Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

 

- секретари-машинистки, которые  выполняют технические функции  по обеспечению и обслуживанию  работы руководителя организации  или ее подразделений; получают  для руководителя сведения от  работников подразделений; вызывают  их по его поручениям; организуют  телефонные переговоры руководителя, принимают и передают телефонограммы, записывают в отсутствие руководителя  принятые сообщения и доводят  их до его сведения; передают  и принимают информацию по  приемно-переговорным устройствам; печатают по указанию руководителя различные материалы; ведут делопроизводство, принимают поступающую на имя руководителя корреспонденцию; организуют прием посетителей, содействуют оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; формируют дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивают их сохранность и в установленные сроки сдают в архив; и т.п.

 

Как видим, по данным опроса, очевидно, что в качестве респондентов выступили в основном специалисты, не имеющие специального образования  в области документационного  обеспечения управления.

 

Данные опроса показывают, что у специалистов-документоведов женское лицо. Все респонденты, участвующие в опросе, являются женщинами.

 

В ходе проведенного исследования мы выявили следующие факторы, повлиявшие на отношение секретарей к своей  работе: изменение выполняемых функций; изменение условий труда; изменение  содержания деятельности; изменение  мнения общественности.

 

Основным фактором, изменившим отношение секретарей к своей  работе, является, изменение содержания их деятельности. 50% опрошенных высоко оценили значение этого фактора. Если раньше секретари занимались большей  частью организационно-техническим  обслуживанием руководителя, то сегодня, как показывают результаты опроса, в их работе возросла роль информационно-документного обслуживания. Увеличение функций в  области информационно-документального  обслуживания связано с расширением  содержания деятельности обследуемого предприятия, появлением новых структур, активное с издательствами г. Казани. Это изменение, в свою очередь, повлияло на расширение круга знаний и умений, необходимых секретарям в их профессиональной деятельности. Об этом говорят результаты проведенного опроса.

 

В опроснике респондентам был предложен перечень знаний и умений для оценки по степени важности их в работе. В оценке большинства респондентов необходимыми им являются знание:

 

основ делопроизводства (методы создания и оформления документов; организация работы с документами) (80%);

 

функций, задач, структуры  организации, в которой работает опрашиваемый субъект, ее связи по вертикали  и горизонтали (60%);

 

вычислительной и организационной  техники (60%);

 

основ проведения различного рода мероприятий(60%);

 

основ культуры общения со студентами, профессорско-преподавательским  составом (60%);

 

обеспечение быстрой передачи информации с помощью средств связи (в том числе факс, электронная почта) (70%);

 

обеспечение работы руководителя (70%);

 

составление и оформление документов, в том числе с помощью  ПК (70%);

 

работа с документами

 

организация приема посетителей (50%);

 

организация рабочего места  руководителя (50%), и др.

 

Столь высокая оценка предложенных знаний и умений не дает основания  полагать, что все респонденты  ими владеют. Такая оценка скорее говорит о том, что субъекты опроса осознают значимость этих знаний и  умений в своей работе, что уже  можно оценить как положительный  результат. К большому сожалению, фактическая  практическая деятельность респондентов не совпадает с их собственной  оценкой данных знаний.

 

Результаты исследования также показали, что в последние  годы существенно изменились условия  труда секретарей и мнение общественности об этой профессии. Сегодня невозможно представить, рабочее место секретаря как без новейших электронных приборов, так и без простых средств оргтехники. Изменение содержания деятельности и повышение ее эффективности повлияло на отношение опрошенных к своей работе. Для 50% опрошенных имело значение повышения общественного статуса данного вида деятельности.

 

Для обеспечения эффективности  труда секретарей важное значение имеют мероприятия, направленные на совершенствование условий труда и рационализацию рабочего места. Условия, в которых проходит трудовой день, оказывают непосредственное влияние на их состояние, настроение и работоспособность. Поэтому условия труда рассматриваются как совокупность элементов производственной среды, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье человека в процессе труда.

 

Не менее значимым в  оценке секретарей оказался фактор изменения  выполняемых функций. Так считают 40% опрошенных. Если раньше в их деятельности преобладали в основном технические  функции, такие как телефонное обслуживание, стенографирование, материально-техническое  обеспечение работы руководителя и  т.д., то сегодня в качестве обязательных функций, которые должен выполнять  секретарь рассматриваются:

 

- подготовка документов  по различным вопросам;

 

- сбор информации по  каким-либо актуальным темам по  заданию руководителя;

 

- создание аналитических  справок по плановой и отчетной  документации для руководителя  и т.д.

 

Для выполнения этих функций  секретарям нужны глубокие знания основ  аналитического свертывания информации – знания в области реферирования, аннотирования и обзорно-аналитической  деятельности.

 

Все перечисленные выше факторы  весьма благоприятно повлияли на отношение  секретарей к своей работе. На сегодняшний  день 60% опрошенных считают свою работу интересной, требующей творческого подхода.

 

Как видим, на изменение мнения общественности в оценке роли секретарей в различных профессиональных сферах деятельности повлияли следующие факторы: изменение образа секретаря в  положительную сторону в связи  с возросшими по отношению к ним  требованиями; увеличение объема выполняемых  функций и т.д. Требования к профессиональным знаниям, умениям, навыкам со стороны  к секретарям за последние годы значительно  расширились и увеличились.

 

2.4 Анализ деятельности секретаря  ПИК «Идел-Пресс» по документному и бездокументному обслуживанию

 

В ходе проведенного нами опроса было изучено деятельность секретаря  «Идел-Пресс» по документному и бездокументному обслужтванию.

