Организация и проведение PR кампаний в сфере туризма

При проведении PR-акций в  виде встреч служб (специалистов) связей с общественностью и аудиторией важную роль играет организация специальных  событий.

Специальные события - это  мероприятия, проводимые в целях  формирования позитивного имиджа организации  и привлечения внимания общественности к самой кампании, ее деятельности и продуктам. Тульчинский Г.Л. PR фирмы: технология и эффективность. СПб.: Алетейя, 2009.

Основными специальными событиями  являются такие мероприятия как  презентации, церемонии открытия, конференции, круглые столы, дни открытых дверей, выставки, вручение премий и стипендий, конкурсы, парады, фестивали, годовщины, вечера, балы, специальные поездки, концерты и т.п. Для того чтобы специальное событие принесло реальную пользу, необходимо проделать большую подготовительную и организационную работу: определить цели мероприятия, продумать состав участников, написать сценарий, разослать приглашения, получить согласие основных участников, подготовить помещение или площадку, а также учесть многие другие важные мелочи.

Основным условием успешного  ведения кампании становится координация  действий и коммуникации, эффективность  одного зависит от эффективности  другого. Законы коммуникативного воздействия  требуют самого точного сближения  позиций коммуникатора и аудитории, только в этом случае можно добиться максимального успеха. Плюснина Л.К. Теория и практика связей с общественностью: Учебно-методический комплекс. - Новосибирск: НГУЭУ,2007.

При реализации кампаний по связям с общественностью учет времени  имеет самое принципиальное значение. Фактор времени следует учитывать  при подготовке любых информационных материалов для СМИ и приглашении  участников, так же при проведении любых специальных мероприятий  с участием официальных лиц следует  учитывать, что их график работы очень  насыщен и расписывается на несколько  месяцев вперед. Поэтому очень  важным представляется своевременная  рассылка приглашений на специальное  мероприятие, а также своевременная  рассылка информационных материалов для  СМИ.

Большое влияние на всю PR-кампанию оказывает время ее проведения, длительность, дата и даже время начала основных мероприятий, так как функционирование всех сторон жизни общества носит  сезонный или, как минимум, циклический  характер.

На этапе реализации кампаний по связям с общественностью очень  важно не допустить срыва запланированных  мероприятий. Существует, по меньшей  мере, три вида контроля, которые  обязательно используются во время PR-кампаний:

- предварительный, который сводится к оценке и анализу запланированных мероприятий накануне их проведения с целью окончательной подготовки к событию;

- текущий контроль проводится  во время мероприятий с целью  оперативного реагирования на  непредвиденные обстоятельства;

- обратный контроль осуществляется  после каждого мероприятия или  этапа кампании для устранения  или анализа допущенных ошибок. Мурашко Ю.М. Планирование и  проведение PR-кампаний. - Спб., 2009.

Контрольная функция осуществляется при помощи предварительной формулировки конкретных стандартов проведения мероприятий. Эти стандарты должны быть достижимыми  и допускать небольшие отклонения.

Заключительный этап проведения PR-кампании состоит из нескольких элементов: анализ проделанной работы, ее содержательные итоги, написание отчета, пресс-клиппинг, оценка эффективности PR-кампании, оценка перспектив дальнейшей деятельности. Наибольшую трудность на этом этапе представляет проблема оценки эффективности всей PR-кампании. Быков И.А. Организация и проведение кампаний по связям с общественностью: Учебное пособие / СПбГУТ. - СПб, 2007.

Основные задачи этапа:

- обеспечение соответствия  главных направлений PR-кампании  общим целям коммуникационной  политике организации;

- определение эффекта,  конкретного результата кампании;

- обеспечение эффективности:  от выбора наиболее эффективных  вариантов обращений, средств,  каналов коммуникаций, до разработки  общих целей PR-деятельности;

- определение эффективности  расходования финансовых средств  на кампанию;

- определение соответствия  формы и содержания коммуникаций  требования государственного и  профессионального регулирования  морально-этическим нормам общества.

