Требования к бланкам документов

Негосударственное образовательное  учреждение

Высшего профессионального  образования

«ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ»

(г. Архангельск)

 

 

 

 

 

Кафедра

 

Социально-культурного  сервиса и туризма

  

 

 

Контрольная работа по дисциплине

 

Делопроизводство

 

 

Тема: Требования к бланкам документов

 

 

 

 

 

 

                                                                     

Cтудент: Огольцов Иван Васильевич

Номер зач. книжки: ЮЗ 112907                           

Факультет: Юридический

Курс:1

Группа: ЮЗ 112 Б

Специальность:________________________                                             

Проверил: Маценок Александр Валентинович

 

 

 

 

Архангельск

2013

 

Содержание

 

Введение……………………………………………………….…………………...…...3

1.Понятие документа……………………………………………………………….…..4

2. Виды и классификация документов………………………………………………..5

3. Требования к бланкам документов………………………………………….……..6

3.1. понятие бланка документа…………………………………………………..…….6

3.2. Требование к бланкам документов, реквизиты………………………….………6

3.3. Виды бланков документов…………………………………………………..…….6

3.4. Требования к бланкам с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ.……………………………………..............................................7

4. Образец общего бланка документа………...……………………………………….9

5. Образец бланка письма…………………………………………………………….10

6. Образец бланка конкретного вида документа, кроме письма…………………...11

Заключение………………………………………………………..……………….…..12

Список литературы……………………………………………………………………13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Организация работы с  документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и  культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

За счет более совершенной  системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие документа.

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи её во времени и пространстве.

Информация, а точнее данные, закрепляются и  хранятся на некотором носителе. Наиболее распространенный в настоящее время носитель изобразительной информации - бумага, но все более широко используются новые носители - магнитные, позволяющие использовать для документирования ВТ. Эти носители могут фиксировать и хранить не только изобразительную информацию, но и речевую, звуковую и пр. В любом случае документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника , и как его результат. Документ выполняет ряд следующих функций:

• Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека)
• Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)
• Коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятий и организаций)
• Юридическая (ряд документов, таких как правовые акты органов власти договорная документация, нотариально заверенные документы, и др., изначально наделен юридической силой. Кроме того содержание любого документа может использоваться в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов между сторонами, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры)

Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышения уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Виды и классификация документов.

Все документы, обращающиеся в организации, классифицируются по следующим признакам;

По юридической силе: недействительным документ становится в результате истечения срока  действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения: срочными являются документы со сроком исполнения установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также ТЛГ и др. документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки: черновик - документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный от руки. Подлинник - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки и дубликат. Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка - заверенная часть текста подлинника. Дубликат -второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По степени унификации. Унификация - сокращение неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Индивидуальные документы по содержанию специфические, носят разовый характер,  Типовые документы рассчитаны на изложение однородных процессов и явлений: типовой ТП, типовые правила внутреннего распорядка, и др. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации (некоторые виды приказов, заявлений, справок и пр.). Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг над другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таблица - постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Среди большого разнообразия деловых документов, обращающихся в организации, Организационно–распорядительная документация (ОРД) занимает центральное место. Организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в ОРД.

ОРД классифицируется на три группы:

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления,  решения, указания и др.);

- информационно-справочная  документация (письма, ТЛГ, факсы,  протоколы, акты, докладные и служебные записки и др.);

- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания и др.).

 

3. Требования к бланкам документов

3.1 Понятие бланка документа.

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Бланки конструируются на основе как углового, так и  продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением  реквизитов выгоднее, поскольку позволяют экономить до 20% площади листа бумаги. Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках — национальном и русском (реквизиты 08, 09, 14). Бланки документов, как уже было сказано, должны иметь поля (мм): 20-35 – левое; 10– правое; 20 – верхнее; 10 – нижнее.

 

3.2 Требования к бланкам документов, реквизиты.

Бланки документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается  изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной  полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых приведен ниже.

Бланки документов проектируют  в соответствии со схемами углового и продольного расположения реквизитов. Пунктирными линиями обозначаются границы зон расположения реквизитов. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Реквизиты 01, 02, 03 располагают  над серединой реквизита 08. Реквизит 08 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные  отметки для реквизитов 11, 12, 13 в  пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
• фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

 

3.3 Виды бланков документов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов, кроме писем.

Общий бланк в зависимости  от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 08.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11,12,13,14; 15, 16, 17; 18; 19; 20.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Бланк конкретного  вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 07, 08, 10, 14, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 18; 19.

Допускается изготавливать  документы на пишущей машинке  или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные  лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

Допускается печатание  документов с использованием оборотной  стороны листа.

В том случае, когда  документ оформляют не на бланке, а на чистом листе бумаги, постоянные реквизиты печатаются на компьютере или пишущей машинке. Для организации с небольшой перепиской постоянные реквизиты могут наноситься резиновым штемпелем.

 

3.4 Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации.

Бланки документов с  воспроизведением Государственного герба  Российской Федерации и гербов субъектов  Российской Федерации (далее – гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают  только полиграфические и штемпельно-граверные  предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам  органов государственной власти, иных государственных органов и  учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки в  организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или  нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении  бланков:

наименование вида гербового  бланка; дата поступления;

номер сопроводительного  документа;

наименование организации  — поставщика гербовых бланков;