Современные направления развития теории организаций

Основными элементами организационной  системы выступают: производство; маркетинг  и сбыт; финансы; информация; персонал, человеческие ресурсы — обладают системообразующим качеством и от них зависит эффективность использования всех остальных ресурсов.

Эти элементы являются основными  объектами организационного управления. Но у организационной системы  есть и другая сторона:

1. Люди. Задача менеджера  состоит в том, чтобы способствовать координации и интеграции человеческой деятельности.

2. Цели и задачи. Организационная  цель — есть идеальный проект  будущего состояния организации.  Эта цель способствует объединению  усилий людей и их ресурсов. Цели формируются на основе  общих интересов, поэтому организация — инструмент для достижения целей.

3. Организационная структура.  Организационная структура —  это способ соединения различных  частей организации в определённую  целостность.

4. Специализация и  разделение труда. Это тоже  объект управления. Дробление сложных производственных процессов, операций и задач на составляющие, которые предполагают специализацию человеческого труда.

5. Организационная власть  — это право, способность и  готовность руководителя проводить  свою линию при подготовке, принятии и реализации управленческих решений. Каждый из этих компонентов необходим для реализации власти. Власть — есть взаимодействие. Функцию координации и интеграции деятельности людей бессильный и неэффективный менеджер организовать не может. Организационная власть — не только субъект, но и объект управления.

6. Организационная культура  — присущая организации система  традиций, верований, ценностей,  символов, ритуалов, мифов, норм общения  между людьми. Организационная культура  придаёт организации индивидуальность, собственное лицо. Что немаловажно, она объединяет людей, создаёт организационную целостность.

7. Организационные границы  — это материальные и не  материальные ограничители, которые  фиксируют обособленность данной  организации от других объектов, находящихся во внешней среде организации. Менеджер должен обладать способностью расширять (в меру) границы собственной организации.

В меру — значит брать  только то, что сумеешь удержать. Управлять границами — значит вовремя их очерчивать. Основными характеристиками общей теории систем являются:

1. Компоненты системы.  Любая система, независимо от  открытости, определяется через  её состав. Эти компоненты и  связи между ними создают свойства  системы её сущностные характеристики.

2. Границы системы  — это разного рода материальные и не материальные ограничители, дистанцирующие систему от внешней среды. С точки зрения общей теории систем, каждая систем выступает частью большей системы. В свою очередь, каждая система состоит из двух или более подсистем.

3. Синергия (от греч. —  вместе действующий). Это понятие  используется для описания явлений,  при котором целое всегда больше  или меньше, чем сумма частей, составляющих это целое. Система  функционирует до тех пор, пока  отношения между компонентами  системы не приобретают антагонистического характера.

4. Вход – преобразование  — выход. Организационная система  в динамике представляется в  качестве трёх процессов. Взаимодействие  их даёт цикл событий. Любая  открытая система имеет цикл  событий. При системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, то есть характеристик «входа», «процесса» и характеристик «выхода». При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», то есть товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги. Затем определяют параметры «входа», то есть исследуется потребность в ресурсах, которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы и параметров внешней среды. И не менее важное значение приобретает исследование параметров «процесса», преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.

5. Цикл жизни. Любая  открытая система обладает циклом  жизни: возникновение — становление  — функционирование — кризис  — крах.

6. Системообразующий  элемент — элемент системы,  от которого в решающей степени  зависит функционирование всех  остальных элементов и жизнеспособность системы в целом.[6]

Существует два типа организационных систем:

1. Закрытая организационная  система — это та система,  которая имеет жесткие фиксированные  границы и не имеет связи  с внешней средой. Примером может  служить натуральное хозяйство, которое не обменивается с внешней средой продуктами, услугами, товарами.

2. Открытая организационная  система имеет связи с внешней  средой, то есть другими организациями,  институтами и характеризуется:

- наличием цикла событий; 

- негативной энтропией, для коммерческой организации главным критерием негативной энтропии является её устойчивая прибыльность на значительном временном интервале;

- обратной связью, под  обратной связью понимается информация, которая генерируется, собирается, используется открытой системой для мониторинга, оценки, контроля и коррекции собственной деятельности. Обратная связь позволяет организации получать информацию о возможных или реальных отклонениях от намеченной цели и вовремя вносить изменения в процесс её развития;

- дифференциацией, тенденцией  к росту, специализации и разделению  функций между различными компонентами, которые формируют данную систему  в ответ на изменение внешней  среды; 

- эквифинальностью. Открытые  организационные системы способны, в отличие от закрытых систем, достигать поставленных целей различными путями, двигаясь к этим целям с различных стартовых условий. Нет и быть не может единого и наилучшего метода достижения цели. Цель всегда может быть достигнута разными способами, и двигаться к ней можно с разными скоростями.[11]

Таким образом, организация  как система представляет собой  совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность. Любая организация  является открытой системой, так как  взаимодействует с внешней средой. Она получает из окружающей среды ресурсы в виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудования и т.п., которые становятся элементами её внутренней среды и называются эти компоненты входами. В процессе своей деятельности с помощью определенных технологий часть ресурсов перерабатывается, преобразуется в продукты и услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит во внешнюю среду, то есть любая организационная система в динамике представляется в качестве трех процессов: вход — преобразование — выход. При системном подходе сначала исследуются параметры «выхода», то есть товары и услуги, а именно, что производить, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Уже затем определяются параметры «входа», то есть исследуется потребность в ресурсах. Любое предприятие — система, которая функционирует внутри более крупной системы - внешнеполитической, экономической, социальной и технической среды, в которой она постоянно вступает в сложные взаимодействия. Она включает серию подсистем, которые также взаимосвязаны и взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной части системы вызывает трудности в других ее частях.

Например, крупный банк является системой, которая действует  внутри более широкого окружения, взаимодействует и связана с ним, а также испытывает на себе его воздействие. Отделы и филиалы банка являются подсистемами, которые должны взаимодействовать бесконфликтно, чтобы банк как целое работал эффективно. Если что-то нарушается в подсистеме, она, в конечном счете, если ее не сдерживать, повлияет на эффективность деятельности банка в целом.

Значение системного подхода заключается в том, что  менеджеры могут проще согласовывать  свою конкретную работу с работой  организации в целом, если они  понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Современный руководитель должен обладать системным мышлением, так как:

- менеджер должен воспринимать, перерабатывать и систематизировать  огромный объём информации и  знаний, которые необходимы для  принятия управленческих решений; 

- руководителю необходима системная методология, с помощью которой он мог бы соотносить одни направления деятельности своей организации с другими, не допускать квазиоптимизации управленческих решений;

- менеджер должен видеть  за частным — общее, подняться  над повседневностью и осознавать, какое место его организация занимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой является;

- системный подход  в управлении позволяет руководителю  более продуктивно реализовывать  свои основные функции: прогнозирование, планирование, организацию, руководство, контроль.

Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений  об организации, но и обеспечило разработку полезных математических средств и  приемов, значительно облегчающих  принятие управленческих решений, использование более совершенных систем планирования и контроля.

Таким образом, системный  подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную  деятельность и деятельность системы  управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Несмотря на все положительные  результаты, системное мышление все  еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно  позволит применять современный  научный метод к управлению, все  еще не реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри предприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных данных, а слишком узкое — к частичному решению проблем. Нелегко будет сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.

Теория систем сама по себе не показывает руководителям, какие именно элементы организации как системы важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимозависимых подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления.[2]

3. Теория организации  - традиции и современные взгляды

Традиционная теория организации обращала внимание главным образом на отдельные элементы организации и рассматривала методы, позволяющие разделить ее деятельность на отдельные задачи или рабочие операции. Она не уделяла достаточного внимания взаимным связям и интеграции деятельности элементов организации. Не продвинулась в этом направлении и неоклассическая теория, которая стремилась в традиционную механистическую модель организации включить человека с его мотивами, устремлениями, желаниями и ограничениями. Ни один из этих подходов не дает возможности создать интегрированную, системную модель организации.

Все большее внимание привлекает идея, что наиболее полезный путь к изучению организаций состоит в том, чтобы рассматривать их как системы. Этот новый взгляд стремится представить организацию как систему, состоящую из взаимозависимых частей и переменных, и рассматривает предприятие в целом как социальную систему, входящую в состав более широкой системы - общества. Этот взгляд отражен Парсонсом в его определении организации: «Представляется целесообразным определить организацию как социальную систему, которая организована для достижения определенной цели; достижение этой цели является одновременно исполнением одной из функций еще более широкой системы, а именно – общества».[9]