Унификация документов

21

Введение

В настоящее время унификации документа уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

Изучение современных принципов унификации документов невозможно без единой, неразрывной связи с историей её возникновения. Так как на сегодняшний день история унификации документов изучена неполно и требует дальнейшего рассмотрения, представляет интерес провести его на основе краткого анализа общегосударственных нормативно-мето­дические документов по организации делопроизводства, что и является целью данной курсовой работы. В работе ставится задача изучения понятия унификации – она заключается в установлении единообразия состава и формул управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. 

Унифицированная система документации, изучения понятия унификации текста документа - производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации.

Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме на основе анализа ее назначения, а также описывается и понятийная унификация о упорядочение терминологии для лиц, работающих с конфиденциальными документами.

1.1. Понятие унификация

Унификация (от латинского unus – один + facere – делать) – приведение чего-либо к единой форме, системе, единообразию. «В технике под унификацией понимают приведение различных видов продукции и средств ее производства к наименьшему числу типоразмеров, мерок, свойств и т.п. Один из методов стандартизации».

Необходимость в унификации возникает тогда, когда какие-либо действия, предметы, изделия начинают многократно повторяться.

Документ – явление сложное. Возникает, прежде всего, для закрепления информации с целью передачи ее во времени (возможность обратиться к ней впоследствии), пространстве (переместить на расстояние) и как доказательство какого-либо факта (пожалования имущества, купли-продажи, договоренности о действиях и т.п.).

Необходимость придания документу юридической силы сразу же потребовала устойчивых, постоянно повторяющихся правил в их оформлении, что находит отражение уже в древнейших законодательных актах (порядок подписания, прикладывания печатей, точность титулования и т.д.). С развитием человечества и, прежде всего, возникновением и развитием государственного аппарата быстро увеличиваются сферы применения документов и их количество. Составление и оформление служебных документов уже требует специальных навыков и знаний, появляются документы – образцы, выделяются реквизиты, оформляемые по единым правилам, вводится бланк и т.д. В XIX веке научно-технический прогресс приводит к резкому увеличению потоков информации и соответственно документов, в которых она фиксируется, что в свою очередь потребовало разработки и внедрения разнообразных средств механизации для обработки этого возросшего массива документов. Так как машины приспособлены для работы только с однородными предметами, возникла потребность привести документы к определенному единообразию, то есть унифицировать. Со второй половины ХХ века лавинообразный рост информации вызвал внедрение средств автоматизации, что привело к усилению процессов унификации документов по всем направлениям.

Задача данной статьи лишь выделить основные направления унификации документов на современном этапе, обратить на них внимание исследователей - документоведов. Каждое из этих направлений пока что мало изучено и нуждается в отдельном детальном рассмотрении.

На наш взгляд, можно выделить четыре ступени унификации документов.

1.2. Унифицированная система документации

Унифицированная система документации (УСД) – совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т.д.)

В РФ разработаны следующие унифицированные системы:

      организационно-распорядительной документации;

      банковской документации;

      финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций;

      отчетно-статистической документации;

      учетной и отчетной документации предприятий;

      документаций по труду;

      документации Пенсионного фонда РФ

Табель унифицированных форма документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.

Табель составляется в виде таблицы (таблица 1), в которой документы могут быть систематизированы: по функциям и задачам, структурным подразделениям.

                                                                                                                                            (таблица 1)

Табель унифицированных форма документов министерства

Табель может дополняться графиками: код формы документа по классификатору, ответственный за контроль исполнения, кодовой тираж бланков и др.

Составление табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагаются на службу делопроизводства организации.

Работа по унификации включает:

      Разработку унифицированной системы документов (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

      Разработку  комплектов отраслевых унифицированных форм документов отражающих специфику отрасли; внедрение межотраслевых (межведомственных ) УСД в республиканских и отраслевых УСД;

      Внедрение разработаны ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшие развитие;

      Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работы и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и УКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и УКТЭИ  в отрасли.

Унификацию  и стандартизацию управленчесикх документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов – это выбор региональных структур, их построение, приведения документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например: унифицированные проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

      унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.,

      единообразия форма документов и правил их построения, составления, обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документа, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и уголовных сокращений;

      комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его только тех учитываться психофизические возможности человека и параметры технических средств;

      информативность означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

      сокращения числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;

      стабильность требований к документам установлены государственными и отраслевыми стандартами;

      сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической  информации;

      экономичность достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации широкого применения бланков, рациональной постановки форм документов, установление оптимального объема реквизитов и т.д.

1.3. Унификация формата бумаги

Формат бумаги (от латинского forma – размер листа карточки). Используемые форматы бумаг предопределяют размеры конвертов, пакетов, папок, ящиков письменных столов, учитываются при конструировании как пишущих машин, так и машин, обрабатывающих документы.

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают, но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы, а в США - североамериканские форматы бумаг.

Немецкие форматы приняты у нас в стране еще в 1920-е годы.

Для измерения форматов была принята метрическая система. Площадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основного формата составляют 0,841 м х 1,189 м. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основных ряда – А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем последовательного деления основного формата пополам (см. таблицу 2).

Форматы потребительских бумаг                        (таблица 2)

Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Форматы обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации)2.

В североамериканских форматах бумаг самый распространенный формат, аналог А-4, равен размеру 21,59*27,94 см (Letter 8½ x11in.).

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо установить стандартный размер бумаги, принятый в нашей стране, - А-4 - в качестве используемого для всех создаваемых документов.

Помимо форматов бумаг, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил рекомендуемые для служебных документов минимальные размеры полей:

левое поле – 20 мм;

правое поле – 10 мм;

верхнее поле – 20 мм;

нижнее поле – 20 мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

1.4. Тест документа

Если нет утвержденной унифицированной формы, то есть определение, какую информацию, в какой последовательности изложить в документе. Здесь, в свою очередь, можно выделить несколько направлений. Прежде всего, это определение в законодательных и нормативно-правовых актах, какую информацию должен содержать документ. Например, в Трудовом кодексе излагаются требования к тексту трудового договора, дается примерный перечень вопросов правил внутреннего трудового распорядка; в Законе «Об акционерных обществах» содержатся требования к тексту устава; в утвержденном Постановлением Правительства РФ от 11. 11. 2005 № 769 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» дана не только типовая структура текста административного регламента, но и указана информация, которая должна быть изложена в каждом разделе. Таких примеров можно привести множество.