СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Документоведение как историческая
дисциплина учитывает важнейшие функции
документа при унификации, при выработке
реальных правил составления и оформления
документов, организации их хранения в
делопроизводстве и др. Решая практические
задачи повышения эффективности документа
в сегодняшней информационной среде, оно
создает документальную базу исторических
исследований и активно участвует в выработке
методологических основ формирования
источниковой базы исторической науки.
Особое значение в настоящее время имеют
документоведческие исследования и методические
разработки, относящиеся к электронным
документам и к комплексу их качеств как
инструментов управления и возможного
использования в качестве исторического
источника.
Актуальность темы обусловлена тем, что в
наше время объем информации увеличивается
с каждым годом, для того чтобы систематизировать
документацию необходима стандартизация
и унификация документов, в целях сократить
количество применяемых документов, типизации
их форм, снижения трудоемкости их обработки,
достижения информационной совместимости
различных систем документации по одноименным
и смежным функциям управления. Предметом исследования
является унификация текста документа.
Объект различные формы унифицированных
текстов служебных документов. Унификация
текста предполагает установление оптимальной
формы языкового выражения, наиболее точно
передающей содержание часто повторяющихся
управленческих действий. В унифицированном
тексте есть постоянная часть информации(повторяющихся
во всех документах) и переменная, конкретизирующая
тему документа. В книге Кузнецовой Т.В.
Делопроизводство (документационное обеспечение
управления) 5-е издание изложены требования
к составлению, оформлению документов
и работе с ним1.
В статье Кузнецовой Т.В. " Основные направления унификации
документов на современном этапе"2. В данной статье к унификации
форм относятся как закрепление расположения
реквизитов документа на листе бумаги
и требования к ним, проводимое путем разработки
стандартов на системы документации, так
и разработка унифицированных форм документов,
в которых определена информация, излагаемая
в тексте документа.
В учебном пособии Т.А. Быкова,
Л.М. Вялова, Л.В. Санкина 2-е издание 2007
года исследованы требования к оформлению
таблиц и диаграмм.
Учебник Березина Н.М.,
Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное
делопроизводство анализирует основные
понятия унификации и стандартизации
в современном делопроизводстве.
В делопроизводстве существуют
единые требования и правила оформления
документов управления, которые установлены
государственными нормативными актами:
постановление Госстандарта России от
03 марта 2003 г. № 5 утвержден и введен в действие
с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные
системы документации. Требования к оформлению
документов3." Он является основой для
оформления организационно-распорядительной
документации.
Целью курсовой работы является влияние
унификации документов на целесообразное
уменьшение разнообразия документов по
форме и правилам оформления также проанализировать
требования к унифицированным текстам
документа.
Глава 1 УНИФИКАЦИЯ
И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Основная цель унификации и
стандартизации управленческой документации
— создание системы документов, которая
может дать экономический эффект. Использование
унифицированных документов должно одновременно
способствовать росту творческих элементов
в управленческом труде, повышению его
культуры4.
Содержание документа, применяемого
в управлении, определяется составом и
значением реквизитов, которые в него
входят. Реквизиты могут быть разными,
однако это не исключает возможности предъявления
к ним общих требований. Кроме того, многие
реквизиты, входящие в широкий круг документов,
бывают одинаковыми. Основными задачами
совершенствования содержания документа
должны быть: при унификации — отбор реквизитов,
соответствующих назначению документа
и методам его обработки; при стандартизации
— установление единых требований к реквизитам,
включаемым в документы. Таким образом,
объектами унификации и стандартизации
документа должны быть как его форма, так
и состав включаемых в нее реквизитов.
1.1Понятия "унификация
и стандартизация" Под унификацией в широком теоретическом
смысле понимается оптимальное сокращение
числа элементов объектов, составляющих
какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации
и стандартизации управленческой документации - создание системы
документов, которая может дать экономический
эффект. Использование унифицированных
документов должно способствовать росту
творческих элементов в управленческом
труде, повышению его культуры. Экономическая
эффективность унификации и стандартизации
документов достигается в результате
снижения затрат на составление, изготовление
и оформление документов, их передачу,
обработку, хранение, уничтожение. Кроме
того, может быть получен косвенный эффект
за счет совершенствования системы управления,
выражающийся в повышении оперативности
управления путем сокращения времени
на все виды работы с документами и приближении
принимаемых решений к оптимальным вариантам
в результате повышения качества документов.
