Организация хранения документов в электронной форме в отделе кадров «Строймаг»

     Основные  факторы, влияющие на решение о выборе системы:

1. Требования по объему хранения.
2. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
3. Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
4. Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
5. Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
6. Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
7. Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
8. Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
9. Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
10. Требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
11. Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
12. Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
13. Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
14. Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

     Существуют  общие практически для любых  организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них:

1. Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
2. Фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
3. Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
4. Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
5. Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

     Кроме этих, существуют еще и специфические для определенных типов организаций проблемы.

3 Внедрение аис в «строймаг»

3.1 Задачи, критерии и проблемы выбора системы документооборота

     Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач:

1. Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
2. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
3. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
4. Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).
5. Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
6. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
7. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

3.2 Выбор системы для «Строймаг»

     В первой части данного курсового  проекта были рассмотрены основные системы автоматизированного документооборота, представленные на современном российском рынке. Наиболее оптимально для внедрения в «Строймаг», а именно в отдел кадров, подходит система «ЕВФРАТ-Документооборот». Эта система подходит для ведения дел среднего бизнеса и предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации.

       Система «ЕВФРАТ-Документооборот» v.14 имеет новые возможности:

1. Бизнес-ориентированный интерфейс.
2. Новые возможности анализа информации.
3. Интеграция с 1С.
4. Настраиваемая структура пользовательских и общих папок.
5. Бизнес-роль «Администратор документооборота».
6. Поддержка версионности документов.
7. Работа с проектами документов.
8. Тесная интеграция с MS Office 2003-2007 и Проводником MS Windows.
9. Монитор безопасности.
10. Развитие подсистемы Workflow.
11. Отображение листа визирования документа.
12. Возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту.
13. Работа под управлением Windows Vista.
14. Новая стандартная конфигурация системы.

     Основными функциями системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.14 являются:

1. Регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки);

• регистрация нового документа на основе существующего;

• автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации.

2. Присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата.

3. Связывание документов перекрёстными ссылками.
4. Ведение номенклатуры дел.
5. Сканирование и распознавание документов:

• поддержка потокового сканирования;

• распознавание «на лету» (Drag&Recog).

6. Работа со словарями и справочниками:

• поддержка иерархических словарей и справочников;

7. Постановка документов на контроль:

• назначение контролера и ответственного по документу.

8. Слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний:

• настраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;
• автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления.

     9. Поиск документов по любому  из полей регистрационной карточки  и по тексту присоединенных  к карточке файлов с учетом  морфологии русского языка:

• сохранение поисковых запросов;
• использование поисковых запросов со сложными логическими условиями.

     10. Подготовка и печать журналов  и отчетов:

• формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;
• возможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;
• возможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов;
• экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer.

     11. Автоматизация процессов списания  и хранения документов в архиве.

     Система «ЕВФРАТ-Документооборот» v.14 позволяет  полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и  задач в организации за счет гибкого  механизма проектирования маршрутов.

     Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:

1. Создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям.
2. Проектирование типовых маршрутов движения документов.

     Надёжность  и безопасность при работе с информацией  обеспечивается за счет:

1. Разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей.
2. Криптографического шифрования и применения ЭЦП.
3. Протоколирования действий пользователей в системе.

     Расширенные возможности работы с электронной почтой и Интернет облегчают деятельность сотрудников и обеспечивают следующее:

1. Прием и регистрацию писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» v.14.
2. Рассылку документов, переписку между пользователями и группами пользователей системы при помощи встроенной почтовой службы.
3. Отправку документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ.
4. Доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

     Поддержка территориально-распределённой работы в системе обеспечивает:

1. Создание единого пространства управления распределенной структурой.
2. Сквозной контроль исполнения заданий, выданных филиалам.

     Развитые  средства адаптации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.14  позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики организации и осуществить запуск в эксплуатацию.

     «Дизайнер форм» позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования  их при регистрации и учете  документов в системе.

     «Графический  дизайнер маршрутов» позволяет проектировать  типовые процессы обработки документов в организации.

     «Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать  новые шаблоны журналов и отчетов  для осуществления анализа деятельности организации.

     Гибкие  возможности администрирования системы обеспечивают удобство ее использования и делают процесс эксплуатации не требующим больших производственных ресурсов:

     1. Организация резервного копирования  информационной базы данных по  расписанию.

     2. Работа Сервер «ЕВФРАТ-Документооборот» v.14  как сервиса.

     3. Экспорт/импорт типовых маршрутов,  форм документов, шаблонов отчетов.

     4. Администрирование хранилища форм  документов.

     Для создания дополнительных модулей, организации  экспорта/импорта информации и интеграции с другими программными продуктами в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» v.14 предусмотрен инструментарий для разработчиков, в который входят: