Совершенствования коммерческой деятельности по организации материально-технического обеспечения сырьём и материалами для организации п

В сложившихся  условиях отправным моментом деятельности службы снабжения организации является оптимизация потребности в ресурсах, т.е.:

• ориентация на более дешевый вид ресурсов;

• унификация ассортимента применяемых материальных ресурсов;

• минимизация  общего объема закупок.

При заключении контракта на поставку ресурсов следует  оценить последствия принимаемых  решений. Например, закупка более  дешевого материала целесообразна  лишь в том случае, если это не повлечет усложнение технологии производства и вероятный рост затрат.

Объемы  потребления того или иного материала  оказывают прямое влияние на уровень  производственного запаса. Чем выше объем, потребления, тем чаще материал может поступать в организацию, следовательно, тем меньше будет  относительная величина производственного  запаса. Поэтому в ряде случаев  с точки зрения конечного результата может оказаться более выгодным пойти на некоторое увеличение затрат, связанных с прямым использованием материала в производстве, но перекрыть  этот перерасход снижением затрат, связанных с формированием и  содержанием запасов [10, c.13].

Следует иметь в виду значительную дифференциацию цен в зависимости от партии закупаемых ресурсов. Чем больше величина закупки  и стабильнее производственные связи  между покупателем и заказчиком, тем ниже цены, по которым идет поставка. При малых партиях и эпизодических  заказах действует обратная связь. Длительные же связи по поставкам  ресурсов позволяют снизить себестоимость  и получить дополнительную прибыль  за счет:

• снижения нормативной величины производственных и ликвидации сверхнормативных запасов;

• замены тары разового применения многоразовой;

• сокращения затрат на транспортировку;

• снижения материалоемкости продукции [2, c.53].

На первом этапе производится расчет плана  материально-технического снабжения (МТС) организации. План состоит из следующих  этапов;

• формирование необходимой нормативно-справочной информации;

• расчет потребности в материалах;

• составление  балансов МТС на основе плана производства.

Расчет  потребности материалов — наиболее ответственный этап в составлении  планов снабжения. Завышение потребности  приводит к образованию сверхнормативных запасов, увеличению издержек снабжения, замораживанию оборотных средств  и в итоге к ухудшению финансового  состояния. В то же время занижение  потребности может привести к  нарушению ритмичности работы, замене недостающих материалов другими, менее  экономичными, и, как следствие, к  снижению качества продукции и производительности труда, увеличению расхода материала  и себестоимости продукции.

Разработанный комплекс задач позволит получить расчет потребности по выбранной группе материалов на конкретное изделие на месяц (квартал, полугодие, год), а также  общую потребность в конкретном материале с детализацией по видам  изделия. На основании полученных данных разрабатывается баланс МТС.

На следующем  этапе осуществляется оперативный  контроль поступления и расходования материалов. Как бы хорошо ни были составлены планы, производство вносит коррективы, которые необходимо учитывать в  МТС. Причин, которые вызывают изменения  в плане снабжения, очень много. Они могут быть как объективного, так и субъективного характера. К объективным следует отнести  необходимость улучшения ассортимента производимой продукции, изменения  заказов и пр. В качестве субъективных причин могут выступать недостатки в планировании и организации  производства. Это брак, перерасход из-за увеличения отходов, количественные и качественные потери на складах, в процессе транспортировки и т.д. На изменение потребности в материалах могут оказать влияние и внешние факторы — нарушение поставщиками условий договоров по количеству и срокам, возможное увеличение сроков доставки грузов и т.д.

Для оперативного управления снабжения в таких  ситуациях предусмотрено получение  пользователем ведомости дефицитных материалов в разрезе каждой группы, просчет нескольких вариантов возможного объема производства при дефиците материала, количество рабочих дней, не обеспеченных материалом, объем недополученной прибыли  при наличии дефицита [10, c.15].

Выявление дефицитных материалов происходит путем  анализа входной информации по каждой группе. В результате будет получена ведомость дефицитов.