Следовательно, унификация документов будет
представлять собой решение задач по совершенствованию
их содержания и формы. Содержание документа,
применяемого в управлении, определяется
составом и значением реквизитов, которые
в него входят. Реквизиты могут быть разными,
что не исключает возможности предъявления
к ним общих требований. Многие реквизиты,
входящие в широкий круг документов, бывают
одинаковы. Объектом унификации
и стандартизации документа должны быть
как его форма, так и состав включаемых
в него реквизитов. Основные задачи
совершенствования содержания документа: - при унификации: отбор реквизитов,
соответствующих назначению документа
и методам его обработки; - при стандартизации: установление единых
требований к реквизитам, включаемым в
документ. В результате совершенствования
содержания документов создаются
унифицированные формы документов.5 Основными задачами совершенствования
форм документов следует считать: при
унификации: целесообразное уменьшение
разнообразия документов по форме и правилам
оформления. При стандартизации: формирование и внедрение
в качестве обязательной нормы ограничений,
позволяющих отобразить наиболее эффективные
формы и правила оформления документов
и обеспечить их длительное хранение. Стандарты на документ
должны способствовать унификации управленческой
документации в организациях, организация
централизованного выполнения бланков
- созданию возможности обработки служебных
документов и облегчению труда управленческого
персонала, уменьшению затрат на канцелярские
расходы. Внедрение стандартизации
в управленческую документацию обусловлено
необоснованным многообразием видов и
форм документов, фиксирующих выполнение
идентичных управленческих действий. Особое значение в
настоящее время имеет качество документа
как носителя управленческой информации.
На первый план выходит требование повышения
информативности документов, их унификации
по форме и содержанию. Эта задача решается
методом стандартизации. Существо термина «стандартизация»
характеризуется тремя основными моментами6: 1.Стандартизация –
это устанавливаемые на длительный промежуток
времени общегосударственные общеобязательные
нормы создания документов. При этом она
не только вводит нормы, но и гарантирует
их соблюдение; 2.Стандартизация –
это унификация свойств и качеств документа,
введение единых размеров форм, правил,
требований для всех документов; 3.Стандартизация –
это закрепление и распространение лишь
тех свойств, качеств документа, которые
имеют наибольшую функциональную оправданность,
обеспечивают наибольший управленческий
эффект. Унификация и стандартизация
документов тесно связаны. Часто унификация
рассматривается как один из методов стандартизации.
Унификация может проводиться самостоятельно
(без стандартизации). Таким образом, правовая
сила стандартов, включение в стандарты
требований обязательной унификации документов,
закрепление в стандартах лишь наилучших
решений и комбинаций делают стандартизацию
эффективным методом рационализации работы
с документами.
1.2Развитие унификации и стандартизации
Унификация и стандартизация
документов имеют достаточно долгую историю.
В Главном архиве древних актов в Варшаве
находится книга Польской коронной канцелярии,
содержащая образцы разных формуляров
(Formularium). В Российской империи
регламентация делопроизводства достигла
высочайшего уровня. Были установлены
формы различных журналов, сформулированы
требования к написанию целого ряда документов. Однако на серьезной
научной основе работы по стандартизации
и унификации документов начались только
в СССР. В первой половине 1920-х годов началась
практическая деятельность по унификации
и стандартизации документов: -
упорядочение форматов бумаг; - разработка
форм и бланков документов (основное внимание
уделялось письмам как наиболее массовому
виду документов. В середине 1920-х годов
в ряде ведомств разрабатывались единые
бланки писем. Попытки создать устойчивые
формуляры других наиболее распространенных
в управленческой деятельности видов
документов (протокола, извещения, командировочного
удостоверения). Большую работу в этом
направлении проделали НК РКИ и Институт
техники управления (в начале 1930-х годов
закрыт, а работники репрессированы). Проектируя
формы документов, они учитывали способ
и последовательность их заполнения и
применения при обработке документов
средствами механизации, несмотря на незначительность
их распространения в те годы. В 1929-1930 гг.
утверждены первые общесоюзные стандарты
на ряд форм документов: ОСТы
«Письма деловые», «Телефонограммы», «Протокол
заседания», «Извещение о заседании» и
др. Часть из ОСТов действовала до 1941 г.
и была отменена в силу изменившихся условий); - выработка трафаретов
текстов документов и попытка установления
отдельных разновидностей документов
(в ведомствах типизировали письма, разрабатывали
структуру планов, отдельных разновидностей
протоколов и т.д.). Качественно новый
этап в оптимизации управленческой деятельности
начался в середине 1960-х годов. Основное
направление совершенствования документации
с конца 1960-х годов - унификация и стандартизация,
которые рассматривались как общегосударственная
проблема. Начинаются работы по стандартизации
внешнеторговой, первично-учетной и организационно-распорядительной
документации. Они проводятся рядом крупных
министерств, ведомств. Методика унификации
и стандартизации складывается на базе
накопленного отечественного и зарубежного
опыта. Под влиянием практики
международной стандартизации получает
распространение метод стандартизации
и унификации документов на основе построения
графической модели -формуляра-образца.
