Унификация и стандартизация документов

 

 

3.2 Общие правила сокращения  слов и словосочетании в тексте

В тексте документов существуют общие положения сокращения слов, словосочетании (аббревиатуры).Существует две классификации сокращение, классификация лексических и графических сокращении.

Классификация лексических сокращении включает в себя следующие разновидности:

Инициальные аббревиатуры- сокращения, построенные из начальных букв полных наименований. Они подразделяются в свою очередь по произношению на:

- буквенные (МПС (эм-пэ-эс), УСД (у-эс-дэ));

- звуковые (ГОСТ (гост),АКИД (акид));

- буквенно-звуковые ( часть аббревиатуры произносится по буквам, часть по звукам (ЦДСА (цэ-дэ-са))26.

Усечения- сокращения, образованные отбрасыванием последней части слова ( авиа - авиация, зам.-заместитель).

Смешанный тип- сокращения, образованные различными сочетаниями аббревиатур, полных слов и усечений. различают следующие виды сокращений смешанного вида:

- сочетание аббревиатуры с полным словом (ИК-спектр - инфракрасный спектр);

- сочетание усечения и инициальной аббревиатуры ( ВНИИторгмаш - Всесоюзный научно-исследовательский институт торгового машиностроения);

- сочетание усечения и полного слова (пластмасса - пластическая масса, рембаза - ремонтная база);

- сочетание начальных или начальног и конечного элементов слова или словосочетаний ( рация - радиостанция).

Классификация графическиз сокращений делится на следующие типы:

- точечные сокращения представляют собой первые буквы слова, после которыз ставится точка ( др. - другие, с. - страница);

- дефисные сокращения. Дефис ставится на месте опущенной средней части слова ( з-д - завод, ин-т - институт). Такие сокращения удобны тем, что позволяют сохранить грамматическую информацию слова (общ-во (им.п), общ-вом (тв.п));

- сокращение словосочетаний или слов через косую черту (б/ц -без цены, в/с - высший сорт);

- нулевые (графически не выделенные) сокращения без каких- либо показателей ( г- грамм, м- метр). Чаще всего таким способом сокращаются единицы измерения. При их употреблении следует руководствоваться соответствующими ГОСТами;

- комбинированные сокращения могут быть дефисно-точечными (ж.д.- железнодорожный, об./мин- оборотов в минуту).

К данным классификациям также прилагаются правила написания этих сокращений.

К правилам написания лексических сокращений относятся:

- все лексические сокращения пишутся слитно без точек, за исключением сокращений, образованных сочетанием аббревиатуры с полным словом ( типа УФ-лучи, АПН - агенство печати "Новости"). Аббревиатуры, составляющие исключение пишутся через дефис, если аббревиатура предшествует полному слову (ИК-спектр - инфракрасный спектр). Если аббревиатура пишется за полным словом, дефис не ставится ( приборы СВЧ - проборы сверхвысокочастотные);

- все инициальные аббревиатуры пишутся прописными буквами (АСУ автоматизированная система управления);   

Если аббревиатуры этого типа склоняются, то  окончания   их пишутся строчными буквами (содержится в ГОСТе)     - усечения пишутся с прописной или строчной буквы в зависимости от написания полного наименования ( Минхиммаш - Министрество химического машиностроения);

Аббревиатуры, образованные из частей слов, пишутся строчными буквами, за исключением названий учреждений и организаций ( профком, Госплан, Моссовет);

- в том случае, если наименование какого-либо понятия  составляет из двух самостоятельных аббревиатур, между ними делается пропуск (ЦК КПСС);

- род аббревиатур определяется по стержневому слову ( УСОРД  - унифицированная система организационно-распорядительной документации- жен.род, РСУ - ремонтно-строительное управление - ср.род).

Ряд сокращенных слов в настоящее время перешли в ряд обычных слов, приобрели склоняемость и собственную категорию рода, независимо от расшифровки ( вуз - муж.род (стрержневое слово "заведение" ср.род).

К правилам написания графических относятся следующие:

- имена существительные, прилагательные и причастия сокращаются одинаково во всех падежных формах ед. и мн. ч. ( глава - ед.ч., главы - род.п., главы - мн.ч.);

- сокращения, принятые для имен существительных, распространяются на образование этого же корня имена прилагательные и причастия как в полной, так и в краткой форме ( изд. - издание, изданный, издан, издано);

- графическое сокращение недолжно оканчиваться на гласную, если она не начальная в слове, а так же на й,ь,ъ;

- прописные, строчные буквы и дефисы в графических сокращения употребляются в соответствии с написание полного наименования (Ю.-З.ж.д. - Юго-Западная железная дорога).

При сокращений слова не опускается начальная часть слова, также нельзя опускать все гласные буквы. Это правило нарушается про сокращении слов млн - миллион, млрд - миллиард, а так же при сокращении имен собственных27.

Таким образом, в унифицированных текстах используются определенные сокращения слов, которые классифицируются по двум направлениям: графический и лексический способы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Унификация текста документа - это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации.   Унификация текста управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение способности функционирования документа в сфере управления. 

Унификация текстов управленческих документов проводится на основе существующих нормативно-методических материалов в области документационного обеспечения управления: государственных стандартов на документы, Единой государственной системы делопроизводства, унифицированных систем документации, общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

Унификации могут подвергаться документы независимо от того, как часто они повторяются в течение года. С точки зрения экономической эффективности использования унифицированных текстов в аппарате управления считается целесообразным, если документ повторяется в среднем 30 раз в год.

