Унификация и стандартизации управленческих документов

Очнозаочная работа по дисциплине ДОУ

Тема: «Унификация  и стандартизации управленческих документов» 
 
 
 
 

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. 

Стандартизация  документов - форма юридического закрепления  проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: 

• государственные стандарты (ГОСТ).
• отраслевые стандарты (ОСТ);
• республиканские стандарты (РСТ).

Унификация  документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных  систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. 

Работа  по унификации включает: 

- разработку  УСД, которая осуществляется министерствами  и ведомствами, ответственными  за соответствующие системы документации;

- внедрение  межотраслевых (межведомственных) УСД  в республиканских и отраслевых  УСД:

- внедрение разработанных ОКТЭИ;

- ведение  УСД и ОКТЭИ с целью поддержания  достоверности информации и их  дальнейшее развитие;

- разработку  комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

- разработку  отраслевых классификаторов технико-экономической  информации, отражающих специфику  отрасли. 

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию  и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

- унификация  от общего к частному. Заключается  в построении формуляра- образца  документов для конкретной системы  документации и установлении  на его основе состава реквизитов  для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

- единообразие  форм документов и правил их  построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной  типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных  на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность  унификации. При ее проведении  должны предусматриваться все  требования к документу на  всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

- информативность.  Означает включение в документы  только тех реквизитов, которые  нужны для решения конкретных  задач, для поиска и подтверждения  юридической силы документа; 

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;

- стабильность  требований к документам (установлены  государственными и отраслевыми  стандартами);

- сопряжение  с действующими системами классификации  и кодирования технико-экономической  информации;

- экономичность.  Достигается за счет обоснованного  включения документов в систему  документации, широкого применения  бланков, рациональной компоновки  форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами  для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части  листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в  правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица - разорванный текст, расположенный  по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Эффект  от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным ( повышение  качества управления, эффективности  использования оргтехники, ускорении  оборачиваемости финансовых средств) и прямым ( снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники). 

Стандартизация  – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения: 

- безопасности  продукции, работ и услуг; жизни  и здоровья

- технической  и информационной совместимости,  а так же взаимозаменяемой  продукцией

- экономии всех видов ресурсов. 

В целях  сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).  

УДС –  совокупность взаимосвязанных унифицированных  форм документа, обеспечивающих документированное  представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности. 

В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.