Единый формуляр-образец облегчал не только
обработку документов, но и визуальный
поиск реквизитов на одном листе. Однако
теоретическая неразработанность документоведческих
проблем приводит к выбору объектов стандартизации,
исходя из массовости распространения
того или иного документа в практике управления.
Разработан комплекс проектов ГОСТов
на отдельные виды ОРД. Но уже в начале
1970-х гг. происходит разработка основных
принципиальных положений системного
подхода к стандартизации и унификации
управленческих документов. Таким образом,
внедрение системных исследований приводит
к выработке понятия «система документации»,
которая начинает рассматриваться как
объект унификации.
1.3 Cостав унифицированных
систем документации
Под системой документации
понимается совокупность документов,
взаимосвязанных по признакам происхождения,
назначения, вида, сферы деятельности,
единых требований к оформлению.7 Можно дать классификацию систем
документции, соотношение которых в делопроизводстве
разных учреждений неодинакова:
- организационно- правовые документы;
- распорядительная документация;
- информационно-справочные
документы и справочно- аналитическая
документация;
- плановая документация;
- отчетно-статестическая;
- кадровая документация;
- финансовая документация.
Все формы управленческой
деятельности находят отражение в соответствующих
документах, которые выступают способом
и средством реализации возложенных на
аппарат управления функций.
Деятельность учреждения
оформляется совокупностью определенным
образом взаимодействующих документов,
соответствующих функциям управления
и составляющих системы документации.
Система документации
– это совокупность документов, взаимосвязанных
по признакам происхождения, назначения,
вида, сферы деятельности, единых требований
к их оформлению8. Типовые управленческие
функции в каждом управленческом аппарате
реализуются на основе использования
документов, относящихся к различным системам
документации. Соотношение документов
из различных систем в делопроизводстве
разных учреждений и организаций неодинаково,
так как зависит от конкретной деятельности
того или иного учреждения, его масштабности,
места в системе федерального управления
и ряда других причин. Но, независимо от
этого, в любой организации используются
документы, отражающие организационную,
распорядительную и исполнительскую деятельность.
Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной
документации. Система организационно-распорядительной
документации в силу своего повсеместного
применения имеет большое значение для
документирования управленческой деятельности9. Помимо общих для всех
учреждений и предприятий функциональных
систем документации выделяют также отраслевые
системы, которые используются при документировании
соответствующих видов деятельности и
отражают их специфику. Это, например,
системы документации по здравоохранению,
образованию (общему и специальному), нотариальные,
судебные и др. Организационно-распорядительная
документация тесно связана как с отраслевыми,
так и с функциональными системами. С одной
стороны, она представляет для других
систем правовую основу, а с другой – в
ней находят отражение вопросы руководства,
контроля, планирования, учета, отчетности
и т.д. В условиях научно-технической
революции произошло резкое увеличение
объемов информации, вызванное активизацией
общественной жизни, ростом числа организаций,
фирм, увеличением номенклатуры промышленных
изделий и усложнением процесса их изготовления,
расширением экономического и культурного
сотрудничества. В связи с этим возникла
необходимость упорядочения потоков информации,
установления необходимого и достаточного
количества видов документов, исполняющих
роль информационного обеспечения функций
управления. Ручная обработка не позволяла
вовремя и качественно переработать растущие
потоки информации. Появилась потребность
в механизации, а затем и автоматизации
обработки документной информации. Однако
практическое внедрение и применение
средств автоматизации, эффективность
их использования находятся в прямой зависимости
от степени упорядоченности документации,
для обработки которой они предназначены. Унифицированная система
документации (УСД) – система документации,
созданная по единым правилам и требованиям,
содержащая информацию, необходимую для
управления в определенной сфере деятельности10. Непосредственные
разработчики конкретных форм документов
и систем документации – министерства
(ведомства), осуществляющие координацию
той или иной отрасли деятельности. Ими
же утверждаются унифицированные формы
документов, так, министерство финансов
отвечает за бухгалтерские документы,
министерство здравоохранения РФ - за
медицинские, Государственный комитет
РФ по статистике – за формы первичной
учетной и статистической документации,
Росархив РФ – за систему организационно-распорядительной
документации. Таким образом, общегосударственные
унифицированные формы документов разрабатываются
с учетом возможности их компьютерной
обработки. Они обязательны для применения
во всех учреждениях, организациях и на
предприятиях независимо от их подчиненности
и формы собственности11.
Глава 2 УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА
Унификация текста документа - это выявление и отбор оптимально
необходимого минимального количества
информации12.
