Так же участники должны быть обращены лицом друг к другу.¹¹

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Основные правила подготовки и проведения пресс-конференции

 

В наши дни практически  любая организация время от времени проводит пресс-конференции - будь то музей, политический деятель или благотворительное общество. Современные фирмы, организации устраивают пресс-конференции по любому поводу, включая объявления о выпуске нового товара, о предоставлении новой услуги, об открытии нового завода или закрытии старого.

 Фирма может созывать пресс-конференцию, чтобы оправдаться или объяснится в невыгодной для нее ситуации, например, при предъявлении ей обвинения. Всем журналистам нужны шокирующие подробности, нужны сенсации и актуальные высказывания. Готовится к пресс-конференции нужно тщательнее. Нужно иметь в наличии уже готовые заявления, которые можно распространить или просто прочитать в микрофон перед скоплением представителей прессы.¹² 

Всесторонние комментарии  предлагаемой информации представители  СМИ получают, во-первых, за счет приглашения признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщениях максимально полных сведений, а во-вторых, благодаря самому регламенту пресс-конференции, предусматривающему уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фотографиями, текстами речей и выступлений.

Самым сложным и длительным моментом процесса подготовки любого новостного материала является формирование информационного повода. Это творческий процесс, требующий креативных решений. Информационный повод - это то, что делает событие интересным, неординарным, значимым и привлекательным прежде всего для читателя, зрителя, слушателя.¹³

Грамотный информационный повод - основа успешного мероприятия. Для эффективного информационного повода необходимо:

1. владеть текущей, общественной, политической и экономичекой ситуацией;
2. иметь функциональную базу данных СМИ, которая позволяет быстро составить «медиа-карту»;
3. правильно определить целевую группу средств массовой информации;
4. определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;
5. определить возможные риски и критические моменты;
6. исходя из всего этого определить тему мероприятия.

Ваше событие должно стать новостью для прессы. Существуют несколько факторов, которые помогут выделить ваш информационный повод среди других:

1. повод должен быть интересным для всех целевых групп, вовлеченных в проект;
2. его формулировка должна быть краткой и емкой;
3. повод должен соответствовать текущему политическому, экономическому, социальному и культурному контексту;
4. он должен иметь необычную подачу или эмоциональный оттенок;
5. чем более событие персонализировано, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
6. чем больше в событии негативного, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
7. лидеры общественного мнения скорее становятся предметом новостей.¹⁴

При подготовки пресс-конференции необходимо решать ряд организационно-технических вопросов. Прежде всего следует определить день и время проведения встречи с журналистами, учитывая при этом существующий график выхода в свет большинства газет.

Как правило, первое приглашение  на пресс-конференцию рассылается  по редакциям за неделю. Второе вместе с пресс-релизом - за два-три дня. За день до пресс-конференции делается контрольный звонок в редакцию. Чаще всего приглашения высылаются по факсу или, если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, обзванивают редакторов отделов новостей. Иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи. Обязательно составление пресс-релиза, который должен стать для журналистов заготовкой будущего материала.¹⁵

Если приглашение будет  содержать просьбу сразу подтвердить  своё участие, то организаторы будут  заранее знать, сколько журналистов  будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или  коктейль. Специалисты отмечают, что  чаще всего на пресс-конференцию  приходит лишь одна треть приглашенных журналистов. Если коктейль или фуршет намечается, то в приглашении необходимо упоминать об этом.

Почему то принято считать, что, объединив пресс-конференцию  с фуршетом, легче добиться поставленной цели и желаемых откликов в прессе. С этим можно согласиться, но очень  часто по этой причине пресс-конференция  как акция СО, формирующая или возвышающая имидж фирмы, просто не может состояться на должном уровне. Когда же фуршет необходим, эти мероприятия разносятся во времени: вначале пресс-конференция, затем фуршет и общение в кулуарах.

В приглашении необходимо указать тему и, по возможности, имена  основных докладчиков. Желательно так  же сообщить важные подробности, которые  могли бы убедить редактора в  целесообразности освящения события.

Следует подобрать день и  время проведения мероприятия так, чтобы они устроили все органы печати. Например, утренние газеты не публикуют материалы, которые на кануне были напечатаны вечерними газетами или о которых сообщалось в вечерних выпусках радио- и телепрограмм.

В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный срок. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы  не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и заменить сообщение о пресс-конференции в печати.

Часто встречается ошибка - не позиционированная, незначительная для журналистов в качестве информационного повода тема пресс-конференции.

Лучшие дни проведения пресс-конференции: вторник, среда и четверг. Понедельник - день всевозможных оперативных совещаний, в том числе в самих редакциях СМИ. Пятница не лучший день по тому, что материал по итогам обычной, не сенсационной пресс-конференции, вряд ли попадает в субботний, самый тиражный и читаемый выпуск газет.

Лучшее время для пресс-конференции - период с 13:00 до 16:00часов, не позже. Журналисты не любят задерживаться на работе допоздна, а у телевизионщиков речь идет еще и о конкретном времени вечернего выпуска новостей, до которого нужно успеть смонтировать материал.

Лучше, чтобы конференция  проводилась не в большом зале, а в помещении, где ведущий  и выступающие легко могут  держать в поле зрения всех компактно  сидящих присутствующих.