После составления  и получения данной ведомости  необходимо разработать мероприятия  по устранению дефицита. В них необходимо предусмотреть наиболее полное использование  внутренних резервов: экономия, повторное  использование материалов и деталей, вовлечение сверхнормативных и излишних запасов, рациональную замену одних  материалов другими. В ряде случаев  можно предусмотреть получение  недостающего объёма материала за счёт закупки излишков на других предприятиях, изготовления нужной продукции из своего сырья в других организациях.

На заключительном этапе проводится анализ поступления  и расходования материальных ценностей. При анализе влияния организации  МТС на работу предприятия необходимо иметь в виду, что несвоевременное  или некомплектное поступление  средств производства приводит к  пepeбоям в работе, требует создания излишних запасов материальных ресурсов или вынуждает предприятие использовать более дорогие или менее качественные материалы.

Анализ  деятельности отдела МТС проводится по следующим направлениям:

• анализ плана МТС (фиксируются абсолютное и относительное отклонения от плановой потребности на плановый или фактический  объем);

• анализ ритмичности поступления (отдельно по группам материалов и в целом  по предприятию);

• анализ остатков, поступлений и расхода  материала (в разрезе групп материалов);

• анализ плана поставок по количеству и ассортименту;

• анализ плана МТС по поставщикам (как  в объеме и ассортименте материалов, так и по срокам путем сопоставления  фактической и заявленной поставки с указанием абсолютного отклонения от заявки).

В результате внедрения автоматизированной системы  управлении материально-техническим  снабжением снижается трудоемкость расчетов; повышаются оперативность  и достоверность получаемой информации при принятии решений в сфере  управления предприятием; появляется возможность проводить расчеты  на любой заданный пользователем  период.

Любому  предприятию необходима эффективную систему управления материальными ресурсами и потоками. Такая система нужна для:

• своевременного обеспечения запланированной программы  производства необходимыми видами материальных ресурсов;

• выполнения плана платежей и поставок сырья  и материалов;

• ускорения  оборачиваемости и высвобождения  денежных средств.

Организовать  ее на предприятии можно с помощью управленческого инструментария в три этапа:

На первом этапе необходимо понять главное: в  какой мере служба снабжений выполняет  свою основную задачу — обеспечивает производстве необходимым сырьем и  материалами в ассортименте и  во времени. Научиться видеть реальное положение дел, уметь анализировать и диагностировать ситуацию для того, чтобы понять действительную проблему и вытекающие из нее необходимые изменения. Знать, на что воздействовать, понимать и просчитывать последствия конкретных действий. Проблема находит отражение в статистике. Из анализа статистических данных вытекает характер изменений, который определяет сущность новаций. Аналитическая работа должна стать неотъемлемой частью работы службы снабжения. Как показывает опыт, знание и понимание ситуации ничего не дают, нужны навыки [1, c.75].

Это поможет  пройти второй этап — грамотно определить и сформировать потребности производства продукции в конкретных видах ресурсов и установить их приоритетность (с точки зрения интересов предприятии, улучшения его финансового здоровья). Затем следует установить и отобрать источники удовлетворения потребностей. Расширить выбор поставщиков и наладить взаимодействие с ними, Реализовать вытекающие из аналитического этапа необходимые изменения, чтобы организовать правильный порядок работы службы.

В связи  с этим нужно выделить основные процессы в снабжении, направленные на достижение результата, например:

- Обеспечение  производства сырьем и материалами»  — от расчета (формирование) потребности  производства в материальных  ресурсах до графика поставок;

- «Закупки»  — от поиска поставщика до  налаживания системы расчетов  с ним.

Для реализации этих процессов и необходима система  управления материальными ресурсами  и потоками. Система включает управленческий инструментарий (аналитику) и использование  его на практике для налаживания  взаимодействия с поставщиками, регулирования  взаимодействий между основными  службами а процессе выполнения вышеназванных  процессов и принятия жизненно важных для предприятия решений. Это  дифференцированная работа с рынками  сырья и поставщиками, которая  помогает уловить и учесть изменения  во внешней среде и реагировать  на них изнутри.

