Организация хранения документов в электронной форме в отделе кадров «Строймаг»

     Хранение  файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При  работе в сети пользователю могут  быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные  номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль. В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

     Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

     Один  из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

• устойчивого электропитания;
• резервного копирования;
• антивирусной защиты;
• профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

     Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

     База  данных о документах формируется  в процессе их регистрации.

     Данные  о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все  документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

     Документы постоянного и долговременного  сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока  хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

     Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения.

     В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа «Электронный архив» учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 АНАЛИтический раздел

2.1 Краткая характеристика предприятия «Строймаг»

     Строительная  компания «Строймаг», существуя на строительном рынке с 1998 года, специализируется на строительстве, реконструкции, внутренней отделке и создании «под ключ» интерьеров помещений любого назначения. Будь-то квартиры, коттеджи, офисы, магазины, банковские учреждения или складские комплексы - наши дизайнеры всегда находят тот индивидуальный стиль, который понравится самому искушённому заказчику.

     Немалая доля нашей работы - заказы частных лиц, для которых каждый раз необходимо придумывать и воплощать новые и неповторимые дизайнерские образы квартир и коттеджей. Очень удачным завершением работ на объекте, так сказать, последним штрихом является вклад фитодизайнера, который гармонично завершает оформление интерьера живыми растениями.

     Однако  мало генерировать идею. Важно суметь воплотить её в реальность с достойным качеством. Все мы прекрасно знаем, как легко испортить удачную мысль плохим исполнением. Да, к сожалению, это бывает, но не у нас. Мы дорожим нашими идеями, вашими деньгами и своей репутацией.

     Хочется подчеркнуть, что наша компания предоставляет полный комплекс услуг, связанных со строительством и отделкой, что очень удобно и выгодно для заказчика. Общение с клиентом начинается с дружеского рукопожатия и определения задач для выполнения, а заканчивается символическим вручением ключей от объекта, готового к эксплуатации. Естественно, на все работы даётся гарантия, по истечении которой по желанию заказчика нами ведётся обслуживание объекта.

     Компания  «Строймаг» осуществляет следующие  виды деятельности:

• строительство и отделка
• разработка дизайн-проекта
• проектирование и монтаж офисных перегородок
• авторский надзор
• комплектация объекта
• гарантия и сервис

     Разработка  дизайн-проекта

     Дизайн-проект это набор действий, направленных на создание пакета документов, содержащих визуальную информацию о внешнем виде проектируемого объекта и техническую документацию для специалистов, которые будут воплощать проект в реальность.

       Полный комплекс  строительных и  отделочных работ.

     Выполнение  работ от «нулевого» цикла на строительной площадке, до оформления фитокомпозиций в реализованном проекте дома, квартиры, офиса или целого комплекса помещений.

     Проектирование  и монтаж офисных  перегородок.

     Проектирование  и монтаж стальных и алюминиевых  офисных перегородки российско-голландского производства Styleline, Express, Metaline, а также:

• Hydroline — сантехнические перегородки с высокой влагоустойчивостью, для душевых кабинок используется ячеистый пластик 16 мм
• Glassline — цельностеклянная безрамная система перегородок с повышенной звукоизоляцией
• Fireline — противопожарные перегородки с пределом огнестойкости до 60 минут
• Espero, Vision — трансформируемые перегородки для временного разделения
• Рамное остекление витрин Styleline — длина до 3м, ширина до 6м
• Безрамное остекление витрин Glassline — цельное закаленное стекло толщиной 8-10 мм.

     Авторский надзор

     Комплекс  услуг по надзору за ходом работ со стороны дизайнера. Своевременная корректировка проекта или какой-то части проекта. Рекомендации и советы специалиста.

     Комплектация  объекта

     Обеспечение своевременных поставок материалов на объект для осуществления беспрерывного  производства работ.

     Гарантийное и сервисное обслуживание

     Мероприятия направленные на поддержание в рабочем  состояние всех систем жизнеобеспечения объекта в период данной гарантии. Контроль над системами жизнеобеспечения объекта по истечении срока гарантии предоставляется по желанию заказчика при подписании договора на сервисное обслуживание. 

     

     Рисунок 1 – «Организационная структура  «Строймаг»

     Линейно-функциональные структуры в настоящее время  являются основным базовым типом  структур. Они обеспечивают максимальную стабильность организации, создают наиболее благоприятную основу для формальной регламентации полномочий и ответственности.

     Основным  структурным подразделением по управлению персоналом до сих пор является отдел  кадров, на который возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки.

     Отдел кадров является самостоятельным структурным  подразделением предприятия и подчиняется  непосредственно заместителю директора по кадрам.

     Структуру компании «Строймаг» утверждает директор предприятия в соответствии с  типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работ  и особенностей производства.

     К числу основных задач отдела кадров относят:

1. помощь фирме в достижении цели.
2. обеспечение фирмы квалифицированными и заинтересованными работниками.
3. эффективное использование мастерства и способностей персонала.
4. совершенствование систем мотивации.
5. повышение уровня удовлетворенности трудом.
6. развитие систем повышения квалификации и профессионального образования.
7. сохранение благоприятного климата.
8. планирование карьеры, то есть продвижение по службе, как вертикальное, так и горизонтальное.
9. поднималась творческая активность персонала.
10. совершенствование методов оценки деятельности персонала.
11. обеспечение высокого уровня условий труда и качество жизни в целом.

     Наиболее  общие 2 задачи отдела кадров:

• обеспечение кадрами;
• эффективное использование кадров.

2.2 Организация электронного документооборота

     Предметом исследования данной работы является документооборот в «Строймаг». Основным подразделением в «Строймаг», которое отвечает за прохождение  всех документов, является отдел кадров. Документы, не учтенные в отделе кадров, теряются чаще всего. В предприятии существует только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все подразделения мгновенно предоставляют информацию в отдел кадров. Такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями отдела кадров.

     Документооборот в данной компании, осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих  между директором предприятия, его  заместителем по производству и отделами.

      Документы на предприятии находятся в постоянном движении. Движение и есть документооборот  – с момента создания (получения) до завершения исполнения или отправления.

     Целью документооборота является информационное обеспечение деятельности аппарата управления, то есть своевременная доставка полной и достоверной информации руководителям и специалистам учреждения, необходимой им для выполнения возложенных на них обязанностей, принятия решений и претворения их в жизнь.

     Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в компании «Строймаг»  разделяют следующим образом:

• входящие документы (договора, письма-запросы, письмо-просьба, рекламация и т. д.);
• исходящие документы (договора, ответ на запрос, гарантийное письмо и т. д.);
• внутренние документы (докладная записка, заявление, акты, объяснительная записка, протоколы и др.).

     Все входящие документы, в свою очередь, делятся на направляемые директору, в структурные подразделения  и заместителю директора по производству. Кроме того, в структурных подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы предприятия, — исходящие документы, а другая циркулирует внутри предприятия — внутренняя документация.

     В соответствии с рисунком 1 движение входящего документа выглядит так:

     

 Рисунок 1 – Схема движения входящего документа

     Исходящий документопоток образуют документы, отправляемые конкретной организацией другим организациям. Процесс обработки исходящего документа представлен на рисунке 2:

                                        Рисунок 2 – Схема движения исходящего документа

     Внутреннюю  документацию составляют документы, которые  образуются на предприятии в ходе его деятельности. Процесс обработки  внутреннего документа представлен на рисунке 3: 

                                    Рисунок 3 – Схема обработки внутреннего документа

     Как известно, повысить оперативность исполнения документов можно за счет того, что  различные операции по обработке  документа выполняются параллельно для сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям. Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю.