Организация хранения документов в электронной форме в отделе кадров «Строймаг»

     В итоге получается, что после внедрения  системы ежемесячная экономия заработной платы сотрудников составляет 11 300 р. 5 к.

     На  рисунке 20 приводится расчет стоимости системы и стоимость внедрения. Стоимость системы состоит из стоимости клиентского места * количество АРМ + стоимость сервера. Стоимость внедрения = стоимость системы * 100/30.

Рисунок 20 - Расходы на внедрение САДД

     В итоге получается, что стоимость внедрения системы составляет 183 333 р.

     Функциональные  возможности и логика работы системы  «ЕВФРАТ-Документооборот» позволит реализовать  различные схемы автоматизации  работы с документами. Так, внедренная система сможет поддерживать работу, как по правилам традиционного делопроизводства, так и в соответствии с западными стандартами управления. Наличие в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» гибкого инструментария позволит осуществить настройку и запуск системы в эксплуатацию силами собственных IT-специалистов, а в дальнейшем развивать и модифицировать ее. Внедрение данной системы позволит решить следующие задачи:

     1. Автоматизация канцелярии.

     2. Электронный архив документов.

     3. Корпоративный электронный документооборот  (workflow).

     4. Управление договорным процессом.

     5. Автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества).

     6. Автоматизация обращений граждан.

     Кроме этого внедрение системы «ЕВФРАТ-Документооборот» успешно позволит решить и частные  задачи автоматизации документооборота.  
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Совершенствование документационного обеспечения управления является одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации и применении вычислительной техники.

     Цель  данного курсового  проекта заключалась в организации хранения документов в электронной форме для компании «Строймаг».

     Для достижения данной цели были решены следующие  задачи:

     1. Изучены теоретические основы  документационного обеспечения управления: понятие «документ», «делопроизводство», «документооборот», «документные потоки».

     2. Рассмотрены универсальные системы  автоматизации делопроизводства.

     3. Рассмотрена организационная структура «Строймаг».

     4. Проведен -анализ информационных потоков предприятия, отдела кадров отдельно.

     5. Проведен анализ технического, сетевого  и программного обеспечения в «Строймаг», на примере отдела кадров.

     6. Рассмотрены критерии выбора  системы документооборота.

     7. Выбрана система и было предложено  ее внедрение на предприятии.

     8. Выявлена эффективность ее внедрения  на предприятии.

     Внедрение рациональной системы электронного документооборота в компании «Строймаг» способствовало оптимизации движения документов, облегчило ведение деятельности предприятия, ускорило и систематизировало информационные потоки и доступ к документам, стандартизировало процессы внутри предприятия.

     Автоматизированная  система документооборота «Евфрат-документооборот» v.14, дала больше возможностей для функциональной  деятельности предприятия.

     Благодаря использованию правильно подобранной  и учитывающей особенности данного  предприятия автоматизированной системы  документооборота позволит обеспечить:

     1) экономию трудовых и материальных  затрат на работу с документами; 

     2) сократить временные циклы работы с документами и создать единое документальное пространство,

     3) полный контроль за регистрацией  и движением документов.

     Расчёты оценки экономического анализа показали, что общая трудоемкость от внедрения  АИС практически в 3 раза меньше, чем была до внедрения, а ежемесячная экономия составляет 11 300 рублей. 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологий и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Собрание законодательства РФ №8 27.07.2006.
2. ГОСТ Р. 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Принят и введен в действие с 27 февраля 1998 г. Постановлением Госстандарта России от 2 февраля 1998 г. №28 – М.: Госстандарт, 2003. – 7с.
3. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. «Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления»: учебник для студентов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – 359с.
4. Кузнецова Т. В., Степанов Е, А., Филиппов Н, Г. Делопроизводство и техническая документация: учебник для сред. спец. учеб. заведений. — М: Высш. шк, 2003. —159 с.
5. Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. и др. «Делопроизводство»: учебное пособие для сред. проф. образования. -  М.: Издательский центр «Академия», 2005. - 176 с.
6. Гайдамакин Н.А. «Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных»: учебное пособие – М.: Гелиос, 2005. – 368с.
7. Кузнецов С.Л. «Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения» // Секретарское дело. 1996. №4. – 72 с.
8. Кузнецов С.Л. «Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий» // Секретарское дело. 2005. №9.  – 56 с.
9. Кузнецова Т.В. «Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления» // Секретарское дело. 2006. №11.  – 68 с.
10. Максимович Г.Ю., Берестова В.И. «Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования документационного обеспечения управления» // Секретарское дело. 2005. № 2.  – 84 с.
11. Электронный ресурс «Евфрат-Документооборот» - http://www.evfrat.ru/
12. Электронный ресурс «Независимый портал о СЭД. Обзор систем электронного документооборота» - http://www.doc-online.ru/