Унификация документов

Другой способ получить необходимую информацию в нужной последовательности – заполнение анкеты.

Анкеты - «опросные листы для получения определенных сведений»4. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

Анкетирование – один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности.

Анкеты легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных вопросах с однозначным пониманием. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. Рекомендуется при составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта выражать именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да/нет», развернутым ответом, числовыми показателями.

Как правило, анкеты разрабатываются индивидуально для сбора информации в каждом конкретном случае. Однако анкета, заполняемая при приеме на государственную гражданскую службу, имеет унифицированную форму, утвержденную Распоряжением Правительства РФ от 26. 05. 20005 № 667 «Об утверждении формы анкеты».

Еще один способ унифицировать информацию в тексте документа – составление таблиц.

Таблица – это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде.

Таблица строится по строго установленной форме. В ней имеется два уровня деления текста: вертикальный – графы и горизонтальный – горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) – боковике – перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы, помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.

Унифицировать текст документов, создаваемых по часто повторяющимся ситуациям, позволяет разработка трафаретных текстов (шаблонов).

Трафарет - понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом «шаблон».

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п.

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.

К унификации текста документа можно отнести также разработку и применение наборов стандартных фраз и выражений (стандартизированные формулы, клише, сложившиеся словосочетания). Яркий пример - утвержденная Постановлением Минтруда РФ № 69 10. 10. 2003 Инструкция по заполнению трудовых книжек, где даны типовые формулировки записей в трудовую книжку увольнения работника. Стандартные речевые конструкции типа на основании приказа…, в связи с выходом Постановления Правительства РФ вводятся в память машины.

1.5. Состав реквизитов документа. Формуляр документа и его виды.

Каждый документ является носителем информации и содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов неоднозначно: одни из них содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ, другие несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Традиционное делопроизводство, объектом которого является документ как единое целое, оперирует в основном только теми информационными элементами, которые характеризуют документ и являются его координатами в пространстве и во времени.

Информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом ГОСТ 6.30.2003. При оформлении документов используются следующие реквизиты:

1 - Государственный герб РФ;

2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 - код организации по Общегосударственному классификатору

4 - код документа по Общегосударственному классификатору

5 - наименование вышестоящей организации;

6 - наименование организации;

7 - наименование структурного подразделения;

8 - почтовый адрес отправителя;

9 - коммуникационные и коммерческие данные;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - регистрационный индекс документа;

13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф приложения;

25 - гриф согласования;

26 - визы;

27 - печать;

28 - отметка об исполнителе;

29 - отметка о заверении копии;

30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

Рассмотрим некоторые из перечисленных реквизитов более подробно.

Вид документа - классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, протоколы - один вид, приказы - другой вид, акты - третий). Разновидность документа детализирует понятие вид (разновидность - разные виды), уточняет характер деятельности, документируемой данным видом, например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации.

Реквизит «название вида документа» - один из обязательных реквизитов любого документа, кроме письма. Указание вида документа дает первое общее представление о документе, его целевом назначении, формуляре, юридическом значении и характере изложения информации.

Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование организации», «наименование структурного подразделения», «адресат», «резолюция», «гриф утверждения», «коммуникационные и коммерческие данные», «почтовый адрес отправителя» показывают положение документа как в географическом, так и иерархическом пространстве.

Характеристика документу дается различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до мельчайших подробностей.

Так, при помощи реквизита «наименование вышестоящей организации» можно определить, в какой сфере деятельности (отрасли) создан документ, а реквизит «регистрационный индекс» - дело, в которое документ будет подшит после того, как аппарат управления примет по нему соответствующее решение. К этой же группе реквизитов следует отнести графически оформляемые реквизиты - «Государственный герб РФ, «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию, из которой документ исходит.

Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «дата» показывает момент создания документа. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты - «гриф согласования», «гриф утверждения», «подпись», «виза», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др., т.е. те, которые придают документу необходимую юридическую силу.

Реквизиты «название вида документа», «заголовок к тексту», «резолюция», «текст», «коды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты «отметка о заверении копии», «подпись», «печать», «гриф утверждения» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Так, отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не содержит всей необходимой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов (например, сопроводительное письмо).

Наличие реквизита «текст» свидетельствует, что речь идет о конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации во времени и пространстве.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа - это схема его построения, которая определяет особенности системы документации или отдельного вида документа.

Каждому реквизиту на документе отводится свое место, которое закрепляется в формуляре-образце - своеобразной матрице, включающей концентрацию свойств и качеств определенного множества организационно-распорядительных документов.

Формуляр - образец документа - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр - образец организационно-распорядительного документа (ОРД) включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры.

При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, отраженных в схеме расположения реквизитов. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Так, например, согласно Закону РБ от 29.11.1994 № 3410-XII «О государственных секретах» и другим актам законодательства на одних документах реквизит «гриф ограничения доступа к документу» указывается, а на других он будет отсутствовать. Например, практически во всех письмах указывается такой реквизит, как «заголовок к тексту», однако в сопроводительных письмах, объем которых не превышает 5-7 строк, его допускается не указывать.

Свой набор реквизитов характерен и для документов разных видов, что дает основания выделить индивидуальный и типовой формуляры. Типовой формуляр - это формуляр, характерный для определенного вида документов. Индивидуальный формуляр - формуляр для конкретного документа.

Как видно из схемы расположения реквизитов, для некоторых реквизитов предусмотрено одно и то же место на документе. Такие реквизиты называются взаимоисключающими, т.е. не встречающимися в одном документе. Из каждой пары реквизитов - «адресат» и «гриф утверждения», «коммуникационные и коммерческие данные» и «название вида документа», «ссылка на индекс и дату входящего документа» и «место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит. К примеру, в письмах обязательно будет указываться реквизит «адресат» и никогда - «гриф утверждения»; в должностной инструкции наоборот - обязательно наличие «грифа утверждения» при отсутствии «адресата».