Выбор документов для унификации их текстов определяется рядом обстоятельств. Для унификации текстов выделяются прежде всего документы, оформляющие повторяющиеся управленческие ситуации и действия. Проводится также группировка документов в соответствии с тем, какими нормами регламентированы формы тех или иных документов и состав их содержания. По этому принципу могут быть выделены документы, входящие в состав общегосударственных унифицированных систем документации, документы, форма и состав содержания которых регламентированы функциональными органами государственного управления (ЦСУ, Минфин и т.д.), документы, структура которых определяется отраслевыми нормативными актами, и документы, порядок составления и оформления которых не регламентирован. В зависимости от такой группировки и определения объема той или иной категории документации принимается решение о том, какие группы документов подлежат унификации в первую очередь.

Для проведения унификации текстов рекомендуется изучать документацию учреждения как минимум за два года.

В результате унификации достигается сокращение временных и интеллектуальных затрат на составление документа, оптимизация их восприятия, обеспечивается применение типовых семантических конструкций и максимальная формализация информации при составлении текстов управленческих документов. Унификация текстов управленческих документов является одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем ДОУ.      Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации — отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки.    Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Чёткость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.        Таким образом, для унификации текстов выделяются прежде всего документы, оформляющие повторяющиеся управленческие ситуации и действия. Проводится также группировка документов в соответствии с тем, какими нормами регламентированы формы тех или иных документов и состав их содержания. Для проведения унификации текстов рекомендуется изучать документацию учреждения как минимум за два года.

 

 

Список источников и литературы

 

Источники

1.1.Постановление Правительства РФ от 08. 07. 1997 № 835 «О первичных учетных документах»

1.2. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 28.06.2013 № 134 - ФЗ.

1.3 ГОСТ Р 7.0.8.-2013 ВЗАМЕН ГОСТ Р 51141-98

1.4ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России,2003.

1.5 ГОСТ 7.12 - 93. Библиографическая запись. Сокращение слов в русском языке. - М., 1995.

1.6 ГОСТ Р-1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. П. 4.5.4 Таблицы. — М., Госстандарт России, 1994, С. 71—82. 

1.7 ГОСТ 7.1-2003. СИБИД. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления.- М:. Мзд-во стандартов, 2004.- 48 с.

 

 

Литература

2.1 Кузнецова Т.В. Основные направления унификации документов на современном этапе / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство.- 2009.- № 1.- С.22-25.

2.2Кондратьева Т.Н. Документационное обеспечение управления / Т.Н. Кондратьева. Учебное пособие.-Тюмень.-2009.-206с.

2.3 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): [учебн. пособие ] / Т.В. Кузнецов. - 5-е изд., испр. и доп. - М.: Журнал "Управление персоналом", 2007.-197с.

2.4 Быкова Т.А. Делопроизводство: Учебное пособие / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкин: под общ. ред.проф. Т.В.Кузнецовой.-2-е изд., перераб. и доп.- М.:МЦФЭР,2006.-224с.         

 2.5 Березина Н.М. Современное делопроизводство/Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова.-3-е изд.- СПб.: Питер,2007.-224с.

2.6 URL: http://document-ved.ru/otvety-po-dokumentovedeniyu-unifikaciya-teksta-dokumentov.html (дата обращения 10.04.2014)

2.7URL:http://www.0ve.ru/antikrizisnyj_menedzhment/istoriya_unifikacii_teksta_dokumenta.html (дата обращения 10.04.2014)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1 Трафарет

Открытое акционерное общество междугородной и международной электрической связи «Ростелеком»   МАКРОРЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИЛИАЛ «УРАЛ» ТЮМЕНСКИЙ ФИЛИАЛ Ишимский районный узел связи    Гагарина ул., д . 63,  г. Ишим,  Россия, 627750 тел. (34551) 5-13-44, факс (34551) 7-12-47 e-mail:trunkina-lg@ural.rt.ru,   www.ural.rt.ru						Должность и.о. фамилия Адрес (при необходимости)
		№
На №		от

 

"Согласно разнарядке от

00.00.00 № _____________ нашему предприятию выделен фонд на__

год на __________________________________________________________

в количестве ______________________ шт., в том числе по кварталам:

I кв. ______________________ шт. III кв. _____________________ шт.

II кв. _____________________ шт. IV кв. ____________________ шт.".   

В  трафаретном  тексте  субъект действия может быть выражен не

отдельным  словом, а глагольной формой в первом лице единственного

или множественного числа, указывающей на наличие субъекта.    

Например: "Для проведения приемочных испытаний _______________

____________________________ разработанного ______________________

__________________________________________________________________    

ПРИКАЗЫВАЮ (т.е. "Я приказываю"):   

1. Образовать комиссию в следующем составе:

__________________________________________________________________

________________________________________________________________".

 

С уважением,

Заместитель директора

Инициалы Фамилия

 

 

Имя Отчество Фамилия исполнителя

(3452) 00-00-00

Приложение 2

Приложение 2

Анкета

Открытое акционерное общество междугородной и международной электрической связи «Ростелеком»   МАКРОРЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИЛИАЛ «УРАЛ» ТЮМЕНСКИЙ ФИЛИАЛ Ишимский районный узел связи    Гагарина ул., д . 63,  г. Ишим,  Россия, 627750 тел. (34551) 5-13-44, факс (34551) 7-12-47 e-mail:trunkina-lg@ural.rt.ru,   www.ural.rt.ru						Должность и.о. фамилия Адрес (при необходимости)
		№
На №		от

 

Приказ о приеме на работу

т. _________________________________

Табельный номер ____________________

Фамилия ____________________________

Имя ___________ Отчество ___________

Вид приема _________________________

Должность __________________________

Структурное

подразделение ______________________

Оклад ______________________________