 

По данным социологического опроса, основными задачами секретарей являются организационное и информационно-документное  обеспечение руководителей структурных  подразделений и сотрудников. Для  решения этих задач секретари  выполняют ряд функций, которые  закреплены в должностных инструкциях.

 

По данным опроса также  видно, что большинству секретарей приходилось посещать курсы повышения  квалификаци, направленные на обучение искать, обрабатывать и хранить информацию в форме лекций (50%), семинаров (20%) и деловых игр (10 %).

 

В ходе опроса для оценки респондентам был предложен перечень функций из “Типового положения  о канцелярии учреждения (ЕГСДОУ)”  для выяснения, входят ли они в  число их профессиональных обязанностей.

 

Результаты опроса показали, что все перечисленные в опроснике функции в работе секретарей получили распространение. Наиболее распространенным в работе опрошенных, по нашим данным, являются:

 

учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции  для доклада руководству (10 %);

 

телефонное обслуживание (90%);

 

организация приема работников и посетителей (70%);

 

прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и  рассылка поступающей, исходящей и  внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное  хранение и во внутренний архив фирмы (70%);

 

оформление и рассылка организационно-распорядительных документов, писем, заявок, протоколов, телефонограмм, факсов и т.п. (40%);

 

техническое обеспечение  работы руководителя (90%);

 

оформление протоколов, рассылка выписок из них (60%);

 

подготовка и своевременная  рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам (30%);

 

введение табеля учета  рабочего времени (90%);

 

стенографирование (90%).

 

Все оцененные выше профессиональные обязанности секретарей, по мнению специалистов-документоведов, условно можно разделить на работу по информационно – документному и организационному (бездокументному) обслуживанию.

 

К операциям по информационно-документному обслуживанию из перечисленных выше функций можно отнести следующие: учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для  доклада руководству; оформление (печатание) и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.д.; подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями  проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений  и др. документов; анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам; оформление протоколов, рассылка выписок из них; контроль за исполнением решений дирекции; прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб граждан; прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы; стенографирование; машинописные работы; сбор деловой информации и ее реферирование по заданию руководителя; сбор материалов для докладов и речей руководителя; введение табеля учета рабочего времени.

 

Такие функции, как организация  приема посетителей и работников; техническое обеспечение работы руководителя; телефонное обслуживание; подготовка командировок; организация  презентаций и специальных приемов  гостей; контроль за праздничными и  юбилейными датами относятся к бездокументному обслуживанию.

 

Как видим, любая организационная  работа всегда сопровождается созданием  и ведением достаточно большого количества документов, так как устное слово  может быть забыто, неточно понято и передано. Поэтому все этапы  организационной работы обычно документируются: в процессе подготовки совещания  создается целый ряд документов (проект решения, приглашение, повестка дня и т.д.); записывается телефонограмма; ведется запись приема посетителей; документируется процесс подготовки командировок (приказ, командировочное  удостоверение). Документы надо не только правильно составлять и оформлять, но и передавать, сохранять, быстро находить в случае необходимости. Поэтому  в работе секретарей много места  отводится так же умению работать с документами.

 

Специальную информацию, необходимую  при выполнении своих профессиональных обязанностей, секретари находят  в:

 

общении с коллегами (90 %);

 

справочных изданиях:

 

справочниках (90 %);

 

словарях (60 %);

 

энциклопедиях (50 %).

 

средствах массовой информации (80 %);

 

периодических изданиях (80 %);

 

учебно-методических изданиях (70%).

 

При такой высокой оценке источников выявления специальной  информации, лишь 50 % опрошенных заявили, что они часто испытывают необходимость  в специальной литературе. Это  говорит о том, что у большинства  секретарей их трудовая и информационная активность находится на низком уровне.

 

По замечанию большинства  опрошенных респондентов, им более  всего приходится составлять документы  информационно-справочной группы - протоколы, акты, заявки, письма. Среди опрошенных (60%) были и те, которые утверждали, что они готовят пакет документов для заключения договоров с юридическими органами (редакциями) и лицами. Все  сказанное выше свидетельствует  о том, что на содержание деятельности секретарей значительное влияние оказывает  сфера и профиль деятельности.

 

Как видим, служба документационного  обеспечения управления в «Идел-Пресс» представлена секретариатом, в которой практически присутствуют все специалисты, ответственнее за документационное обеспечение управления. Анализ содержания деятельности работников по должностным инструкциям свидетельствует о том, что организация документного и бездокументного обслуживания являются ключевыми в их профессиональной деятельности. Тому свидетельство перечень их профессиональных обязанностей.

 

Результаты проведенного исследования показывают, что работа секретаря творческая. Для выполнения на качественном уровне всех профессиональных обязанностей им нужны глубокие знания в области организации и технологии документационного обеспечения  управления.

 

Поэтому одним из направлений  совершенствования деятельности секретаря  является повышение квалификации секретаря, совершенствование условий труда (техническое оснащение рабочего стола, автоматизации ДОУ), и т.п.

 

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ПИК  «ИДЕЛ-ПРЕСС»

 

3.1 Повышение квалификации секретаря

 

Одно из перспективных  направлений совершенствования  деятельности секретаря - повышение  уровня информационной культуры - повышение  квалификации.

 

Вопросы, связанные с повышением квалификации секретарей, все чаще ставятся на повестку дня в связи  с внедрением новых информационных технологий и, как следствие, с повышением требований к профессиональной квалификации.