Специалистами выделяются следующие  подходы к оценке эффективности PR-кампании:

1. «вкусовой» - заказчик судит  об эффективности PR-кампании по  тому, нравится она ему или  нет;

2. количественный - эффективность оценивается по числу публикаций в СМИ, числу персон пришедших на мероприятие;

3. научный - проводится серьезное исследование воздействия акций на те или иные параметры, характеризующие позиции целевых групп.

Оценка эффективности PR-кампании наименее исследованный вопрос, так  как данный вид оценки требует  измерения мнения потребителей, что  с трудом поддается оценке, а мнение целевых групп общественности - это  качественный показатель. Плюснина Л.К. Теория и практика связей с общественностью: Учебно-методический комплекс. - Новосибирск: НГУЭУ,2007.

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ МЕРОПРИЯТИЙ  В ОБЛАСТИ РАЗВИТИЯ СВЯЗЕЙ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ  ДЛЯ ООО «Вин Тревел»

2.1 PR-отдел в структуре кампании

PR отдел кампании «Вин Тревел» состоит из двух основных штатных единиц: начальник отдела PR и PR менеджер.

Начальник отдела PR.

Цель работы: Разработка и координация комплекса мероприятий  по формированию и поддержанию связей с общественностью, обеспечивающих необходимую доходность и прибыльность деятельности предприятия, интеграция усилий всех субъектов, заинтересованных в достижении поставленных целей, формирование и поддержание благоприятного имиджа кампании в глазах общественности.

Основные направления  деятельности:

1. Разработка и воплощение  стратегических и детальных планов  по всем направлениям PR-деятельности  в рамках задач поставленных  руководителем кампании. Определение  роли всех заинтересованных субъектов  в достижении поставленных целей,  механизмов их интеграцию в  общую концепцию PR-деятельности.

2. Разработка PR-идей кампании, отражающей суть задач, а так  же разработка оригинальных идей  новостного фона кампании и  массовых акций.

3. Контроль над выполнением  планов мероприятий сотрудниками  отдела.

4. Наблюдение за внешней  средой и анализ общественной  реакции на деятельность кампании  для разработки мероприятий, способствующих  достижению основных целей работы.

5. Прогнозирование социально-политических  процессов в аспектах, так или  иначе касающихся деятельности  кампании.

6. Подготовка к согласованию  с руководством бюджетов на  проведение работ.

7. Экономичное распределение  и контроль над использованием  финансовых средств.

8. Утверждение выбора  сторонних организаций для проведения  необходимых работ.

9. Анализ результатов  полученных в ходе реализации  комплекса PR-мероприятий и эффективности  PR-кампаний в целом.

10. Разработка стандартов  отчетов по проведению PR-кампаий.

11. Оперативный контроль  над ежедневной рабой отдела PR.

12. Оказание помощи, обеспечение  консультаций по запросам внутренних  структурных подразделений кампании.

13. Разработка раздела  «PR» при подготовке бизнес-плана  кампании.

PR-менеджер.

Цель работы: формирование и поддержание необходимого благоприятного имиджа кампании. Анализ интересов  общества, оказывающих влияние на имидж фирмы, а так же прогноз  возможного влияния отношения внешней  и внутренней среды к кампании на ее развитие в перспективе.

Основные направления  деятельности:

1. Организует работу по  связям с общественностью и  средствами массовой информации.

2. Разрабатывает: стратегию  общения с представителями общественности  и средствами массовой информации; общие контуры фирменного стиля  предприятия; план мероприятий  по формированию или корректировке  имиджа корпоративной культуры  предприятия; проект тематико-финансового  плана работы PR-специалистов.

3. Разрабатывает план  проведения PR-кампаний, составляет  прогнозы влияния на имидж  предприятия тех или иных планируемых  акций.

4. Определяет бюджет PR-кампаний.