Наконец, третий этап — налаживание механизма  реализации программы снабжения  путем контроля запланированных  результатов и сравнения их с  фактическими для выявления причин отклонений. Это нужно для того, чтобы понимать, что делать на перспективу.

Проблемами производственного предприятия по организации материально-технического обеспечения являются:

- разработка  верных нормативов запасов материальных  ресурсов;

- планирование  потребности в материальных ресурсах  в увязке с планом производства  и нормативами запасов;

- поиск  поставщиков, оценка вариантов  поставок и выбор поставщиков  по критериям качества поставляемых  материалов, надежности поставщиков,  цен на материалы, условий платежей  и поставок, транспортно-заготовительных  расходов и т.д.;

- заключение  договоров (контрактов) на поставки;

- организация  работ по доставке материальных  ресурсов, контроль и оперативное  регулирование выполнения договоров  поставок;

- организация  приемки, обработки и хранения  материальных ресурсов;

- оперативное планирование и регулирование обеспечения производства материальными ресурсами.

Правильный  выбор поставщика сырья и материалов в конечном счете определяет эффективность  коммерческой деятельности по материально-техническому обеспечению. От этого зависит, на каких  условиях будет заключен договор, но еще более значительную роль этот выбор играет при исполнении договора, выполнении поставщиком договорных обязательств. Если партнер окажется неисполнительным, все усилия по материально-техническому обеспечению будут напрасными. Таким  образом, от выбора поставщика зависит  выгодность или невыгодность партнерства. Отсюда очевидно значение, которое  придается в коммерческой работе выбору поставщика - одного из важных и  ответственных этапов оперативной  деятельности при закупках.

Существует  много специфических условий, определяющих выбор партнера при снабжении, но можно выделить общие положения, которыми следует руководствоваться в коммерческой деятельности.

Одним из важных принципов, которым необходимо пользоваться при выборе поставщика, является его деловая характеристика, отношение к выполнению своих  обязательств. Деловое лицо фирмы (реноме) определяется тем, насколько добросовестно  поставщик выполняет свои обязательства, насколько серьезно он заботится о поддержании своего делового авторитета. Таким образом, на первый план выдвигается степень добросовестности поставщика при выполнении договорных обязательств - надежность партнера.

Важным  фактором при выборе партнера является его финансовое положение. Устойчивое финансовое положение свидетельствует о стабильной работе организации. Такой поставщик может предложить более выгодные условия договора [3, c.156].

При выборе поставщика играет роль его месторасположение, удаленность. Следует рассматривать  и изучать в первую очередь  близко расположенных потенциальных  партнеров, с тем, чтобы сократить транспортные расходы, исключить излишне дальние, нерациональные, встречные перевозки.

Могут быть изучены и учтены и другие факторы. Во всех случаях, когда условия позволяют  в качестве поставщика выбрать предприятие-изготовитель, этот вариант следует рассмотреть  в первую очередь и отдать ему  предпочтение.

Если  нет возможности осуществлять оптовые  закупки у изготовителей сырья и материалов, необходимо решить вопрос о целесообразности использования посредника.

И так, в  снабженческой деятельности предприятия  разделяют внешние и внутренние функции. На рационализацию организации  материально-технического снабжения  влияют следующие основными факторами: формирование конкурентной среды у  поставщиков; специализация поставщиков; размер предприятий-потребителей; организация  производства и производственная программа; финансовое состояние предприятия; сокращение снабженческих затрат; гибкое реагирование на спрос и ряд других.

Учет  и анализ рассмотренных выше факторов при организации закупочной деятельности позволит обеспечить рациональный подход к снабжению предприятий необходимыми материальными ресурсами, решить проблемы предприятия по организации материально-технического обеспечения сырьём и материалами, в частности, сформировать необходимый ассортимент материалов, полуфабрикатов для снабжения ими производства; осуществлять воздействие на поставщиков в соответствии с требованиями предприятия-потребителя; использовать прогрессивные формы и методы работы при закупке товаров; внедрить современные системы управления материальными ресурсами на предприятии, что будет способствовать повышению эффективности предприятия на рынке.