На входе в здание должно быть объявление, а на пути между  входной дверью и местом проведения пресс-конференции следует развесить  указатели «пресс-конференция», «гардероб». На столе президиума должна стоять табличка с ФИО выступающих. Надписи  должны быть повторены и на обратной стороне, чтобы выступающие без  труда смогли найти свое место  за столом. Отсутствие табличек в президиуме становится гарантом того, что представители  СМИ перепутают и во время пресс-конференции, и во время подготовки материала к печати фамилии, имена, должности выступающих. Особенно в том случае, если число отвечающих больше чем один и большая часть - люди неизвестные.

Желательно, чтобы микрофон был не один, а на всех участников, а у каждого персональный. На стене за столом участников надо повести логотип своей организации. Размер логотипа не должен быть меньше, чем 60 x 80 см.

Репетиция выступлений всех участников будущей пресс-конференции  необходима как для новичков, впервые  выходящих на встречу с журналистами, так и для профессионалов. Если предполагается ТВ-трансляция, в этом случаи выбирается режим освящения  площадки, готовность средств связи, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и пр. вопросы и ответы репетируются с участием статистов.

Выступление на пресс-конференции  готовится заранее; они или просто зачитываются, или произносятся в  режиме импровизации по выученному наизусть тесту. Характер этих выступлений, их структура  зависит от целей пресс-конференции.

Основные составные части  пресс-конференции:

1. встреча и регистрация прибывших журналистов;
2. открытие, представление устроителей пресс-конференцию;
3. вступительное слово ведущего;
4. выступления, информационные сообщения основных участников;
5. вопросы журналистов и ответы на них;
6. краткое заключительное слово ведущего и закрытие.

Встреча прибывших на пресс-конференцию – важнейшая ее часть. В группу по приему и регистрации журналистов и гостей назначаются самые опытные и коммуникабельные сотрудники. Группа размещается за столом с надписью «Регистрация» у входа.

Функции группы встречи:

• приветствовать пришедшего;
• попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных;
• выдать конспект информационных материалов, так называемый «пресс-кит», который представляет собой папку, в которую вложены пресс-релиз, дополнительные материалы (например тексты выступлений на пресс-конференции, информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать, фотографии, копии предыдущих статей), рекламные буклеты и брошюры, визитная карточка сотрудника фирмы, отвечающего за связи с общественностью и прессой, а так же полезные сувениры, украшенные символикой организации: блокнот, ручка, календарь, наклейка, зажигалка и т.п.;
• представить при необходимости пришедшего журналиста ответственному за проведение пресс-конференции или представителю руководства вашей организации;
• указать дорогу в конференц-зал и гардероб.¹⁶

Для ведения пресс-конференции  обязателен ведущий («модератор» - в  практике связей с общественностью  зарубежных стран). Как правило, пресс-конференцию  ведет пресс-секретарь или ответственный  за это мероприятие сотрудник  пресс-центра или агентства по связям с общественностью. Его роль отнюдь не сводится к объявлению выступающих  и предоставлению слова журналистам  для вопросов. Ведущий может прервать выступающего или задающего вопрос; попросить уточнить сказанное; указать  журналисту на то, что ответ на заданный вопрос уже содержится в раздаточных  материалах; давать пояснения, резюмировать; осаживать авторов провокационных недоброжелательных вопросов и т.д.

Обязанность ведущего - вовремя исправлять негативные впечатления от ошибок и оговорок руководства или сотрудников организации во время пресс-конференции.

Количество людей, включая  ведущего, должно сидеть в президиуме пресс-конференции - от трех до пяти человек. Большое количество сидящих в президиуме производит негативное впечатление. Пустой зал так же не создает деловой обстановки, поэтому, если присутствующих уж совсем мало, стоит на время пресс-конференции посадить в зал какое-то количество сотрудников фирмы или членов общественной организации.

Не следует допускать часто встречающиеся ошибки - приглашать на пресс-конференцию значимую личность, не имеющую к теме мероприятия никакого отношения. Стоит подумать об отзывах СМИ, которые желают получить организаторы пресс-конференции. Материалы могут быть самыми разные: в первую очередь - не по теме пресс-конференции, а по итогам общения с мэром, заезжей звездой и т.д.

Начинать пресс-конференцию  ровно в назначенное время  нецелесообразно, открытие должно произойти  на 5-10 минут позже. За это время  подойдут опоздавшие, которые есть всегда. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут недопустим: аудитория начнет испытывать раздражение.

Вступительное слово начинается с благодарности ведущего журналистам  за то, что они пришли, оглашения  темы пресс-конференции, представление  выступающих, информации о порядке  проведения и объявления, что на все мероприятие организаторы конференции  планируют отнять у журналистов 40-50 минут. Это должно примерно соответствовать  действительности.

После краткого вступительного слова ведущего следует основные выступления, каждое из которых не должно быть длиннее 15 минут, а лучше - 10 минут. Читать выступление по бумажке, конечно, не стоит.

Нужно понимать, что для  публичного выступления нужен человек, который умеет адекватно держаться  и достойно отвечать на вопросы.