5. Организует пресс-конференции,  брифинги, медиа-киты, бэкграунды, интервью руководителей предприятия в средствах массовой информации.

6. Организует подготовку  пресс-релизов о деятельности  предприятия, корпоративных бюллетеней, иных информационных материалов  о деятельности предприятия для  средств массовой информации, аудиториями  «специалисты» и «наблюдатели»,  готовит публичную отчетную документацию  предприятия.

7. Анализирует внешнюю  среду на предмет изучения  отношения к деятельности предприятия,  организует опросы, анкетирование  и интервьюирование общественности  с целью выявления реального  отношения к имиджу и политике  предприятия.

8. Организует взаимодействие  с центрами изучения общественного  мнения и составляет собственные  программы по изучению и определению  мнения общественности о деятельности  предприятия.

9. Анализирует социальные, экономические и политические  аспекты жизни общества, разрабатывает  прогнозы на будущее и заблаговременное  выявление неблагоприятных тенденций.

10. Использует информационные  поводы (выставки, презентации, события,  пр.), чтобы извлечь пользу для  имиджа предприятия от привлечения  общественного внимания через  прессу без прямой рекламы.

11. Анализирует предложения  по участию предприятия в организации  разнообразных акций (выставок, пресс-конференций,  презентаций, «круглых столов»,  фестивалей, благотворительных акций  и пр.), дает заключение о возможности  совместного участия в PR-акциях, проводимых сторонними организациями.

12. Анализирует эффективность  проведенных PR-кампаний.

13. Организует тренинги  руководства предприятия по взаимодействию  со средствами массовой информации, представителями общественности.

14. Анализирует PR-стратегии  конкурентов, выявляет их сильные  и слабые стороны.

15. Организует работу PR-архива  предприятия (куда включаются  все запросы от общественности, ответы, материалы осуществленных  акций и т.д.).

16. Представляет отчеты  о проделанной работе руководству  предприятия.

Направления работы

Основной деятельностью PR отдела является продвижение туристического продукта - комплекс мер, направленных на реализацию туристического продукта: реклама, участие в специализированных выставках, ярмарках, организация туристических  информационных центров по продаже  туристического продукта, издание каталогов, буклетов и т.п. Продвижение турпродукта предполагает проведение различных видов деятельности по доведению информации о достоинствах продукта до потенциальных потребителей и стимулирование возникновения у них желания его приобрести.

Продвижение продукта PR отдел  «Вин Тревел» осуществляет в следующих направлениях:

- связи с общественностью.

- стимулирование сбыта  (продаж);

- персональные продажи;

- рекламная кампания;

Основные использующиеся PR- средства:

1. Пресс-конференции.

2. Взаимодействие со СМИ.

3. Рассылка по электронной  почте.

4. «Горячая линия».

5. Пресс-релизы, электронные  пресс-релизы (для радио и телевидения).

6. Каталоги путешествий  - в них содержатся описания  туристических товаров и услуг,  иллюстрации, цены. Каталоги используются  туроператорами и турагентами для презентации программы туров. Каталог включает иллюстрированные описания различных маршрутов, отелей, экскурсионные программы, транспортные услуги, даты отъездов.

7. Брошюры и проспекты  - менее объемные издания, содержат  перечень туристических мест  отдыха, более подробную информацию  о местах размещения, ценах, расписании  транспорта и др. Используются  туристическими предприятиями для  информирования потенциальных клиентов  об имеющихся туристских услугах и как вспомогательное средство при продаже. Проспекты обычно печатаются на одной иллюстрированной страничке, их производство более легкое и дешевое. Они являются самым распространенным средством рекламы.

8. Письма-продажи рассылаются  потенциальным клиентам, определенным  целевым группам, вероятные интересы  которых известны. С их помощью  можно реализовать «горящие турпакеты»  или оперативно донести информацию. Письма-продажи используются самостоятельно или в комбинации с проспектами и брошюрами.