УВД - это
унифицированный текст документа и совокупность
реквизитов, определяемых в соответствии
с назначением документа и расположенных
в определенном порядке на носителе информации. Унификация
текста управленческих документов рассматривается
как организованная деятельность, направленная
на повышение способности функционирования
документа в сфере управления13. В результате унификации достигается
сокращение временных и интеллектуальных
затрат на составление документа, оптимизация
их восприятия, обеспечивается применение
типовых семантических конструкций и
максимальная формализация информации
при составлении текстов управленческих
документов. Унификация текстов управленческих
документов является одним из необходимых
условий для внедрения автоматизированных
систем ДОУ. Унификация текстов управленческих
документов позволяет решать следующие
задачи: - упорядочить состав документов
организации, фиксирующих осуществление
однотипных функций и задач; - унифицировать
формы и тексты управленческих документов
с ориентацией их на автоматизированную
подготовку на базе государственных стандартов; - сократить
затраты на создание документов за счет
использования структурированной информации; - использовать
унифицированные шаблоны текстов документов
для автоматизированных систем делопроизводства; - ускорить
процессы принятия управленческих решений.
2.1 Методы содержательной
и формальной унификации При унификации текстов применяются методы содержательной и формальной
унификации. К методам содержательной унификации относятся
следующие методы: - установление состава форм
документа; - создание типовых форм; -
построение единой модели документов
для групп однородных задач (формуляра-образца), - унификация
и стандартизация информационных элементов
и используемых показателей. Методы формальной
унификации: - унификация структуры документа; - создание
общих синтаксических правил построения
документа; - унификация методов контроля
информации. В основе унификации текстов
лежит метод выделения постоянной и переменной
информации. Постоянная информация составляет
существо управленческой ситуации и действия,
является общей темой документа, известной
его автору и адресату. Переменная информация
конкретизирует тему, обозначенную в постоянной
части текста14. Унификация текстов управленческих
документов - это объективный процесс,
вытекающий из условий функционирования
документов в системе управления и зависящий
от следующих факторов: - типовых взаимосвязей, которые
неизбежно формируются в деятельности
любой системы управления и регулируются
правовыми нормами и неформальными процессами,
возникающими при функционировании юридических
лиц; - определенной тематики решаемых учреждением
вопросов, определяемой функциями и правами
учреждения, структурного подразделения
или должностного лица; - повторяемости управленческих
ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости в
однотипных управленческих документах. Унификация
текстов управленческих документов заключается
в установлении единой формы языкового
выражения, наиболее точно передающей
содержание регулярно повторяющихся ситуаций. Этапы
унификации текстов документов: - унификация
структуры текстов - выбор последовательности
расположения смысловых компонентов текста,
наиболее отвечающих назначению документа - унификация
языковых средств выражения содержания
в тексте документов; - разработка унифицированных
текстов в виде связного текста, трафарета,
анкеты, таблицы, диаграммы15. Текст унифицированного управленческого
документа должен быть ясным, информационно
емким и убедительным. Ясность текста
или отдельного предложения достигается
логичностью и точностью. Логичность текста
зависит от расположения элементов в каждом
предложении (подлежащего, сказуемого,
обстоятельств, вводных слов и т.д.), а также
от правильного выбора формы предложения
(односоставное, двусоставное, сложное).
Убедительность - одна из важнейших черт
текста документа. Убедителен документ,
содержащий аргументированную и логически
обоснованную информацию, необходимую
для принятия управленческого решения.
Убедительность зависит от последовательности
расположения смысловых компонентов,
выражающих логическую зависимость между
аргументом и следствием. Кроме того, деловой
стиль требует специфических средств
выражения модальности. Модальность выражает
отношение автора к содержанию документов
и достигается употреблением инфинитива,
наклонения глагола, а в некоторых случаях
- и собственным значением глагола. Выбор
того или иного средства модальности зависит
от конкретного содержания документа,
но можно говорить и о типовых способах
выражения модальности. Объектом унификации могут быть
отдельные виды документов или их группы,
отражающие направление деятельности,
функцию или задачу управления. Для определения
объекта унификации изучаются уставы
организации, ее структурных подразделений,
должностные инструкции специалистам. При
просмотре дел устанавливается комплекс
документов, обеспечивающих решение конкретного
вопроса, выделяются основные документы,
несущие близкую по смыслу информацию. Унификация
текстов документов проводится на основе
выявления типовых, повторяющихся ситуаций
и решений, установления точного соответствия
между функциями документа (задачами)
и формой представления информации. В
ходе анализа текстов на каждый документ
составляется карта, включающая реквизиты документа
(вид документа, автор, корреспондент,
адресат, индекс дела по номенклатуре)
и аннотацию текста (краткое содержание,
цель создания, структура). На основе анализа
аннотации составляется модель текста
унифицированной формы, в которой определяется,
какая информация должна содержаться
в документе.